Miks on failide varundamine oluline?
Failide varundamine on oluline turvatunde jaoks, et failid on ka siis olemas kui arvutiga midagi juhtub. Näiteks kui arvuti langeb varguse ohvriks, hävineb või nakatub krüptoviirusega.
Sellistel juhtudel on kaks küsimust: esiteks, kas faile on üldse võimalik taastada ning teiseks, kui kaua võtab aega uue arvuti seadistamine sellisele tasemele, et saaks poolelioleva tööga jätkata ning leiaks vajadusel ka muu vajaliku info üles – dokumendid või näiteks fotod olulisematest peresündmustest. Failide väärtus ja töötaja tunnihind ning ajakulu näitavadki, kas ja kui oluline on varukoopiate tegemine teie ettevõttes.
Olulisi asju tuleb hoida. Kui soovid kindlust, et failidega saab alati tööd jätkata, siis siin tavaline kindlustuspoliis ei aita. Varundamine ongi see kindlustuspoliis. Maja kindlustamisel aitab kindlustus selle hävinemise puhul uuesti üles ehitada, arvutiõnnetuse korral aitab varundamine failid uuesti tagasi tuua.
Kasulik on näiteks teha perioodiliselt selline harjutus: asu järgmisel hommikul tööle täiesti puhta arvutiga, ning vaata kui sujuvalt leiad endale vajalikud tööfailid ja isiklikud asjad üles. Kui leiad, siis on need kenasti pilveserveris, võrgukettal või muul andmekandjal olemas. Kui ei leia, siis tulekski investeerida viis minutit ja varundada failid pilve.
Kui lihtne varundamine on?
Failide varundamine pilvekettale on väga lihtne. Tuleb registreerida konto kas Dropboxi, OneDrive’i või Google Drive'i. Siseneda veebilehitseja kaudu enda kontole ning lohistada failid enda arvutist sobivasse pilveserveri kausta. Veelgi lihtsam ja mugavam on laadida enda arvutisse sünkroonimise klientprogramm, mis sünkroonib ühe arvutis oleva kausta automaatselt kõigi muudatustega pilve. See tagab pideva automaatse varundamise koos versiooniajalooga failidest.
Pilveserveris olevaid dokumente võib muuta korraga paljudest seadmetest korraga. Toimetad mingi faili kallal kontoris. Salvestad ära, bussis või rongis saad telefonist tööd jätkata samast kohast ning koju või hotelli jõudes avad selle faili mugavalt suuremas seadmes. Samal ajal saavad teha dokumendis omapoolseid täiendusi või märkusi ka kolleegid või koostööpartnerid.
Kumb on majanduslikult mõistlikum: kas varundada andmed pilve või osta väline kõvaketas?
Varukoopiad välisele kõvakettale võiks ka alati kindlalt olla, kuid seegi peaks olema krüpteeritud ning kaitstud. Internetiga võib aeg-ajalt probleeme olla, seega pakub kõvaketas veel ühte kohta, kuhu andmeid paigutada ja seeläbi riske veelgi hajutada. Võib öelda, et muretsemiseks pole siis põhjust, kui failid varundatakse automaatselt pilvekettale, need on samal ajal ka ühes või mitmes arvutis ning perioodiliselt kopeeritud ka välisele andmekandjale, näiteks välisele kõvakettale.
Kui vaadata majanduslikku poolt, siis vanasti ning ka teatud juhtudel praegu, kasutatakse ühiskasutuses olevate failide hoidmiseks majasiseseid võrguservereid. Siin tuleb aga meeles pidada, et lisaks riistvara ja tarkvara hinnale kulub raha ka hooldusele, näiteks IT-mehe palga näol. Pilvevarunduse korral tuleb maksta vaid ruumi eest ning muu eest kannab hoolt teenusepakkuja. Usun, et see on kordades soodsam ning usaldusväärsem lahendus.
Milliseid faile tasuks üldse varundada?
See on väga oluline küsimus. Tasuta pakettide puhul on pilveserveris salvestusruumi suhteliselt vähe (2-15 GB), kuid 1 TB ehk 1000 GB on piisavalt suur maht, et teha koopia tervest arvutist ning ruumi jääb veel ka tuleviku tarbeks.
Tasuline 1TB OneDrive Business pilvevarundamine on kaasas kõigi Veebimajutus.ee poolt pakutavates Office 365 pakettides rahuldab enamiku kasutajate vajadused ning automaatselt saab varundada pea kogu arvuti sisu. Loomulikult on mõistlik ka prioriteetsed asjad eraldi panna ning jälgida et nendega on kõik korras. Suuremad faile tasub loomulikult varundada andmekandjale või välisele kõvakettale.
Kui arvutis leidub siiski ohtralt pilte, mis kõik pilveteenusesse ära ei mahu, siis on mõttekas kasutada internetis leiduvaid tööriistu, mis pildid väiksemaks teevad. Tänapäeval on need juba üsna head ning tihtipeale ei kaota ka kvaliteedis kuigi palju.
Kuigi teatud juhtudel võivad muudetud pildid olla veidi halvema kvaliteediga, siis vähemalt on need olemas ja ei ole kaotatud kõike.
Varundamise käigus võiks endale pilvekettale luua ka "virtuaalse rahakoti", kus hoida olulisemaid dokumente, kontakte ja muud vajalikku, millele on võimalik igal ajal üle Interneti ligi pääseda – ka siis kui peaksid näiteks unustama või kaotama oma telefoni, dokumendid või rahakoti. Näiteks eraisiku puhul võiks seal olla dokumentide ning oluliste paberite koopiad, ettevõtte puhul olulised lepingud ning näiteks tooteportfooliod, mille kaotamine võiks ettevõttele laastavalt mõjuda.
Kuidas on failid varundatud kujul kaitstud ning mida saab kasutaja ise teha?
Faile hoitakse hästi turvatud serverikeskustes, millest omakorda tehakse varukoopiaid teistesse serverikeskustesse, et riske veelgi vähendada. OneDrive’i puhul asuvad failid Euroopa andmekeskustes ja alluvad Euroopa seadusandlusele. See on positiivne, sest Euroopa nõuded andmekaitse ja privaatsuse osas on kasutajasõbralikumad kui Ameerika omad.
Seega keegi füüsiliselt serveri kaudu andmetele ligi ei saa, kuid siiski on oluline kontod turvatuna hoida, sest enamasti on võimaliku ründevektori puhul siiski kõige nõrgem koht kasutaja ise ja tema arvuti. Tavaliselt tuleks jälgida, et kõik seadmed oleksid enda eemaloleku ajal kindlasti parooliga lukustatud. Sel viisil ei saa keegi lihtsalt seadme juurde astuda ja sinu faile vaadata või kopeerida. Parool peaks olema piisavalt pikk ja keerukas. Seadmete operatsioonisüsteemid ja programmid peaks olema värskendatud nii endal kui ka kolleegidel. Kui veel mitte paigaldada arvutisse piraattarkvara ja kahtlasi programme ning mitte avada kahtlasi linke veebist ja e-postist, võid rahulik olla. Antiviiruse kasutamine on samuti endastmõistetav.
Väga tundlikku infot on mõistlik ka täiendavalt krüpteerida. Krüpteerimata tasub hoida neid faile, mille kallal parasjagu töötatakse.
Millised ohud võivad varundamisega kaasneda?
Kui kasutajakontole ligipääs kõrvale jätta, siis ainukeseks asjaks, mida jälgida on see, et ei jagata valesid asju ning et konfidentsiaalsete failide jagamisel nõuda ka ligipääsuks parooli. Ma ise olen enda pilvekettal teinud eraldi kausta "jagatud failid", kuhu kopeerin vajalikud failid või kataloogid koos failidega ning jagan faile ainult sellest kaustast. Lisaks saab failide jagamisel määrata ka kehtivusaja, mille möödumisel ei ole fail enam ligipääsetav.
Kes veel varundatud failidele ligi saavad?
OneDrive Businessi puhul tuleb arvestada sellega, et ka ettevõtte administraatorid pääsevad vajadusel sinu failidele pilvekettal ligi ning samuti saavad failid distantsilt ka seadmetest kustutada. See kõik on ettevõtte seisukohalt vajalik, et oleks ülevaade ja kontroll sellest mida on jagatud ettevõttest väljapoole ning et töö ei jääks seisma, kui sa ise mingil põhjusel arvuti ligi ei saa.
Kui oled ise firmaomanik ja administraator, siis keegi peale sinu enda su faile ei näe. Teisi kasutajaid oleks mõistlik juhendada, et tööasjade seas ei hoitaks midagi sellist, mida ei soovita kolleegile näidata. Pilveketas sarnaneb selles osas ettevõtte e-posti kontodega, kuhu on samuti ettevõtte IT-administraatoril võimalik vajadusel ligi pääseda. Isiklik ja tööelu on mõistlik eraldi hoida.
