Eesti väikeettevõtjad on harjunud kõike ise tegema: turundust, kliendisuhtlust, raamatupidamist, tellimusi ja reklaame. Päeva lõpuks on aga tunne, et justkui sai palju tehtud, kuid kõige olulisem, ettevõtte kasvatamine ja uute võimaluste otsimine jääb taas tagaplaanile. Siin tulebki appi virtuaalne assistent (VA). Kes ta on ja kuidas saab aidata, sellest räägib Assistendikooli juht, mentor ja virtuaalne assistent Õnnela Seinamets.

VA on muidugi päris inimene, mitte tehisarupõhine tööriist ega automatiseeritud infosüsteem. Ta töötab iseseisvalt ja toob inimliku lähenemise, loovuse ja vastutuse, mida automatiseeritud lahendused ei suuda pakkuda. Virtuaalne assistent on "virtuaalne" sellepärast, et töötab eemalt ja aitab ettevõtjal hallata ajamahukaid või rutiinseid tegevusi ise kohapeal olemata.

Mõni VA on universaalne „Hunt Kriimsilm“, teine aga spetsialiseerunud kindlale valdkonnale, näiteks turundusele, raamatupidamisele, projektijuhtimisele, koolitustele või kliendisuhtlusele.

Erinevalt tavalisest töötajast ei vaja VA töölauda kontoris ega kindlat tööaega. Ta on iseseisev ettevõtja, kes teeb koostööd mitmete klientidega ja pakub paindlikku abi vastavalt nende vajadustele.

Oluline on rõhutada, et VA ei ole alluv, vaid võrdne koostööpartner.

Miks kaaluda seda teenust?

Nagu üks väikeettevõtja hiljuti ütles: „Virtuaalne assistent on olnud minu parim otsus – lõpuks saan ma keskenduda oma põhitegevusele, mitte kirjade ja arvetega jändamisele.“

Virtuaalassistendi kasutamine ei ole luksus, vaid nutikas investeering. Siin on neli peamist põhjust, miks ettevõtjad üha sagedamini selle tee valivad:

Kulude kokkuhoid – maksad ainult tehtud töö eest, mitte aga püsiva töötaja palka ja makse. Lisaks on võimalik leppida kokku kindel rahaline piir kuus, mida VA jälgib, et kulud püsiksid kontrolli all. Tavaliselt töötab VA tunnihinna alusel, mis jääb vahemikku 20–35 eurot.
Paindlikkus – koostöö mahtu saab hõlpsasti suurendada või vähendada vastavalt hooajale või töömahule.
Ajasääst – vabastad kümneid tunde kuus, mida saad suunata müügi, strateegia või pere jaoks.
Ligipääs oskustele – VA võib olla turundaja, kujundaja, projektijuht või kliendisuhtluse spetsialist ehk just see, keda parasjagu vajad.

Kui annad ära kasvõi kümme tundi nädalas, võidad kuu lõpuks juba ligi nelikümmend tundi väärtuslikku aega.

Kuidas koostöö välja näeb?

Koostöö virtuaalse assistendiga toob tihti kaasa kergenduse ja vabaduse tunde. Ettevõtja tajub, et õlgadelt langeb suur koorem ning tekib rohkem aega pere, klientidele ja uute ideede elluviimise jaoks.

Koostöö algab tavaliselt väikestest sammudest. Ettevõtja kaardistab ülesanded, mis võtavad aega, kuid ei vaja veel tema otsest tähelepanu. Näiteks

e-kirjade ja kalendri haldamine
sotsiaalmeedia postituste ettevalmistamine
broneeringud ja kliendisuhtlus
e-poe tellimused ja andmesisestus
koolituste või ürituste korraldus.

Hiljem saab virtuaalassistendi rolli juba laiendada, kui usaldus kasvab ja koostöö sujub.

Tavaliselt toimub igapäevane töö sujuvalt digikanalite kaudu (näiteks Google Drive, Slack, Asana vms), kus mõlemad pooled näevad töö edenemist.

Head Eesti näited

Virtuaalne assistent pole Eestis üleliia haruldane nähtus, seda kasutatakse erinevates valdkondades ja erinevas mahus. Siin on mõned näited, kuidas VA juba kasutusel on.

Turismitalu: VA haldab broneeringuid ja vastab klientide e-kirjadele, et pererahvas saaks keskenduda külalistele.
Ürituste korraldamine: VA saab pidada kirjavahetusi kohtade ja esinejatega ning klient võib keskenduda ürituse ülesehitusele või järgmisele kohtumisele.
E-pood: VA tegeleb tellimuste ja kliendisuhtlusega, toodete lisamisega, kujunduste loomisega. Selle vabanenud ajaga saab ettevõtja ise luua strateegiaid, kliendisuhteid vms.
Koolitaja: VA korraldab registreerimised, koostab arved, loob ja saadab õppematerjale, on tehniline tugi või suhtleb Töötukassaga, kui klient on Töötukassa koostööpartner.

Need on väikesed, kuid olulised sammud, mis muudavad ettevõtja igapäevaelu oluliselt kergemaks. Assistendikool teeb koostööd kahe virtuaalse assistendiga ning keskmiselt vabastavad nad aega ca 50 tundi kuus.

Ausalt ka riskidest

Virtuaalse assistendiga koostöö algus võib nõuda kohanemist. Peamised väljakutsed on usalduse loomine, andmete turvaline jagamine, selge kommunikatsioon ja VA-de erinev kogemuse tase. Ettevõtjana tuleb mõelda, kuidas jagada turvaliselt paroole (näiteks LastPassi kasutuselevõtuga).

Mina ise olen lähtunud sellest, et kõik eksivad, oluline on luua turvaline keskkond, kus eksimustest julgetakse rääkida.

Neid riske saab vähendada üsna lihtsalt. Sõlmi kõigepealt kirjalik leping, alusta prooviperioodiga ja anna regulaarselt tagasisidet. Kui suhtlus toimib, saab VA-st kiiresti usaldusväärne koostööpartner.

Ja veelkord on väga tähtis kommunikatsioon, see on kõige alus.

Kust leida sobiv VA?

Virtuaalassistente leiab näiteks

Facebooki grupist Eesti virtuaalsed assistendid
veebilehelt Teenuseampsud.ee
või Assistendikooli kodulehel olevast VA andmebaasist
soovitusi tasub küsida ka oma võrgustikust, sest parimad koostööd sünnivad just soovituste kaudu.

Enne kuulutuse lisamist on oluline enda vajadused ja ootused selgeks mõelda, et kuulutus oleks täpne ja aitaks õiget inimest leida. Ebamäärased kuulutused toovad kaasa hulgaliselt lisaküsimusi, mis ummistavad vestlusi ja postkasti.

Virtuaalne assistent ei ole pelgalt abiline, vaid hea partner, kes aitab ettevõtjal kasvada, hoida fookust ja leida aega sellele, mis päriselt loeb. Kui ise ei suuda või ei jõua vajalikku kuulutust luua, siis võta meiega ühendust!