Juba mõned kuud saab kasutada Office 365 rakenduste hulka kuuluvat grupitöötarkvara Microsoft Teams ka täiesti tasuta. Kuigi täie võimsuse ja kõigi lisadega on Teams saadaval Office 365 Business Essentialsi ja Office 365 Business Premiumi kasutajatele, on võimalik ka kõigil teistel proovida juba enne pilveteenuse kasutama hakkamist, kuidas grupivestlus Office 365 vahenditega käib.
Teamsi tasuta versioon on saadaval 40 keeles, sealhulgas ka eesti keeles ja pakub kuni 300-le inimesele grupivestlust järgmiste võimalustega:
- piiramatu sõnumite arv ja otsing
- sisseehitatud kõne- ja videoühendus nii üks-ühele kui grupivestlusteks
- 10 GB ühist tiimi failisalvestusruumi ja lisaks 2 GB iga kasutaja kohta eraldi
- integreeritud ühine sisu loomine Office Online rakendustes, sealhulgas Wordis, Excelis, PowerPointis, OneNote´is
- võimalik kasutada ka teiste ühidluvate rakendustega, mida on üle 140, sealhulgas Adobe´i tooted, Evernote, Trello jt
- võimalus suhtlemiseks kõigiga nii ettevõtte sees kui väljaspool, seda toetab Microsofti äriklassi töökindlusega pilveteenus
Tasuta versioonil on ka mõned piirangud:
- iga kasutaja kohta on pilves 2 GB andmemahtu ning jagatud andmemahtu 10 GB, Office 365 klientidel on kasutaja kohta aga 1 TB andmemahtu
- pole võimalust planeeritud kohtumisi lisada (Scheduled Meetings)
- pole telefonikonverentside võimalust (tasulistes Office 365 pakettides on see lisandmooduli abli võimalik)
Miks grupisuhtlustarkvara vaja?
Microsoft Teams on vajalik mitmel põhjusel: see aitab kokku hoida aega, raha ja mõnikord ka närve. Siin on viis põhjust, mille poolest Teams kasulik võib olla:
- Ligi 75% e-postist on kasutajate jaoks üleliigne või temasse mittepuutuv, näitavad erinevad uuringud. Grupivestlustes saab asjatult edasi-tagasi saadetavaid kirju vältida ja rääkida otse asjast. Hiljem võib salvestatud vestlust küll ka üle vaadata, aga grupivestluse peamine kasu on asjade selgeks rääkimine vahetult ja kiiresti.
- Aega kokku hoidev lahendus võimaldab luua iga tiimi ja iga töögrupi jaoks oma vestlusaknad ning kutsuda sinna vaid asjassepuutuvad inimesed seniks, kuni nad on teemaga seotud. Kõik vajalikud inimesed saavad ligipääsu ka Office 365-s salvestatud dokumentidele ja vahenditele, mis projektiga seotud. Kutsuda saab ka neid inimesi, kellel pole Office 365 kontot ettevõttes.
- Vestlused on inimlikumad kui e-kirjavahetus: saab edasi anda ka meeleolusid ja emotsioone, mis e-kirjaga võivad kaduma minna või mida võidakse valesti mõista. Grupivestluses saab kohe küsida, kui mõni väljend ebaselgeks jäi ning lisada emotikone, GIF-e, dokumente ja isegi meeme - selle jaoks on vahendid olemas, et lisada pildile näiteks mõni tekst.
- Teamsi vestlused on turvalised ja toimuvad ettevõtte pilve sees. Üldkasutatavate suhtlustarkvarade lahendused ei pruugi olla nii turvalised. Andmed on alati krüpteeritud, vestlusse saab kutsuda kindlalt oma ettevõtte inimesi, mitte võltsitud kontosid ja kasutada võib turvalisuse tõstmiseks ka mitmefaktorilist autentimist.
- Vestluseks vajalikke gruppe ja keskkondi võib luua just nii palju, kui vaja. Microsoft Teamsi kasutamine ei lisa kulutusi ning kuulub juba kasutusel olevate Office 365 pakettide (Office 365 Business Essentials, Business Premium ning Enterprise kontod) koosseisu. Samuti on see ka tasuta proovimiseks saadaval.
