Kui otsid värskendavaid ja põnevaid ideid firmasisese uudiskirja loomiseks, siis oled õiges kohas. Smaily turunduse teejuht ja partner Tanel Rand annab mõned head nipid, kuidas selliseid uudiskirju koostada.
Need päevad võiksid kuuluda möödanikku, mil vaid kuivas vormis edastatud firmateated domineerisid ettevõtte töötajate e-postkastides. Selles artiklis saadki teada, kuidas luua parimaid ettevõtte töötajatele suunatud uudiskirju, mis loovad hea tasakaalu organisatsioonilise ja ametlikuma ning pehme ja meelelahutuslikuma sisu vahel.
Kuid veel enne, kui käsitleme sisulisi ideid köitva firmasisese uudiskirja loomiseks, vaatame põgusalt üle, kuidas selline e-kiri võiks välja näha.
Mis on firmasisene uudiskiri?
Firmasisene uudiskiri on asjakohast teavet sisaldav e-kiri, mis saadetakse regulaarselt ettevõtte töötajatele. See aitab töötajatel olla kursis firmaga seotud uudiste ja töökorralduslike muudatustega, jagada erinevate ürituste ja oluliste kuupäevade osas meeldetuletusi ning tõstab töökollektiivi motivatsiooni.
Kuna praegusel tööturul on töökoha hüvede osatähtsus oluliselt kasvanud ja järjest enam pööratakse tähelepanu nn pehmetele väärtustele, võib firmasisest uudiskirja kasutada lisaks ametliku info edastamisele ka meelelahutuslikul, inspireerival ja heaolu suurendaval eesmärgil.
Milline on firmasisese uudiskirja sisu ja struktuur?
Selleks, et tagada kasutajasõbralikkus, järgitakse uudiskirjades sageli struktureeritud formaati, mis on loogiline ja lihtsasti loetav. Kui uudiskiri on mitmeteemaline, võib see sisaldada erinevaid jaotisi.
Firmasisese kirja puhul võib see jaguneda näiteks jaotisteks "Ettevõtte uudised", "Kuu töötaja", “Arengud maailmaturul”, "Selle kuu soovitused". Sobiva uudiskirja loomiseks saad oma meiliturunduse platvormi kirjapõhja redaktoris kujundada vastava e-kirja malli, lisades sinna ettevõttele asjakohaseid jaotisi.
Kui soovid jagada adressaatidega veidi põhjalikumaid e-kirjade jaoks liiga mahukaid tekste, saad juhatada oma adressaadid teksti sisaldavate lehekülgedeni erinevate CTA nuppude kaudu (nt “Loe edasi siit”).
Üks hea näide firmasisese uudiskirja potentsiaalsest ülesehitusest on siin:
Sagedus: kui tihti peaks sellist uudiskirja saatma?
Igakuise uudiskirja saatmine on põhjusega kõige eelistatum variant. Niiviisi saad sinna lisada eelmise kuu kokkuvõtteid, samuti on töötajatel hea oodata kuu alguses saabuvat põnevat lugemist.
Lisaks on uudiskirja tegijatel lihtsam arvestada info kogumisel ja kirja koostamisel konkreetse ajakavaga.
Samas oleneb saatmise sagedus ettevõtte tüübist ja uudiste tihedusest. On ettevõtteid, kes eelistavad firmasisest uudiskirja saata iga kahe nädala tagant või isegi iganädalaselt, kuid samas võib mõne firma põhjalikum uudiskiri ilmuda vaid korra kvartalis.
Sobiva saatmissageduse väljaselgitamiseks võid jooksvalt analüüsida oma firmasisese uudiskirja tulemusi. Kui näib, et töötajad ei kipu sinu ettevõtte uudiskirja avama, võib see viidata, et nad on ülekoormatud või neil ei ole aega liiga tihedalt saabuva uudiskirja lugemiseks. Samal ajal võivad harvaesinevad uudiskirjad põhjustada vajaliku ühenduse katkemist ettevõtte ja töökollektiivi vahel ning tekitada teabelünki.
Loomulikult mängib olulist rolli ka uudiskirja sisutihedus. Saada see välja siis, kui avaldamise ajaks on kogutud piisav hulk huvitavat materjali ning säilita järjepidevus. Peamine on leida saatmissagedus, mis sobib just sinu ettevõtte töötajatele.
19 ideed firmasisese uudiskirja alustamiseks
Siin on mõned ideed ettevõttesisese uudiskirja loomiseks, mida saad e-kirja sisendi otsimise ja sisu kirjutamise jaoks kasutada. Kõiki allpool toodud soovitusi ei pea muidugi kasutama ning nende mõistlikkus oleneb suuresti ettevõtte suurusest ja tegevusvaldkonnast.
- Tutvusta uusi töötajaid ja tähista olulisi verstaposte
Uute meeskonnaliikmete tervitamine on suurepärane viis neid organisatsiooni integreerida ning näidata, et nad on väärtustatud. Jaga oma kollektiiviga uute töötajate lühiprofiile, pannes kirja näiteks nende ametikoht ja töökontaktid, rääkides nende oskustest ja varasematest töökogemustest ja miks ka mitte välja tuues mõned põnevad faktid nende kohta.
Lisaks saad tähistada tööaastapäevi, sünnipäevi ja muid olulisi verstaposte. Niiviisi tunnustad töötajate pühendumust ja näitad neile, et nad on hinnatud.
- Tõsta esile edulood
Innusta ja motiveeri oma töötajaid, kajastades ettevõttesiseseid edulugusid. Jaga üksikisikute või meeskondade edulugusid, kes on saavutanud silmapaistvaid tulemusi või andnud olulise panuse ettevõtte eesmärkide saavutamisel.
Hoia silmad lahti ka erinevate projektide puhul ning pöördu näiteks personaliosakonna poole ettevõttes toimuva osas selguse saamiseks. Tunnusta töötajate panust läbi avaliku kiituse või kirjuta lugu, mille fookuseks on töötaja teekond eduni. Küsi asjaosalistelt kommentaare, näiteks kuidas tegijad tulemuseni jõudsid või juhtivtöötajad tunnustavad tehtud tööd.
Töötaja saavutuste esiletoomisega tunnustad mitte ainult töö tegijat ennast, vaid julgustad ka teisi püüdlema suurepärasuse poole.
Lisaks aitab selline lähenemine luua kogukonna tunnet ning soodustab meeskonnaliikmete vahelist koostööd ja teadmiste jagamist.
- Avalda ettevõtte uudiseid ja uuendusi
Kui soovid testitud ja tõestatud viisi, kuidas hoida töötajaid kursis viimaste uudiste ja ümberkorraldustega, siis kasuta selleks loomulikult just ettevõtte uudiskirja. Peaaegu kolm neljast B2B turundajast kasutavad uudiskirja taolise sisu levitamiseks.
Uudiskiri on suurepärane vahend uute projektide, partnerluste, ettevõttepoolsete algatuste ja poliitika- ning protseduurimuudatuste teabe jagamiseks. Sellise info edastamisega aitad töötajatel püsida kursis ettevõtte strateegiliste eesmärkide ja visiooniga.
- Kirjuta tööstuse trendidest ja analüüsi
Hoia töökollektiivi kursis oma tegevusvaldkonnas toimuvaga, jagades väärtuslikke ülevaateid ja analüüse praegustest trendidest ja arengutest. See võib hõlmata asjakohaste artiklite, uurimistööde või turuülevaadete jagamist.
Hoides töötajaid kursis erialaliste trendidega, annad neile vajalikud teadmised näiteks pöördeliste aegadega kohanemiseks ja inspireerid neid tööülesannetele uuenduslikult lähenema. Arutelu turul toimuvast soodustab proaktiivset tööjõudu, kes käib muutliku ajaga kaasas ja suudab strateegiliselt positsioneerida ettevõtet tulevaste turul olevate võimaluste jaoks ja suurendada ettevõtte konkurentsieelist.
- Anna infot koolitus- ja arendusvõimalustest
Lisaks tegevusvaldkonnaga seotud uudiste ja analüüside jagamise võid edendada oma organisatsiooni õppekultuuri, pakkudes väärtuslikke näpunäiteid ja ressursse, mis aitavad töötajatel oma erialaseid oskusi ja teadmisi täiendada. See võib hõlmata kasulikku teavet mentorprogrammide, töötubade, veebiseminaride, konverentside või veebikursuste kohta.
Rõhuta pideva õppimise eeliseid ja julgusta töötajaid kasutama neid ressursse oma oskuste ja teadmiste täiendamiseks.
Näiteks viitab Attrocki poolt läbiviidud uuring sellele, et koolitusprogrammide ja ressursside kohandamine vastavalt töötajate vajadustele viib ka selgelt parema töötaja tootlikkuseni.
- Edenda töötajate tervist ja heaolu
Töötajate heaollu investeerimine on oluline tervisliku ja tootliku tööjõu säilitamiseks. Edenda seda, pakkudes erinevaid tervisenõuandeid, näiteks tervislikke retsepte ja füüsilise tegevuse soovitusi.
Väljendit "Terves kehas terve vaim" võib vaadata ka ümberpööratuna, seega ära unusta lisaks toitumis- ja liikumisnõuannetele rõhku panna ka psühholoogilisele tervisele. Näiteks võid soovitada erinevaid tehnikaid stressi juhtimiseks ja näpunäiteid kohaloleku praktikateks.
Juhul, kui ettevõte korraldab tervisepäevi või erinevaid heaoluga seotud üritusi, siis reklaami kindlasti seda uudiskirjas ning motiveeri töötajaid sellest osa võtma läbi mõne asjakohase, ürituse teemaga seotud fakti.
Kui ettevõte hindab töötaja heaolu, siis loob see omakorda positiivset töökultuuri, mis suurendab üldist töötajate rahulolu.
- Korralda meeskonnaüritusi ja kirjuta tähtsatest sündmustest
Lisaks tervisepäevadele saab edendada meeskonnatööd ja tugevdada kolleegide vahelist sõprust läbi erinevate meeskonnaürituste ja koosviibimiste.
See võib hõlmata põnevaid tegevusi ja teemapäevi kontoriruumides, ühiseid väljasõite, heategevuslikke üleskutseid või ka virtuaalseid üritusi.
Kasuta oma firmasisest uudiskirja selliste sündmuste reklaamimiseks. Ühtsuse ja kuuluvustunde julgustamine suurendab töötaja kaasatust ja tugevdab meeskonnaliikmete vahelisi suhteid.
- Avalda klientide edulugusid
Võib-olla jagas mõni prominentne isik avalikke kiidusõnu sinu ettevõtte e-poes müüdava tootesarja kohta või sai noor idufirma tänu sinu meeskonna konsultatsiooniteenustele kvartali jooksul kolm pöördelist investeerimistehingut?
Näita ettevõtte töö mõju, jagades klientide edulugusid ning rahulolevate äripartnerite tunnistusi. Tõsta esile pakutavad lahendused või populaarsed kaubad ja teenused, ületatud väljakutsed ja saavutatud positiivsed tulemused.
See mitte ainult ei tõsta töötajate indu, vaid tugevdab ka nende usku väärtusesse, mida nad sinu ettevõtte edule panustavad.
- Teavita tegevusvaldkonnaga seotud välistest üritustest ja konverentsidest
Teavita töötajaid eelseisvatest ettevõtte tegevusvaldkonnaga seotud üritustest, nagu veebiseminarid, töötoad, konverentsid või messid, mida nad võiksid pidada asjakohaseks ja kasulikuks.
Jaga infot külalisesinejate kohta ja anna suuniseid registreerimiseks. Võid loetleda üritusel osalemise eeliseid, näiteks lisakvalifikatsioonide saamise või tööalase võrgustiku laiendamise võimalusi.
- Tugevda ettevõtte kultuuri ja väärtusi
Tugevda ettevõtte töökultuuri, eraldades uudiskirjas kindla ruumi firma väärtuste illustreerimiseks ja tähistamiseks. See mitte ainult ei tuleta töötajatele meelde organisatsiooni põhilisi tõekspidamisi, vaid soodustab ka ühtehoidmist, väärtustunnet ja ühist eesmärki.
Jaga ka lugusid ettevõtte algusaegadest või näiteid tööst ja töötajatest, mis kehastavad organisatsiooni põhiväärtusi ja aitavad meeskonnal oma tegevust ettevõtte visiooniga kooskõlastada.
- Tee töiseid ja meelelahutuslikke küsitlusi
Edenda avatud suhtlemisele põhinevat organisatsioonikultuuri, oodates töötajatelt tagasisidet ja viies läbi regulaarseid firmasiseseid küsitlusi. Jaga uuringute tulemusi, rõhuta lisaks positiivsele kindlasti ka parandamist vajavaid valdkondi ja võimalusel teavita tehtud (või kavandamisel olevatest) korrektuuridest saadud tagasiside põhjal.
On ilmselge, et töötajate sisendite küsimine, arvestamine ja selle põhine tegutsemise näitab ettevõtte poolset pühendumust ja soodustab usaldust ja edaspidist kaasatust.
Lisaks töökorraldust puudutavatele uuringutele võid loomulikult läbi viia ka meelelahutuslikuma eesmärgiga küsitlusi, mille tulemusi on töökollektiivil huvitav näha.
Teemasid võib leida lõputult alates sellest, millist transpordivahendit keegi kontorisse jõudmiseks kasutab ning milline lähedalasuv lõunasöögikoht on parim, lõpetades firma lemmiku väljaselgitamisega mõnelt hiljutiselt lauluvõistluselt.
- Lõbusat nuputamist ja muud meelelahutuslikku sisu
Vürtsita ettevõtte uudiskirja ka väikse meelelahutusliku osaga, koostades selle jaoks näiteks viktoriini või lisades sinna mõne üksiku mälumänguküsimuse, ristsõna, sudoku või muu nuputamisülesande.
Selline sisu laseb töötajatel vahepeal mõtteid tööpäevast veidi puhata ning soodustab võistluse korral põnevat ja sõbralikku konkurentsi.
Lisaks taolisele sisule võid firmasisesesse uudiskirja lisada mõne naljaloo, -pildi või GIF-i, miks mitte ka huvitava video. Kui otsustad videoid manustada, arvesta sellega, et igaüks ei pruugi seda siiski näha.
Kui sinu ettevõtte poolt kasutatav meiliklient ei kuva HTML-is e-kirjades videoid (näiteks Outlook), saad samas e-kirjas jagada video linki koos kaasahaarava kuvatõmmisega.
- Tutvusta töötaja hüvesid ja eeliseid
Vii töötajad kurssi ettevõtte poolt pakutavate erinevate hüvede ja eelistega. See võib hõlmata näiteks tervisekindlustusplaane, pensionisäästmise võimalusi, sporditoetusi, töötaja allahindlusi või paindlikkust töökorralduses.
Hüvedest rääkimisega aitad töötajate rahulolu säilitamisele kaasa.
- Avalda töötajate endi loodud sisu ja tunnista
Miks mitte julgustada töötajaid ise uudiskirja panustama? Võid e-kirja lisada (püsiva) märke üleskutsega, milles motiveerid igaüht edastama ja pakkuma uudiskirja toimetusele oma kirjutisi, ideid, anekdoote või loomingulist sisu.
Tee töötajate hääl kuuldavaks, tutvustades nende arvamust ja esitledes nende loomingut. Lase jagada oma kogemusi ettevõttes töötamisest, tuues välja positiivseid aspekte ja kasvuvõimalusi või näiteks naljakaid juhtumeid argipäevast.
Probleeme esineb igal pool ning ainult magusalt esitletud infot jagada pole ei aus ega usutav. Seega võid seda rubriiki tehes arvestada, et arvamuslugudes peab saama ka murekohti välja tuua. Sest tõsi see on: jagatud rõõm on suurem, jagatud mure aga väiksem ning see ühendab!
- Pühade ja eriliste sündmuste tähistamine
Uudiskirja kaudu saad tähistada ka aastaaegu ja pühasid ning teisi erilisi sündmusi, mis on sinu töötajate ja ettevõtte jaoks olulised. Jaga huvitavaid fakte ja traditsioone või lugusid, mis on seotud nende sündmustega.
See loob meeskonnatunnet läbi ühise liikumise hooajast hooajani ning vahelduvate aastaaegade teemade kaasamine lisab sinu uudiskirjale soojust, soodustades positiivset töökeskkonda.
Saad luua ka üldiseid uudiskirja osasid inspireerituna muutuvatest aastaaegadest ja erinevatest sündmustest, näiteks "Selle uudiskirjaga tervitame ühiselt kevadet! Kuna loodus on samuti tärkamas, siis vaatame üle meie meeskonna selle kvartali värsked algatused" või "Maa päeva auks osale meie jätkusuutlikkuse viktoriinil! Kutsu ka tiimikaaslased kokku ja vaatame, milline osakond teab meie planeedist kõige rohkem!"
- Avalda juhtkonna sõnumeid ja ülevaateid
Uudiskirja võib lisada sõnumeid erinevatelt osakonnajuhtidelt kuni tegevjuhini välja, et jagada nende visiooni, teateid strateegilistest uuendustest või edastada nende innustavaid sõnumeid kollektiivile.
See aitab töötajatel juhtkonnaga ühenduses püsida ja mõista ettevõtte suunda.
- Üleskutsed osalema ettevõtte kampaaniates
Töötajate aktiivne osalemine erinevates firma turunduslikes ettevõtmistes võib firma turunduskampaaniate haaret oluliselt suurendada. Uudiskirja kaudu saad läkitada üleskutseid kampaaniate kohta sõna levitama, ettevõtte postitusi sotsiaalmeedias jagama ja kommenteerima, kampaaniaga seotud sisu ise looma (nt postitused kampaania hashtagiga) jpm.
Kaalu preemiate pakkumist töötajatele, kes annavad oma aktiivse panuse turunduskampaaniate levikusse või kes suunavad otseselt oma tegevusega uusi kliente ettevõtteni. Lisaks võid kaaluda sisekonkursside korraldamist, kus töötajad saavad tulevaste turundusalgatuste jaoks omapoolseid ideid anda.
Kaasates töötajaid oma turundusnarratiivi, kasvatad uhket tunnet meeskonnaliikmeks olemisest, muutes töötajad kaubamärgi entusiastlikeks saadikuteks.
- Jaga väärt kultuuri- ja elamussoovitusi
Julgusta maailma ja kultuuri avastama, pühendades osakese oma firmasisesest uudiskirjast erinevatele soovitustele – alates raamatutest, muusikast ja kunstinäitustest, kuni taskuhäälingute ja muude huvitavate ressurssideni, mis võivad harida või inspireerida.
Võid kirjutada neist peamisi võtmekohti rõhutavaid lühikokkuvõtteid, millega äratada soovitatava sisu vastu huvi. Niiviisi võid äratada ka põnevad arutelud kollektiivis.
Samuti võiksid küsida ja lisada soovitusi töötajatelt endilt. Seda näiteks hea filmi kohta, mida nad nägid, kontserdi kohta, kus nad käisid, või restorani kohta, kus nad hiljuti parima kogemuse osaliseks said. Sel viisil võimaldad uudiskirjal saada mitte pelgalt ettevõtte väljaandeks, vaid kogu kollektiivi ühiseks platvormiks.
- Korduma kippuvad küsimused ja näpunäited
Kas kätte on jõudnud ebaselged või keerulisemad ajad? Mõni suur projekt tekitab firmas saginat? Tiheda töö tõttu tekib ettevõtetes aeg-ajalt ikka küsimusi ja murepunkte. Milline käesolev aeg ka poleks, käsitle uudiskirjas levinud töötajate poolseid küsimusi või muresid, lisades uudiskirja korduma kippuvatele küsimustele (KKK) veeru. Paku selgeid ja lühidaid vastuseid, mis aitavad kollektiivil tõhusalt erinevates protsessides, poliitikates või süsteemides navigeerida.
Kas oled valmis neid ideid firmasisese uudiskirja loomisel kasutama?
Hästi koostatud firmasisese uudiskirja loomine nõuab hoolikat planeerimist ja koostamist, kuid sellel e-kirjal on vägagi oluline roll ettevõtte edule kaasa aitamisel, olles tähtsaks vahendiks töötajate teavitamisel, kaasamisel ja motiveerimisel.
Ettevõtte uudiskiri on suurepärane vahend, et edastada olulisi ametlikke sõnumeid, tõsta esile ettevõtte kultuuri ja väärtusi ning hoida töötajaid kursis trendidega firma tegevusvaldkonnas. Lisaks võimaldab uudiskiri edastada rõõmusõnumit ettevõtte saavutuste üle, milleni töötajad on ühiselt jõudnud. Sündmuste kajastamine ja firmasisese uudiskirja meelelahutuslik pool aitavad luua meeskonnas mõnusat õhkkonda ja tugevdada sisekultuuri ning ühtsustunnet.
Võimalusi sisuloomeks on palju, seega nopi antud artiklist julgelt ideid, et luua enda ettevõtte jaoks just see firmasisene uudiskiri, mis laseb infol vabalt liikuda ning annab töötajatele edasi teadmise nende panuse olulisusest. Head meiliturundamist!
Kas soovid saada kordumatuid näpunäiteid meiliturunduse parimatest praktikatest? Osale 19. oktoobril TASUTA “Masters of Email Marketing” veebiseminaril ja saad eksklusiivseid teadmisi rahvusvahelistelt meiliturunduse ekspertidelt! Loe lähemalt ja registreeru SIIN!
