Kas oled kunagi tundnud, et päevad on liiga lühikesed ja ülesandeid on rohkem kui tunde? Kui pead olema korraga turundaja, müügimees, sisulooja ja paljude muude rollide täitja? Mikroettevõtjatele on see tunne eriti tuttav. Seekordsel Veebimajutuse hommikuseminaril selgitas ärimentor Anni Allmere, kuidas andekad ettevõtjad ei peaks maadlema ajapuuduse ja läbipõlemisega.

Veebimajutuse partnersuhete ja kommunikatsioonijuht Tõnis Bramanis vestles Anni Allmerega, kes on ka endine fotograaf ja praegu spetsialiseerunud just alustavate ja mikroettevõtjate aitamisele, et luua oma äris selgeid süsteeme ja vältida läbipõlemist. Ta teab omast käest, mida tähendab rööprähklemine ja kuidas sellest välja tulla.

Aeg ei kao kuhugi, kuid fookus kaob!

Kuigi meil kõigil on päevas võrdne arv tunde, tunneme me tihti, et aeg pole. Miks?

Enamasti on see põhjustatud fookuse puudumisest. Kui me ei tea, mis on meie suurim eesmärk, tunduvad kõik asjad kiire ja oluline, selgitab Anni Allmere, miks meil aeg nii kergesti käest kaob.

Kujuta näiteks ette, et oled pimedas toas ja sul on taskulamp. Kui hakkad sellega kohe mingis suunas jooksma, võid üsna kindlalt komistada ja kukkuda. Kui aga peatud korraks, vaatad taskulambi valgusvihus ette, näed juba suunda ja saad luua tegevusplaani.

Sama lugu on fookusega – selgus viib edasi palju efektiivsemalt ja ilma läbipõlemiseta.

Kahjuks ärkame me ärimentori sõnul tavaliselt üles automaatsete harjumustega – haarame kohe telefoni ja arvuti ning sukeldume kellegi teise prioriteetidesse: e-kirjad, uudised, sotsiaalmeedia. See on meie alateadvuse päästerõngas, mis otsib dopamiini ja lihtsaid võite, vältides kõige olulisemat küsimust: "Mis on täna minu kõige olulisem tegevus?"

Kuidas luua fookust juba täna?

Anni annab meile kolm lihtsat mikromuutust, mis enamasti aitavad.

Ära haara hommikul esimese asjana telefoni. Pane äratuskell päris kellale ja jäta telefon teise tuppa. Võta viis minutit vaikuseks, haara paber ja pastakas ning pane kirja oma üks tänane fookus.
Loo endale mini-ettevõtja "tööblokk". Leia 90 minutit päevas (või nädalas, kui aeg on piiratud) ainult sinu ja sinu äri kasvu jaoks. See aeg on pühendatud turundusele, sisuloomele, müügipakkumistele või strateegilisele mõtlemisele. Võta teadlikult aega kasvuks ja analüüsiks.
Tee endale iga 60 minuti tagant viieminutiline "restart". Pane taimer, istu, hinga ja küsi endalt: "Kas ma liigun edasi või täidan lihtsalt oma aega?" Kui täidad aega, analüüsi ja muuda midagi. Mikroettevõtjana on oluline kiiresti reageerida ja vältida tegevusi, mis pole kasulikud.

Lisaks mikromuutustele on oluline ka konkreetsete eesmärkide seadmine:

Kirjuta üles üks konkreetne eesmärk selleks nädalaks (näiteks "teha kolm müügikõnet", mitte "rohkem kliente").
Küsi endalt üheksa korda "miks see eesmärk on mulle oluline?", et jõuda kõige tähtsama "miksini".
Pane kirja, mis tunne on, kui eesmärk on täidetud. Kas see viib sind rahulolu või stressini? Veendu, et see on sinu enda, mitte kellegi teise soov.
Mõtle välja kolm igapäevast tegevust, mis seda eesmärki toetavad, ja tee üks neist kohe ära. Väikesed sammud loovad tunde, et liigud edasi.

Süsteemid toetavad sind ka üksi tegutsedes

Paljudel mikroettevõtjatel puudub meeskond või assistent, kuid see ei tähenda, et toetus peaks üldse puuduma. Süsteemid on just sinu toeks! Need ei pea olema keerulised IT-lahendused, vaid võivad olla hoopis üsna lihtsad ja praktilised. Süsteemi puhul on oluline kasutaja toetamine, isegi korduvate sammude kirjapanek ja nende taaskasutamine on juba mikrosüsteem.

Kolm lihtsat süsteemi, mis sind toetavad, on järgmised:

Loo endale nädala töövoo mall. Pane kirja, mis tüüpi tegevusi sa igal nädalapäeval teed (näiteks esmaspäeval kliendisuhtlus, teisipäeval sisuloome). See loob rütmi ja aitab ajul fookust hoida. See ühtlasi aitab ka uutel tiimiliikmetel sind tulevikus toetada.
Loo tegevuste samm-sammuline süsteem ehk checklist. Vali üks konkreetne tegevus (näiteks kliendilepingu koostamine, müügivestlused) ja kirjuta selle täpne protsess üles. Kasuta seda põhja iga kord uuesti.
Kasuta ajaraamide süsteemi ehk "kolm tundi päevas, kolm olulist tegevust". Mõtle, mida sa teeksid, kui sul oleks tööd teha vaid kolm tundi päevas. Pane kirja prioriteetsed asjad, mis peavad selle ajaga tehtud saama. See aitab keskenduda olulisele ja planeerida realistlikult, vältides lõputuid to-do-list'e.

Anni võrdleb liigset planeerimata rapsimist arvutiga, mille brauseris on viiskümmend vahelehte korraga lahti – see jookseb lõpuks lihtsalt kokku. Sama juhtub ettevõtjaga, kui hoida kõiki tegevusi peas. Kirjutades need selgelt välja ja luues korduvate tegevuste süsteemid, töötad vähem, oled rahulikum ja tulemuslikum. Lisaks on su äri tervikuna professionaalsem.

Oluline märkus lapsevanematele. Kui su laps on haige, lendab tavaline plaan sageli vastu taevast. Anni ise tegutseb siis kahe rütmiga – üks, kui laps on lasteaias, ja teine, kui laps on kodus. Ole realistlik oma tähtaegade ja lubadustega ning jäta endale piisavalt ajapuhvreid. Kui laps on kodus, keskendu lihtsamatele ja lühematele tegevustele ning võta vajadusel aega õhtuti, kui lapsed magavad. Lapsed on siiski prioriteet ning tasakaal töö ja pere vahel on ülioluline läbipõlemise vältimiseks.

Kasv ei pea tulema kurnatuse arvelt

Tihti arvatakse, et kasv tähendab rohkema tegemist lühema ajaga.

Kuid tegelik kasv tuleb rahulolu, strateegiliste tegevuste ja selguse kaudu. Unusta kõik need sotsiaalmeedia loodud illusioonid kiirest edust – enamasti on edu taga siiski aastatepikkune töö, millest nii palju ei räägita. Sinu teekond on ainulaadne ja on täiesti okei, kui asjad võtavad aega.

Ah et kuidas rahulikult kasvada? Siin on viis sammu rahulikuks kasvuks:

Loo endale selgus, mida ja kellele sa ehitad. Mõtle, kellele su teenus või toode on mõeldud, mis probleemi see lahendab ja miks just sina oled parim valik. Millist elu ja äri sa luua tahad?
Pane paika üks fookus-eesmärk korraga. Näiteks 90-päevases tsüklis keskendu ühele konkreetsele tegevusele (nähtavuse kasvatamine, müügi stabiliseerimine, uue süsteemi loomine).
Loo lihtsaid süsteeme korduvate tegevuste jaoks. Kasuta malle ja checklist'e. Loo automaatikaid, näiteks sisumallid sotsiaalmeedia jaoks või ajasta uudiskirjade saatmine. Vali endale üks tööriist (nt Google Kalender, Notion, Trello) ja ehita oma rutiinid sinna üles.
Planeeri oma aega, ära reageeri kõigele. Pane paika kolm olulist tegevust päevas ja ajasta realistlikult iga ülesanne. Eralda kalendrisse vaba aega puhvrite jaoks ja mis kõige tähtsam – blokeeri endale puhkeaega! Puhkus ei ole telefonis ekraani kerimine, vaid päriselt taastumine.
Juhi oma kasvu rahulikus tempos ja enda ootuste järgi. Ära võrdle end teistega, eriti sotsiaalmeedias nähtavate edulugudega. Mõista oma elu hooaegu ja vali sellele vastav jätkusuutlik kasvutempo. Kasv ei ole sprint, vaid vastupidavus ja rahulolu on sinu parim salarelv.

Anni Allmere toob oma seminaril välja ka olulise mõtte: meie mõistus vajutab gaasi, aga alateadvus pidurit. Me võime tahta kasvada, aga sisimas kardame edu. Hirmud, nagu "mul pole raha", "mul pole aega" või "mul pole kogemust" on tihti meie enda loodud takistused. Küsi hoopis endalt: "Mida ma kardan, et juhtub, kui see unistus päriselt täitub?" ja see aitab avada uksi ning viia sind järgmisele tasemele.