Ettevõtlusega alustamine on kindlasti põnev ja annab uusi kogemusi, kuid nõuab ka teadmisi firma asutamisest ja juhtimisest. Armilde Finance OÜ partner Martin Loimet annab nõu, mida ettevõtte asutamisel ja raamatupidamisel võiks alguses teada ja ette võtta.
Ettevõtte registreerimine – millega arvestada?
Enamik alustavaid ettevõtjad valivad oma ettevõtlusvormiks osaühingu (OÜ) ning tõenäoliselt sobib see ka sulle. Avalduse ettevõtte asutamiseks saab teha e-äriregistri portaalis ning kiirmenetlusega tuleb selle eest maksta riigilõivu 265 eurot.
Enne registreerimist tuleks aga läbi mõelda veel mõned teemad:
- Tegevusala ja nime valik: asutades pead valima põhitegevusala, nime valik on hea võimalus teistest eristuda ning meeldejäävat nime saab kasutada turunduslikel eesmärkidel. Nimi peab olema teistest eristuv ning seda saab kontrollida samuti e-äriregistris.
- Osakapitali suurus: miinimumnõue sellel puudub ning seega võid valida osakapitali suuruseks kas või 0,01 eurot. Siin on aga peidus mõned ohud. Oletame, et ettevõte asutati 0,01 euroga ning omanik annab ettevõttele 1000 eurot omanikulaenu. Kui ettevõte jooksval aastal kasumit ei teeni, siis esimese majandusaasta lõpus on ettevõte netovara (varad miinus kohustused) negatiivne, mis läheb vastuollu äriseadustiku nõudega. Alustava ettevõtja puhul on see üsna tõenäoline. Kui ettevõtte kohustused on suuremad kui omakapital (mis sisaldab osakapitali), ei saa kasutada mikroettevõtja majandusaasta aruannet, mis omakorda tähendab rohkem tööd raamatupidajale.
- Põhikirja valik: ettevõtte põhikiri kehtestab olulisemad tingimused ettevõtte juhtimisele. Põhikirja koostamisel saab üldiselt kasutada äriregistri poolt pakutavat põhja, kuid kindlasti tuleks seal ära muuta, et osakapitali võib suurendada ka mitterahalise sissemaksega (nt kahjumi katmiseks) ning kõik asutamiskulud kannab osaühing (saad asutamise riigilõivu endale hiljem maksuvabalt tagasi kanda).
Käibemaksukohustuslaseks hakkamine – millal seda teha?
Kohustus selleks tekib siis, kui käive (müügitulu) alates aasta algusest ületab 40 000 eurot, kuid enne seda on see vabatahtlik. Käibemaksukohustuslaseks hakkamine annab võimaluse ostetud kaupadelt ja teenustelt käibemaksu tagasi küsida.
Esimesena tasuks mõelda, kes on sinu ettevõtte kliendid. Kui klientideks on peamiselt eraisikud, siis tähendab käibemaksu lisandumine arvele seda, et teenus läheb eraisiku jaoks käibemaksu võrra kallimaks.
Näiteks eraisikutele kodukoristuse teenuse eest on muidu arve 100 eurot, kuid koos käibemaksuga läheb see kliendile maksma juba 122 eurot! Sama olukord on ettevõtetega (klientidega), kes ei ole käibemaksukohustuslased. Kui Sinu klientideks on aga peamiselt käibemaksukohustuslastest ettevõtted, siis pole probleemi, sest nemad saavad hiljem käibemaksu tagasi küsida.
Teiseks tuleb arvestada, et käibemaksukohustuslaseks hakates peab igakuiselt esitama käibedeklaratsioone. Võrreldes sellega, kui raamatupidamist teha näiteks kord kvartalis või aastas, on vaja tegeleda sellega pidevalt iga kuu. Lisaks on käibemaks piisavalt keeruline teema, mis nõuab juba raamatupidaja kasutamist.
Fotod: Pexels
Kuidas raamatupidamist sisse seada?
Tänapäeval on palju erinevaid tarkvarasid raamatupidamise tegemiseks. Siin tekibki sageli arvamus, et raamatupidamist saab edukalt ka ise teha.
Teatud juhtudel on see isegi võimalik, kui inimene on finantsteemadel väga “kodus” ning puudub palkade ja käibemaksu deklareerimine, kuid tegevuse laienedes oleks juba mõistlik kasutada raamatupidamisbüroo abi. Eriti tuleb see välja siis, kui soovitakse laenu võtta või toetust küsida ning ilmneb, et asjad polegi päris korras.
Raamatupidamiseks soovitame kasutada digitaalseid lahendusi, mis muudavad dokumentide liigutamise mugavaks nii Sinu kui ka raamatupidaja jaoks. Näiteks CostPocket võimaldab teha telefonirakendusega tšekist foto ning saata see otse raamatupidamistarkvarasse.
Üldiselt on kaasaegsemaid raamatupidamistarkvarasid võimalik ühendada ka otse pangakontoga ning seega pole vajadust pangaväljavõtete saatmiseks emailiga.
Kui sageli peaks raamatupidamist tegema?
See lähtub siiski ettevõtte tegevusest ning kas on vaja midagi deklareerida.
Igakuise palga maksmise ja käibemaksukohustuslase puhul on asi lihtne, sest siis tuleb tuleb seda teha iga kuu. Üldiselt soovitame seda teha kord kuus või siis kord kvartalis (kui võimalik), sest hiljem võib dokumentide otsimine muutuda üsna tülikaks.
Kuidas hüvitada ettevõtlusega seotud kulusid?
Ettevõtte alt tohib teha neid kulusid, mis on ettevõtte tegevusega otseselt seotud ning selgelt põhjendatud. Alustava ettevõtja puhul on aga enamasti iga euro oluline ning siin on mõned võimalused, kuidas maksuvabalt omale ettevõtlusega seotud kulusid hüvitada.
- Isikliku sõiduauto kasutamise hüvitis: kui juhatuse liige või töötaja kasutab oma isiklikku sõiduautot töösõitudeks, saab talle seda sõidupäeviku alusel hüvitada maksuvabalt kuni 335 euro ulatuses kalendrikuus. Üks inimene võib saada hüvitist korraga ka mitmest ettevõttest. Vaata rohkem EMTA lehelt.
- Kodukontori kulude hüvitamine: elekter, vesi, sideteenused jm on võimalik maksuvabalt hüvitada, kuid seejuures peab lähtuma töötamise ja isikliku kasutamise proportsioonist. Üheks võimaluseks on lähtuda ruutmeetritest (näiteks kontorina kasutatakse ühte tuba kolmetoalisest korterist) ning lisaks arvestada tööaja kestust. Samuti oleks mõistlik iga kuluartiklit eraldi vaadata, sest arvutiga töötaja kasutab tõenäoliselt internetti oma tööks proportsionaalselt rohkem kui vett.
- Tervise- ja spordikulude hüvitamine: tööandja saab maksuvabalt hüvitada tervise- ja spordikulusid kuni 100 euro ulatuses iga töötaja kohta kvartalis. Siia alla lähevad nii avalike rahvaspordiürituste osavõtutasud, ravikindlustuslepingu kindlustusmaksed, trennimaksud kui ka kutsetunnistust omava taastusarsti või füsioterapeudi teenused.
Alustava ettevõtja puhul on kõige olulisem asjad rahulikult läbi mõelda, enne kui äritegevusega peale hakkad. Võimalus on kasutada Maakondlike Arenduskeskuste poolt alustavatele ettevõtjatele mõeldud tasuta nõustamist, lugeda ise Maksu- ja Tolliameti lehel olevaid juhendeid, konsulteerida mõne ettevõtjast tuttavaga või kasutada tasulist nõustamisteenust. Ettevõtjana vastutad otsuste eest Sina ise ning seega tasub olulised teemad endale selgeks teha või vajadusel küsida abi spetsialistilt.
