Office 365 kontoritarkvara võib vastavalt paketile kasutada kas oma arvutis allalaetud ja installitud rakendustega või veebipõhiselt, ilma arvutisse midagi installimata. Ükskõik kuidas aga oma dokumente redigeerida, salvestada saab need alati pilve, kust on asjad alati kättesaadavad nii kodus kui tööl tahvli, mobiili või süleriga.
Selleks, et dokument pilve salvestada, tuleb kasutada Office 365 pilvemahtu Onedrive´is. Onedrive tuleb Office 365-ga kaasa ning annab igale kasutajale 1 TB salvestusruumi. Kui on olemas veel mõni privaatne Onedrive´i konto, siis pole probleemi – ka seda saab kasutada.
Kuidas Wordist pilve salvestada
Kontoritarkvaras Word oleme me tavaliselt harjunud otsima salvestamiseks vajaliku kataloogi arvuti kõvakettal. Kontori-inimesed kasutavad tihti ka võrgukettaid, mis on sisevõrgust või VPN-iga ligipääsetavad. Pilvesalvestusega on veel lihtsam – ka kontorist eemal olles on kõik tööasjad samades kataloogides kättesaadavad üle turvalise ühenduse. Tuleb vaid Onedrive lisada Wordi kohtade hulka.
Alusta nagu ikka Save As… nupust, kuhu ilmub valik salvestatavatest kohtadest.
Ülaloleval pildil on juba isiklik ja ettevõtte Onedrive´i konto mõlemad lisatud. Kui neid pole, vali „Koha lisamine“, „Onedrive“ ja oma kontoga sisse logides tekibki valikusse uus Onedrive´i kataloogipuu.
Edaspidi, kui tahad dokumente teistelegi kättesaadavaks teha, salvesta Wordist, Excelist või Powerpointist just sinna, Onedrive´i jagatud kataloogi. Sealt saab muidugi ka dokumente avada.
Mida saab pilvesalvestusega veel teha?
Pilves olevate failidega saab veel palju muudki kasulikku teha, mida arvuti kõvakettal olevate dokumentidega pole võimalik või vajaks see mingeid muid lisavahendeid.
- Jaga linke etteantud aja jooksul. Office 365 pakub võimalust piirata aega, mille jooksul faili jagamine lingina kehtib. Selleks määra kuupäev, mis ajani link soovitud faili pakub, peale selle aja möödumist enam teised faili näha ei saa. See on hea kellelegi millegi ajutuseks jagamiseks ja aitab vältida unustamisi, et midagi olulist igaveseks avalikkusele kättesaadavaks ei jääks.
- Salvesta oma arvutisse võrguvaba versioon. Onedrive võib sünkroniseerida mõne sinu arvutis asuva kataloogi pilveteenuse kataloogiga. Nii saad oma arvutisse alati värskeima versiooni dokumentidest ja kui juhtud olema võrgust väljas, on kõik endiselt olemas. Selleks kasuta Onedrive´i rakendust ja vali sünkroniseerimissuvanditest, milliseid katalooge või faile peab pidevalt värskena hoidma.
- Redigeeri ja salvesta dokumente mobiiliäpist. Kui arvutit pole käepärast, saab pilve salvestatud dokumente redigeerida ka Office´i mobiiliäppidest, mis on saadaval kõigile enamlevinud platvormidele. Muudatused on kohe näha kõigis Onedrive´i kasutavates seadmetes.
