Kui sinu ettevõttes toimub mõni tähtis sündmus – konverents, kliendiüritus, meeskonnapäev või pidulik vastuvõtt – siis võib olla üsna kindel, et tahad seda ka pildile jäädvustada. Hea visuaal loob tugeva esmamulje, aitab sotsiaalmeedias silma paista ning annab ühtlasi väga hästi edasi infot sündmust korraldanud organisatsiooni kohta.
Kuigi kogenud fotograaf suudab pea alati jäädvustada kvaliteetseid ja emotsionaalseid hetki, siis ilma selge suunata ei pruugi tulemus olla ettevõtte turunduse või kommunikatsiooni seisukohalt vajaliku sihiga.
Üks suurimaid vigu sündmuse korraldamisel on eeldada, et kõik õiged hetked saavad automaatselt jäädvustatud. Pealtnäha võib tunduda, et kõik on pildistatud, kuid hiljem võib selguda, et puudu on võtmeisikute fotod, sponsorite logod või muu turunduse jaoks oluline materjal. Vältimaks selliseid vigu, kasuta pildistamisnimekirja – see annab selge plaani õigete hetkede tabamiseks.
Mis juhtub siis, kui häid pilte ei peeta oluliseks?
Esmamulje sündmusest kujuneb sageli visuaalse info põhjal. Plakatitel ja reklaamidel olevad fotod peaksid andma täpset infot, äratama huvi ja tekitama positiivseid emotsioone.
Pildikvaliteet on eriti oluline, sest inimene töötleb visuaalset infot oluliselt kiiremini kui teksti. Kui pildi töötlemine võtab ajul vaid 13 millisekundit, siis teksti töötlemiseks kulub 150-300 millisekundit sõna kohta (vaata lisaks Pamplona, 2023).
Fotod peegeldavad sündmuse taset. Professionaalselt tehtud ja töödeldud pildid näitavad, et sündmust on peetud oluliseks ja vastupidi. Seetõttu on oluline valida kogenud fotograaf ja tagada, et kõik pildid oleksid hästi kadreeritud, õigesti valgustatud ja sobiva säritusega.
Kuidas koostada ürituse pildistamisnimekirja?
Siin on mõned sammud pildistamisnimekirja koostamiseks, mida saab ette võtta enne pildistama asumist.
1. Mida teha enne üritust?
Kui pildistamise eesmärgid ja tehnilised ootused on varakult selged, saab fotograaf kogu protsessi selle järgi juhtida.
Nii valmivad pildid, mis on sisukad, kvaliteetsed ja töötavad täpselt seal, kus neid kõige rohkem vajatakse.
Näiteks võib teha vaja fotosid, mis sobituksid sotsiaalmeedia voogu ja looksid vaatajaga kiire emotsionaalse kontakti.
Teisel juhul on fotod mõeldud ettevõttesiseseks kasutamiseks, näiteks uudiste, sisekommunikatsiooni või dokumentatsiooni jaoks. Osadel firmadel ongi mitmekülgsed vajadused piltide kasutamiseks mitmel erineval platvormil. Selleks, et klient ja fotograaf liiguksid samas suunas, kasutan ma ise tööprotsessis märksõnu ja visuaalseid näiteid. Selge siht võimaldab teha paremaid otsuseid: valida õige hetk, sobiv võttenurk ja tabada soovitud meeleolu. Tulemuseks on fotod, millel on suuremad ja mitmekülgsemad kasutusvõimalused.
Sündmusefotode kasutusvaldkonnad võivad olla väga erinevad:
- sotsiaalmeedia postitused, mis edastavad sündmuse atmosfääri,
- pressiteated ja avalikud väljaanded ettevõtte kuvandi toetamiseks,
- sisekommunikatsioon, näiteks töötajate uudiskirjad või siseportaalid,
- turundusmaterjalid järgmiste ürituste reklaamimiseks.
- Erinevad platvormid ja vajadused toovad kaasa ka tehnilisi nõudeid. Näiteks Instagrami jaoks tuleb arvestada, et pilt lõigatakse kitsamaks, mistõttu peab kompositsioon olema vastav. Samuti tuleb varakult otsustada, kas eelistatakse horisontaalseid, vertikaalseid või mõlemat tüüpi fotosid.
Mõtle kindlasti läbi, kes peaksid igal juhul pildile jääma. Kas nendeks on tähtsad külalised, esinejad või meeskonna võtmeisikuid? Kas on kindlad hetked, nagu auhindade jagamine või lavaleminek, mida on soov hiljem kajastada? Kui samaaegselt toimub mitu töötuba, siis peaks leppima kokku, millised neist on kõige olulisemad, mida külastada esmajoones.
Korraldajal on hea teada, kas fotograaf pildistab välguga või ilma. Kui jah, siis kas sündmuse filmimise puhul on välgu kasutamine samuti lubatud (mõnikord on, teinekord mitte).
Brändi visuaalne esindatus (logod, roll-up´id jmt) fotodel mängib olulist rolli nende kasutamisel turunduses. Näiteks võivad brändi nähtavust tugevdada roll-up’id, brändivärvid, logod seintel või ekraanidel. Kui visuaalne identiteet on piltidel selgelt nähtav, muutuvad fotod väärtuslikuks tööriistaks nii ettevõtte enda kui ka partnerite kommunikatsioonis. Oluline on fotograafile teada anda, millised visuaalsed elemendid peaksid kindlasti pildile jääma.
2. Koostöö fotograafiga ürituse ajal
Edukas sündmuse jäädvustamine algab põhjalikust konsultatsioonist fotograafiga juba enne sündmuse toimumist.
Oluline on siis arutada läbi kõik detailid: ajakava, olulised hetked, erisoovid, pildistamise aeg, liikumisvõimalused ja tehnilised nõuded. Kui soovitakse jäädvustada ka ettevalmistusi või korraldusmeeskonna tegevust, tuleks see samuti kokku leppida.
Päevakava edastamine aitab fotograafil sündmust paremini planeerida. Kui mõni hetk on eriti tähtis, tasub see eraldi esile tõsta. Mida selgemalt on edasi antud sündmuse tonaalsus ja piltide kasutuseesmärk, seda teadlikumalt saab fotograaf valida lähenemisnurga ja jäädvustada sündmust viisil, mis toetab ettevõtte üldist kuvandit.
Ürituse pildistamisel on oluline kokku leppida, kas soovite loomulikke ja ehedaid hetki ilma sekkumiseta või pigem juhendatud ja suunatud kaadreid. Samuti peaks mõtlema, kas sündmusel on mingi konkreetne teema, näiteks vaimne tervis või soovitud õhkkond ja vibe (näiteks soe, kutsuv, nunnu jmt.), mida tahetakse fotodega edasi anda.
Tartu Cocktail Week. Foto: Mailis Vahenurm
Visuaalsete näidete jagamine aitab siin jälle ootusi paremini mõista ja suunata pildistamisprotsessi õiges suunas.
Fotograafi liikumisvabadus tuleks samuti läbi rääkida. Kas fotograaf pääseb lava lähedale, külaliste sekka, backstage’i? Mida rohkem on liikumisvõimalusi, seda mitmekesisem tuleb pildimaterjal.
Ürituse pildistamisel tuleb alati arvestada osalejate privaatsusega. Kui keegi ei soovi fotodel olla, tuleb sellest kindlasti aegsasti teada anda. Samuti peab osalejatele edastama info, et üritusel toimub pildistamine.
Fotode kasutusõigused tuleb selgelt määratleda, et vältida hilisemaid arusaamatusi. Lisaks kehtib autoriõiguse seadus, mis nõuab autori nime märkimist – see tagab korrektsuse ja näitab austust looja töö vastu.
Usalda spetsialisti ja küsi julgelt fotograafi soovitusi – ta näeb tihti detaile, mis korraldajal võivad tähelepanuta jääda.
3. Pärast üritust - mis saab piltidest edasi?
Pärast pildistamist on kvaliteetne järeltöötlus vajalik, et parandada valgusolusid, reguleerida valge tasakaalu, tõsta kontraste ja korrigeerida varjualasid. Toorfailid vajavad alati kohendamist, et pildid oleksid kasutusvalmis erinevatel platvormidel ning visuaalselt tugevamad kui algne töötlemata materjal.
Lepi juba enne pildistamist kokku, millal, kuidas ja millises formaadis saad hiljem fotod. Kas soovid neid kodulehel, veebis või hoopis trükis kasutamiseks.
Kodulehel kasutakse kuni 1 MB (megabaidi) suuruseid või väiksemaid faile, pisipildina 250-500 kB (kilobaiti).
Trükiks on vajalik foto resolutsioon 300 dpi ning A4 formaadis trükiks vähemalt 8 MB (megabaidi) suurune fail.
Sotsiaalmeediasse postitamiseks sobiv foto on 1-4 MB, aga pigem võiks eelistada suuremat, sest ka platvormid ise vähendavad foto kvaliteeti.
Soovitud fotode arv tuleks selgelt kokku leppida. Mõnikord soovitakse kogu sündmusest põhjalikku ülevaadet ja oodatakse mitusadat fotot, teinekord piisab väikesest, väga hoolikalt tehtud valikust.
Näiteks kui fotograaf näeb, et sündmuse kvaliteetne kajastus vajab umbes 250 fotot, aga klient ootab 600, tuleks ootused ja võimalused omavahel kooskõlastada.
4. Piltide valimine ja kasutamine
Mõtle ka sellele, kes ettevõttes tegeleb fotode valimise ja kasutamisega. Kuidas tagada, et need ei jääks lihtsalt kuskile kausta seisma?
Rõhku võiks panna fotode turvalisele säilitamisele ja süsteemsele arhiveerimisele. Soovitatav on kasutada vähemalt kaht erinevat salvestuskohta, näiteks väliseid kõvakettaid, mis asuvad erinevates füüsilistes asukohtades. Fotod võiksid olla organiseeritud kaustades, näiteks grupipildid, õnnitlemised, peohetked, ning nimetatud sündmuse nime ja kuupäevaga, et lihtsustada nende leidmist ja kasutamist.
5. Näide: selline võiks välja näha pildistamisnimekirja mall
Hea on koostada pildistamisnimekiri (allpool on link allalaadimiseks) kindlas formaadis, mis on arusaadav nii sündmuse korraldajale kui fotograafile. 
6. Koosta sündmuse pildistamise kontrollnimekiri
Selleks, et kõik korralikult tehtud saaks, koosta kontrollnimekiri, millega on lihtne järge ajada tehtud ja tegemata tööde osas. See võiks koosneda sellistest osadest.
Ürituse nimi: ...
Kuupäev ja kellaaeg: ...
Asukoht: ...
Kontaktisik üritusel: ...
1. Üldine info
- Milline on sündmuse tonaalsus? (ametlik / vaba / pidulik jne)
- Kus ja kuidas pilte kasutatakse? (sotsiaalmeedia, koduleht, press, siseveeb)
- Kas on sponsorid või logod, mida peab kindlasti pildile jäädvustama?
- Kas on osalejaid, kes ei soovi pildile jääda?
- Kas on mingeid privaatsuse või kasutuspiiranguid?
2. Enne sündmust
- Ürituse ettevalmistused (dekoratsioonid, tehnika ülespanek, roll-up’id jne)
- Tühi saal / ala enne külaliste saabumist
- Võimalikud detailid (kingitused, sildid, kaunistused)
3. Osalejate saabumine ja registreerimine
- Külaliste saabumine
- Võrgustumine ja esimesed suhtlused
- Kohvipaus (detailid)
4. Sündmuse ametlik osa
- Avakõned ja sissejuhatus
- Paneelid, arutelud, ettekanded
- Esinejad laval
- Publiku reaktsioon
- Töötoad (mitu korraga)
- Toitlustus, lauad
5. Emotsionaalsed hetked
- Auhindade üleandmine, tunnustamised
- Emotsionaalsed hetked (naer, aplaus, käesurumised)
- Grupipildid, portreed
6. Ürituse lõpp
- Tänuavaldused ja lõpetamine
- Korraldajate meeskonna ühispilt
8. Tehniline
- Rohkem horisontaalseid või vertikaalseid kaadreid?
- Kas fotodele peab lisama sündmuse korraldaja vesimärgi?
Tähtsaid hetki ei saa uuesti lavastada. Just sellepärast on hea ettevalmistus väga oluline. Kui sul on plaanis üritus ja soovid sellest kasu saada – mitte ainult emotsionaalses, vaid ka turunduslikus mõttes, siis pildistamisnimekiri aitab sind igal sammul, et ükski väärtuslik hetk ei läheks kaotsi ega jääks kahe silma vahele.
