Kes või mis on virtuaalne assistent? Mismoodi saab ta aidata kodulehte teha? Selle seletab lähemalt lahti Kirsike Kukk. Tema firma Vassistent pakubki just seda teenust, mis sobib väga hästi ka veebitegemiseks.
Kuidas saab virtuaalassistent (VA) aidata väikefirma kodulehe ja sotsiaalmeedia kontode loomisel ja haldamisel, milliseid teenuseid selles valdkonnas pakute?
Olenevalt VA teadmistest, kogemustest ja kompetentsidest saab ta kas aidata kogu protsessiga või osaliselt: teha kodulehe struktuuri ideekavandi, tegeleda sisuloome, brändikuvandi loomisega jne. Sotsiaalmeedias on samamoodi – alates nime valikust konto loomisel kuni sotsiaalmeedia strateegia, sisuplaani loomise ja postitamiseni välja.
Kodulehtede osas on mul endal kogemus nii WordPressi kui Wixiga. Teenuste seas on WordPress kodulehe loomine, kohandamine, sisu (tekstide, piltide, videode) lisamine, muutmine ja e-poe haldamine. Wixi puhul alamlehtede ja ürituste loomine, sisu muutmine ja e-poe haldamine. Wixis uue kodulehe loomise kogemus veel puudub.
Sotsiaalmeedia haldamisel aitan aga klientidel luua konto (sh nt Facebooki grupi), panna paika postitamise plaani, saan toetada ka graafilise sisu loomise ja postitamisega ning kommenteerimise ja reaktsioonide lisamisega.
Kuidas toimub kodulehe eelarvete koostamine ja mida saab virtuaalassistent selles osas ära teha?
Eelarve koostamisel on oluline, et kodulehe eesmärk oleks selge. Peab teadma, mida see koduleht tegema peab.
Kui eesmärk ja ülesehitus ehk sisupuu on paigas, saab neist olenevalt määratleda sisulehtede arvu, keelte arvu, ankeetide/küsimustike olemasolu, fotogalerii vajaduse ning uuendamise korral võrrelda seda veebi olemasolevaga. Sellest lähtudes oskan ma juba hinnata, milliseid teenuseid on vaja sisse osta ja mis võiks projekti kogumaksumus olla. Ilma selle sisendita oleks justkui kellegi poodi saatmine ilma, et ütleksid, mida soovid, aga küsid, kui palju ta raha vajab.
Kodulehe loomise ja uuendamise teenust pakkuv virtuaalne assistent saab aidata eesmärkide määratlemisel ja töömahukuse hindamisel (lehe kujundus, sisuloome, arendustööd, SEO, testimine ja tõlkimine).
Lisaks tulevad tehnilised aspektid nagu teenuse osutajate ja tehniliste vidinate hinna- ja plusside-miinuste võrdlus, kulude kokkuhoiu võimalused automatiseerimise või soodsamate variantide leidmise kaudu ning projektijuhtimine ja eelarve jälgimine.
Millised on parimad praktikad, mida võiks kasutada Facebooki ja Instagrami lehtede ning postituste haldamisel ja postituste ajastamisel?
Alustada tuleb taas eesmärkide seadmisest – kas soovitakse suurendada jälgijaskonda, müüki, kaasatust või hoopis tõsta sihtgrupis valdkonna teadlikkust.
Uue konto loomisel on oluline paika panna ka sihtrühm ning juba enne postitamist põhjalikult tundma õppida nende vajadusi/huve, nende sotsiaalmeedia kasutamisharjumusi. Selleks saab korraldada küsitlusi, aga olemasoleva jälgijaskonna aktiivsuse parandamisel on kahtlemata abiks Instagrami ja Facebooki analüütika.
Kõige parem strateegia jälgijate huvi ja usalduse kasvuks on regulaarsus ja järjepidevus. Parim praktika on kvaliteetne sisu, mis loob sihtgrupi jaoks väärtust. Olulisel kohal on nii hästi kirjutatud tekstid kui ka efektsed ja brändiga kooskõlas olevad pildid/videod. Jälgijate kaasatuse suurendamiseks saab esitada postitustes küsimusi ja kommentaaridele vastates.
Postituste ajastamisel on kriitilise tähtsusega, millal sihtrühm kõige aktiivsemalt sostiaalmeediat kasutab. Abiks on Meta enda soovitused, aga ka postituste statistilised andmed Facebookis. Olen seda meelt, et sisu võiks olla võimalikult mitmekesine, kasutada võiks nii pilte, videoid, lugusid, linke ja ka nende variatsioone.
See, millised postitused ja ajad toimivad kõige paremini, selgub statistikat analüüsides. Vastavalt sellele on võimalik ka strateegiaid kohaldada.
Koos sinuga areneb ka jälgijaskond, seega analüüsi tulemusi regulaarselt. Praegu hästi toimiv strateegia ei pruugi paari kuu pärast enam töötada, aga regulaarne analüüs aitab järgijate huvi kadu ennetada.
Suurema publikuni viivad reklaamid ja rahastatud postitused, aga nende tulemuslikkuses on oluline väga selge eesmärk ja sihtgrupp.
Kuidas tagab virtuaalassistent efektiivse ja õigeaegse suhtluse klientide ja jälgijatega kodulehel, sotsiaalmeedia platvormidel ja e-posti teel?
Ühest vastust on siinkohal raske anda, sest omavaheline koostöö on alati kokkuleppeline.
Koostööd alustades teeme selgeks, millal oleks vaja, et olen olemas, et vastata kliendi ja jälgijate päringutele sotsiaalmeedias, kodulehel kui ka e-posti teel. Samuti selle, mil määral on mul vastamisel n-ö vaba voli ja milliste küsimuste korral tuleb vastused eelnevalt kooskõlastada. Viimaste puhul saab luua näiteks korduma kippuvatele küsimustele vastuste põhjad ja kõik kliendid saavad seega ühesed vastused.
Virtuaalne assistent saab ka (aidata) seadistada sotsiaalmeedia või e-posti automaatvastuseid. Neil, kel kliendisuhtlus võtab suure osa tööajast, saan abiks olla kliendihaldustarkvara valimisel.
Suhtlusel klientide klientidega kasutab virtuaalne assistent eelnevalt kooskõlastatud professionaalset, sõbralikku suhtlemisviisi. Mina olen oma klientidel korduvalt aidanud nende jaoks ebameeldivaid kirju koostada nii, et nemad saadavad häälsõnumi, räägivad end tühjaks ning mina vormistan selle e-kirjaks.
Iga professionaalse virtuaalse assistendi jaoks on oma kliendi ja tema klientide andmete ja info konfidentsiaalsus väga olulised. Virtuaalse assistent peaks järgima kliendi sätestatud privaatsusreegleid ja juhiseid andmete käitlemise osas. Kui neid ei ole, siis probleemide ennetamiseks tuleb need luua!
Teenuse osutamise leping annab mõlemale kindlustunde, sest kõik punktid on omavahel läbi räägitud ja allkirjadega kinnitatud.
Milliseid tööriistu kasutate kodulehtede, maksesüsteemide ja sotsiaalmeedia haldamisel?
Kodulehe haldamisel kasutan WordPressi ja Wixi platvorme. Analüüsimiseks on hea Google Analytics, maksesüsteemide valik on väga lai. Kindlasti leiame sobiva. Meiliturundusplatvormidest on mul kokkupuude Smaily, MailerLite ja MailChimp keskkondadega.
Tööriistade valik tegelikult sõltub kliendi konkreetsetest vajadustest, eesmärkidest ning eelarvelistest võimalustest. Virtuaalne assistent on üldjuhul väga õppimisvõimeline ja valmis ka enda jaoks uued tööriistad kliendile parima teenuse osutamise eesmärgil kiirelt selgeks tegema.
Kuidas võivad virtuaalassistendi teenused aidata väikeettevõtte raamatupidamises ning kuidas toimub arvete saatmine ja jälgimine?
Selles valdkonnas saavad abiks olla vaid need virtuaalsed assistendid, kel on vastavad teadmised ja kogemused olemas. Selge on see, et rahaasjad nõuavad suuremat usaldust ja on ka neid virtuaalseid assistente, kes selliseid teenuseid ei pakugi. Aga on neidki, kel raamatupidamine on n-ö põhitegevus.
Seega kõik sõltub VA pädevustest, aga mõningad ülesanded, mida saab pe alati virtuaalsele assistendile delegeerida, on sellised:
- müügiarvete koostamine kliendi valitud platvormil või süsteemi järgi;
- arvete saatmine e-posti või e-arve teel:
- maksmiste meeldetuletuste saatmine;
- laekumiste kontrollimine (andes talle kontole ligipääsu, saates iganädalaseid väljavõtteid või iga saabumise teate).
- kokkuleppel raamatupidajaga saab virtuaalne assistent ka maksete laekumised raamatupidamissüsteemi sisse kanda, sama võib teha ka ostuarvetega;
- eelarve jälgimine, kulude-tulude analüüs;
- aruannete koostamine;
Kui sul veel ei ole raamatupidamissüsteemi ning raamatupidaja puudub, siis ka sellega saab abiks olla virtuaalne assistent, kellel on vastavad pädevused olemas. See viimane on kõikide ülalmainitud tegevuste puhul oluline.
Põhimõtteliselt saab vastavate teadmiste ja kogemustega virtuaalne assistent raamatupidamises kaasa aidata täpselt nii palju kui sa ise oled valmis delegeerima. Samamoodi nagu isikuandmetega, hoiab virtuaalne assistent ka finantsandmetega konfidentsiaalsuse kokkulepetest kinni ega ei levita neid.
Millist lähenemist kasutab virtuaalassistent e-kirjade teel turundamisel ning kuidas meililiste ja vastuseid automatiseerida?
Uudiskirjad on kahtlemata oluline turunduskanal. Mina saan meiliturunduse juures aidata platvormi valimisel, meililisti loomisel ja selle segmenteerimisel olemasolevate kontaktide baasil, automaatikate loomisel kui ka kirjade kujundamisel, personaliseerimisel ja välja saatmisel.
Välja saadetavad e-kirjad saab sarnaselt sotsiaalmeedia postitustele ajastada suurema avamise määra ja kaasatuse tagamiseks.
Aitan meeleldi jälgida avamise ja klikkimise ning konversiooni määra, aga ka loobumisi ja vigaseid e-posti aadresse ning korraldan ka A/B teste, et uurida erinevate pealkirjade, piltide või sõnumite tõhusust. Selle järgi saab optimeerida tulemusi.
Kas aitate ka failivahetuse ja koostööga, kui kodulehe projektis on vaja failijagamist ja versioonide haldamist korraldada?
Jah, absoluutselt. Failide jagamine ja haldamine saab toimuda kliendile sobivaimal platvormil ning aitan seal struktuuri ja süsteemi luua. Koostan projektiga seotud dokumente, sealhulgas projektiplaani ning tegevuste loendit. Samuti saan neid dokumente uuendada ja hoida ajakohasena.
Koostööplatvormide leidmise ja seadistamise soovitan samuti virtuaalsele assistendile delegeerida. Projektijuhtimise tarkvaradest on tuntuimad näiteks Trello, Asana, ClickUp, suhtlusplatvormidest Slack, virtuaalsetest kohtumispaikadest Zoom või Microsoft Teams.
Virtuaalne assistent saab aidata suhtluses projektiga seotud isikute vahel näiteks e-posti, meililistide ja suhtlusplatvormide kaudu. VA võib korraldada koosolekuid ning jälgida, et kõik projektiga seotud küsimused ja ülesanded saaksid vastatud ja täidetud.
Mis tagab virtuaalassistendi teenuseid kasutades andmekaitse ja konfidentsiaalsuse, eriti seoses finantsandmetega?
Andmekaitse ja konfidentsiaalsus on virtuaalassistendi teenuste puhul ääretult olulised, eriti kui tegemist on klientide ja ettevõtte finantsandmetega.
Virtuaalne assistent on teadlik oma vastutusest ja tööeetika kindlasti ei luba selliste andmete jagamist, teenuse osutamise leping annab lisakindlust mõlemale poolele. Vajadusel saab konfidentsiaalsuse klausleid lisada ja mugandada.
Koostöölepingu põhjad on virtuaalsel assistendil olemas, aga lõplik versioon valmib kliendiga koostöös, võttes arvesse mõlema osapoole huve ja vajadusi. Virtuaalne assistent on üldjuhul teadlik ka kübermaailma ohtudest ja riskidest, oskab enda töövahendeid vastavalt valida ning tundlike andmete edastamisel lähtuda ennekõike nende turvalisusest.
Siiski on oluline luua selged protseduurid andmete edastamisel ja neid siis ka järgida.
Kuidas saab virtuaalassistent aidata väikeettevõtte tööprotsesse automatiseerida (näiteks kodulehele registreerimisvormide loomise või broneeringusüsteemide seadistamisega)?
Üks võimalus on luua kodulehele registreerimisvormid, millele lisada ka automaatsed e-kirjad. Kirjavahetust vähendab ka broneerimissüsteemi seadistamine, mis tähendab, et kliendid saavad ise n-ö kalendris teenuse jaoks sobiva vaba aja valida ning nii jääbki edasi-tagasi kirjavahetust vähemaks.
Korduvate küsimuste puhul on abiks postkasti automaatvastused, usaldust lisavad allkirjad, töökoormust vähendavad ajastatud e-kirjad. Mõnikord on hea mõte luua meiliturundusplatvormiga ühendatud e-kirjade süsteem. Saan toetada ka klientide kontaktandmete haldamisega kliendihaldustarkvaras ning sotsiaalmeedia postituste ajastamisega.
Kuidas toimub projektide haldamine ja suhtlus virtuaalse assistendiga projektide edenemise osas?
Selle lepime kokku enne projekti alustamist. Nii intervalli kui ka suhtluskanali, projekti haldamise tööriista ja ka muud detailid.
Regulaarsed koosolekud/kohtumised tagavad selle, et iga ülesande vastutav isik teab oma protsessi hetkeseisu, tähtaega ning tal on võimalus oma takistusi jagada, koos leitakse neile lahendus. Projektijuhil, kelleks võib olla ka virtuaalne assistent, on aga toimuvast selge ülevaade. Mina täidan projektijuhi rolli hea meelega.
Kas on võimalik saada virtaalassistendi teenust ka prooviperioodil või ühekordse projektina ja mis tingimustel?
Jah, kindlasti on prooviperioodi võimalus. Mina pakun esimesel kuul 20% soodustust tunnihinnast ja teen meeleldi ka ühekordseid projekte/sündmusi projektipõhise tasu alusel.
Minu viimatine projektipõhise tasuga töö oli silmast-silma toimunud avaandmete kogukonna kokkutulek, mis oli suurema konverentsi ametlikuks eelürituseks.
Virtuaalse assistendi teenust kasutades üldjuhul ei ole määratud maht, mida klient peab virtuaalsele assistendile pakkuma, arvestus on tunnihinna alusel ning arvete väljastamine käib vastavalt tehtud tööle. Mul on päris mitu klienti, kes on öelnud hoopis enda maksimaalse kuupõhise tunniarvu, mis nende eelarvesse mahub ning see on minu arvates igati tervitatav lähenemine.
Milline on mõni hea näide VA hallatud kodulehest või sotsiaalmeediakontost?
Kodulehe sisu ja tehnilise poole haldamise WordPressi näitena on birgit-itse.com, mille aitasin ka kakskeelseks muuta ja kus uuendan regulaarselt sisu.
Mõned alamlehed vajavad veel veidi nokitsemist, aga suur osa kliendi loodud sisust on vastavalt tema soovidele uuendatud.
Wixi näitena saan tuua veebilehe www.hingetoit.ee, kus samuti vastavalt kliendi soovidele muudan sisu ja loon sündmusi.
Kui paindlik on virtuaalassistent erinevate töömahtude ja ajakavade osas?
Ajakava kui tööplaan sünnib koostöös kliendiga. Arvesse võtame eesmärkide, aga ka minu kui virtuaalse assistendi ajalist võimekust. Olen mahtude osas suhteliselt paindlik, mul on klient, kellele teen kuu jooksul üks-kaks tundi tööd, teine klient pakub igakuiselt stabiilselt ligi 40 tunni ulatuses ülesandeid. Ajakava osas olen samuti paindlik. Eks ootamatusi tuleb ikka ette, aga mulle meeldib maksimaalselt ette planeerida, et töö- ja eraelu tasakaal võimalikult hea säiliks.
