Office 365 on ettevõtetele kasulik kõik-ühes pilveteenus, mis lubab ära teha enamuse kontoritöid dokumentide koostamisest meilinduse ja andmebaasideni. Pilveteenuses on ka neid võimalusi, mida paljud kontoritöötajad ei tea, kuid mis aitavad töö oluliselt efektiivsemaks muuta.
Siin on viis soovitust, mida võiksid oma Office´iga ette võtta, et kõik oleks veel käepärasem ja mugavam.
1. Jaga faile pilvest lingiga
Juba ammu ei pea oma dokumente ja faile teistele eraldi meililisandina saatma või kuhugi üles laadima. Office´is dokumente tehes saad need salvestada oma OneDrive´i kontole või sünkroniseerida arvutist sinna, faili jagamisel võid OneDrive´is või Sharepointis dokumenti jagada kas kindlate inimeste või kõigiga, kellel on ligipääsuks link. Selle lingi jagamisel on võimalik määrata ka õigused – kas ainult näitamiseks või lubad teistel ka dokumenti täiendada otse pilves. Jääb ära failide edasi-tagasi saatmine ja erinevate paraalleelversioonide tekkimine, kõik tegutsevad sinu pilvekettal ühise dokumendiga ning parandused säilitatakse muudatuste ajaloos.
Vajadusel saab muudatusi ka tagasi võtta või vaadata, kes mida tegi.
2. Uus tehisintellekti toega otsing leiab kõik üles
Augustist uuenes Office 365 otsing – nüüd toetab seda tehisintellekt ehk AI ja Microsoft Graph, mis aitavad kõik vajaliku sisust, tellimustest, failidest ja meilidest üles leida.
Nn “zero query search” pakub otsingutulemused juba enne välja, kui üldse midagi otsingulahtrisse sisetada jõuad, püüdes ennustada, mida otsida tahad. Kui tehisintellekt seda kohe ära ei arva, saad muidugi vanamoodi edasi minna, ehkki ka siis töötavad taustal AI ja Graph, et leida parimad vasted käigupealt.
Uus otsing on näha otsides Office.com-is, SharePoint Online´is ja Outlooki mobiiliäpis. Augustist saavad Office 365 ärikasutajad ka Outlooki veebivariandis uutmoodi otsida.
3. Kasuta MailTips´i, et vältida vigu
Kirjade väljasaatmisel juhtub ikka näpuvigu või üritad kirjutada mitteeksisteerivale aadressile, saadad teadet puhkusel olevale inimesele või kellelegi, kellel postkast täis. MailTips aitab kõigest sellest teada saada juba enne kirja kirjutamist, nii et saad hulga aega kokku hoida. Kui tahad välja saata lisandiga kirja, aga unustad lisandi juurde panna, siis võib ka sellest enne teada saada, kui „Saada“ nuppu vajutad. Kui aga vastuvõtja postkasti piirangud ei luba nii suurt lisandit vastu võtta, kui välja saata plaanid, siis saab sellest samuti juba enne kirja saatmist teada.
MailTips hoiatab, kui saadad kirja välja korraga väga paljudele inimestele. Näiteks kui mõnesse suuremasse listi on saadetud kiri, aga tahad vastata personaalselt ainult saatjale, aitab see ära hoida kogemata kõigile postitamist.
Vaata allolevast videost, kuidas MailTips´i Outlooki seadetest sisse lülitada ja seadistada.
4. Peida liigsed menüüd
Uutel Office´i programmidel on juba mõnda aega eksisteerinud ilusad ikoonidega riba- ehk lintmenüüd, kus kõik vajalikud funktsioonid on gruppidesse jaotatud. See on küll alguses kasulik ja selge lahendus, kui hakkad kontoriprogrammi kasutama, kuid hiljem võib asjatult võtta liiga palju ekraanipinda. Kogenud kasutajana saad neist suurtest menüüdest loobuda ja paremalt ülalt lintmenüü välja lülitada – kas täiesti välja või jätta vaid üht kitsast riba hõivava põhimenüü.
Kolmanda variandina pakutakse lindi automaatset peitmist – siis on kasutajal dokumendiga töötamiseks maksimaalne ekraanipind ning kui ta soovib menüüd kasutada, tuleb hiir vaid ülaserva liigutada ja klõpsata ning kõik on tagasi.
5. Nutikas otsing aitab kiirelt netiotsingut teha
Kui koostad Wordis dokumente, siis üsna tihti tuleb mõnda märksõna netist otsida, et tausta kohta rohkem teada saada. Office 365 lubab seda teha aga Wordist välja minemata – lülita sisse „Nutikas otsing“ ja otsitaval sõnal paremklõpsu tehes vali sellenimeline valik. Paremale veergu hüppab hetkega märksõnaotsing, milles tehisintellekt on sinu varasema käitumise põhjal välja otsinud sulle sobivad vasted veebist.
Enamasti saab tulemuse Wikipediast, aga edasi tulevad märksõnaotsingu tulemused intelligentse Bingi otsinguga vastavalt sinu eelistustele.
