Office 365 aitab ettevõtte asju ajada nii kohapeal kui pilves ehk teenusepakkuja turvalises serveris. Miks see on parem kui kohapeal andmete ja tarkvara hoidmine, selle selgitavad lahti need järgnevad olulised punktid.
Vana tuttav failiserver, aga uues ja mugavamas kuues
Pilveteenuses ei muutu failide hoidmisega pealtnäha suurt midagi – ikka saab neid samamoodi kataloogidesse salvestada, kasutajatele õigusi jagada, failinimesid muuta, ühest kataloogist teise tõsta jne. Kasutaja ei peagi siin midagi muud märkama, vaid tegutseb pilvefailidega nagu tavaliste failidega. Kus need asuvad – see ei peakski olema kasutaja mure.
Andmed on kogu aeg kättesaadavad
Pilvelahenduses on palju rohkem võimalusi, kui tavalises failiserveris: sa saad oma Office 365 dokumentidele igal ajal üle Interneti ligi ka kontorist eemal olles, samamoodi saavad asjadele ligi ka teised meeskonnaliikmed. Seadmed ei ole piiranguks – võid dokumente vaadata sülerist, tahvlist või nutitelefonist. Isegi tarkvara pole piiranguks, sest kui sul pole arvutisse installitud Office´i programme, siis saad Wordi, Excelit ja Powerpointi redigeerida ka otse Office 365 veebis.
Korraga sama faili kallale
Väga tihti peavad mitu inimest samasse teksti parandusi tegema. Kiiremini saab seda teha korraga. Kuna mitu inimest saavad pilvelahenduses üheaegselt muuta sama Exceli või Wordi dokumenti, siis jääb ära tüütu dokumendi eri versioonide pendeldamine kasutajate vahel. Lõpuks on tavaliselt sassis, kes mis versiooniga tegeleb.
Pilveteenuses on aga fail ühes kohas, seda muudavad vaid kasutajad. Muuta võib nii ükshaaval kui korraga. Kui keegi teine ka muudab, siis on see teistele samaaegsetele kasutajatele näha.
Koopiad on alles
Töökindlus on pilveteenusel samuti suurem, kui kontoriarvutil – teenusepakkuja tagab, et serveris asuvad andmed oleks turvaliselt kaitstud, serveriruum on samuti tugeva valve all ja kui midagi peaks juhtuma, saab varukoopiast oma andmed kohe tagasi.
Varukoopiatest saab säilitada pilves ka mitmeid versioone, et pahavararünnakut üle elada. Kui näiteks mõni krüptoviirus kõvaketta ära krüpteerib ja see varundusega juba varukoopiaks jõutakse kirjutada, on võimalik kasutada ka varasemat versiooni, kus krüpteeringut veel pole.
Lisaks ei pea muretsema, kui enda arvutiga midagi juhtub – pilves jäävad siis andmed alles.
Milline pakett sobiks kõige paremini?
Failide ja varukoopiate pilves hoidmiseks sobib kõige odavam Business Essentials´i pakett, mis maksab 5,10 eurot kasutaja kohta kuus (pluss käibemaks). Pakett võimaldab teha 1 TB jagu varukoopiaid oma arvutist ning hoida ja jagada oma faile ja dokumente Microsofti turvalises pilves. Dokumente saab redigeerida Office 365 programmidega veebipõhiselt. Paketis on olemas ka grupitöövahendid ja Office´i e‑posti võimalus. Kui tahad midagi enamat, näiteks ka võimalust Office´i kontoriprogramme installida, tuleb vaadata juba teiste Office 365 pakettide poole.
