Iga kodulehega tulevad kaasa kas kontaktvormid, mille kaudu kliendid saavad ühendust võtta või üldine e-post, kuhu saabuvad e-kirjad. Kui aga need hakkavad üle ääre ajama, mida siis teha?
Kodulehe haldamine hõlmab mitmeid olulisi ülesandeid, sealhulgas veebivormide, kliendikirjade ja e-posti tõhusat haldamist.
Siin on mõned lihtsad näpunäiteid ja tegevused, kuidas seda kõike edukalt teha.
Veebivormid: korralikud tööriistad ja automaatsed vastused
Kasuta veebivormide koostamise tööriistu. Mitmed platvormid pakuvad lohista-ja-kukuta tüüpi liidesega veebivormide koostajaid, neid on päris palju olemas ka WordPressile. See lihtsustab veebivormide loomist ja kohandamist ilma programmeerimiseta.
Näiteks saab kasutada Google Formsi, Typeformi jt lahendusi. Veebivormide tegemisel on võimalik kasutajate vastuseid süstematiseerida ja juba ette töödelda, et hiljem oleks nendega vähem tegemist. Google koondab vastused veel vastavasse Spreadsheeti tabelisse, kus võib vastuseid sorteerida ja järjestada. See aitab samuti kiiremini ülevaadet saada ja valida, milliste klientidega tegeleda kõigepealt.
Veebivormide puhul kasutatakse ka analüütika tööriistu, et jälgida, mitu inimest veebivorme täidavad ja milliseid andmeid esitavad. See aitab hinnata oma vormide efektiivsust ja tuvastada võimalikke probleeme, et vähendada liigset koormust.
Automaatsed vastused on hea lahendus levinud küsimuste korral. Seadista automaatsed vastused veebivormides korduma kippuvatele küsimustele, nii et paljud kasutajad saavad juba inimese sekkumiseta oma probleemi lahendatud. Samuti on viisakas vastata, et veebivorm on vastu võetud. See hoiab kokku klientide korduvate päringute pealt, kui nad tahavad teada, kas nende küsimus ikka jõudis kohale.
Kinnituskirjaga saab saata ka lisainfot, kasutusjuhendeid, korduma kippuvate küsimuste lehekülje linke või õigeid teemasse puutuvaid kontakte. Palju pöördumisi aitab ära lahendada ka veebipõhine vestlusrobot ehk Chatbot.
Kliendikirjad: kasuta uudiskirja lahendusi
Kui kliendikirju saadetakse paarikümnele inimesele, on kõik veel lihtne. Sadade kirjadega aga on mõistlik oma uudiskirja saatmine usaldada juba vastava tarkvara hooleks.
Need aitavad mitmel moel aega kokku hoida, kuid ka tavalise e-posti programmiga on võimalik lisatööd vältida.
- Loo mallid: koosta e-kirja kujundused ja põhjad, millega sagedastele päringutele ja küsimustele saaks mõne nupuvajutusega vastata. See säästab aega ja tagab, et vastused on alati professionaalsed ja ühtlased. Saad koostada näiteks hinnakirja päringutele standardvastuseid, mõnele kliendi probleemile saata kiirelt viisaka vastuse koos juhenditega või ühendada kirja saatmise raamatupidamistarkvaraga, et saata automaatselt arveid.
- Kasuta e-posti turundustarkvara: E-posti ja uudiskirjade turundustarkvara pakub funktsioone, näiteks e-kirjade saatmise ja statistika automatiseerimist, segmenteerimist ja analüütikat, mis aitavad sul oma klientidega tõhusamalt suhelda.
- Jälgi oma tulemusi: hoia uudiskirjade ja müügipakkumiste puhul silm peal oma e-kirjade avamise ja klõpsamise määradel, et mõõta oma kampaaniate ja pakkumiste edukust.
E-post: sorteeri ja kohanda
- Kasuta kaustu ja silte: korralda oma e-kirjad erinevatesse temaatilistesse kaustadesse ja märgista siltide abil, et hoida oma postkast puhtana ja leida vajalikke sõnumeid võimalikult kiiresti. Inbox ehk postkasti avaleht soovitatakse hoida võimalikult puhas.
- Seadista filtrid. Loo sisenevate ja väljuvate kirjade eeltöötluseks automaatsed filtrid, et automaatselt sorteerida e-kirju vastavalt saatjale, teemale või märksõnale. See aitab olulisi sõnumeid kiiremini märgata ning väldib uputust Inboxis.
- Kasuta nutikat e-posti klienti. E-posti kliendid pakuvad laiemaid funktsioone ja kohandamisvõimalusi kui veebipõhine e-posti liides.
Järgides neid lihtsaid näpunäiteid, saab oma kodulehe veebivorme, kliendikirju ja e-posti efektiivsemalt korras hoida ning pakkuda oma klientidele palju parimat kasutuskogemust. Personaalne ja käsitsi e-posti töötlemine on kindlasti hea isiklikul lähenemisel, kuid väga palju asju on võimalik ka automatiseerida nii, et klient end unustatuna ei tunneks.
