Aitab vaid PDF-arvetest: kõik, mida väikeettevõtja peab e-arvetest teadma

Oled just lõpetanud eduka projekti ja saadad kliendile arve. Salvestad selle PDF-formaati, paned e-kirjaga teele ja jääd raha laekumist ootama. Kliendilt tuleb aga vastus: "Palun saatke e-arve." Kas see PDF siis ei olnudki e-arve? Lühike vastus on: ei olnud. Mida siis teha, selgitab lahti Ilimar Tambek Sliptree-st.

Kuigi algajale ettevõtjale võib e-arveldus tunduda nagu suurkorporatsioonide ja raamatupidajate kauge pärusmaa, on see tegelikult loogiline ja lihtne süsteem, mis säästab aega ning hoiab ära hulga käsitööd. Selles artiklis teeme puust ja punaseks, mis see e-arve täpselt on, miks sinu ettevõte seda vajab ja kuidas selle saatmisega vaevata algust teha.

E-arve vs PDF: mis neil tegelikult vahet on?

Siin tekibki kõige rohkem segadust. Digitaalselt e-postiga saadetud arve ei ole automaatselt e-arve.

PDF-fail on loodud inimsilmale lugemiseks – see on nagu digitaalne paber. E-arve on aga masinloetav dokument, mis edastatakse tavaliselt XML-formaadis. Selles struktureeritud failis on igal andmekillul (arve number, summa, saaja andmed) oma kindel koht. Tänu sellele saab kliendi raamatupidamisprogramm selle automaatselt vastu võtta, ilma et keegi peaks andmeid käsitsi sisse trükkima või tuvastustarkvara kasutama.

Muidugi on PDF-il endiselt oma koht. Tihti saadetakse e-arvega kaasa ka PDF-vaade, et vajadusel saaks inimene seda mugavalt lugeda, kuid süsteemide jaoks teeb töö ära masinloetav fail.

Kellele ja millal peab e-arveid saatma?

Kui teed koostööd avaliku sektoriga - olgu selleks ministeerium, riigiasutus või kohalik omavalitsus, on e-arve esitamine Eestis kohustuslik juba 2019. aastast.

Erasektoris on asjad seni olnud paindlikumad, kuid see on muutumas. Alates 1. juulist 2025 on kõikidel Eesti eraõiguslikel ettevõtetel, kes on end e-arvete vastuvõtjaks registreerinud, õigus nõuda oma tarnijatelt e-arveid. See tähendab, et e-arveldus jõuab peagi iga väikeettevõtjani. Enne esimese arve saatmist tasub alati kliendilt üle küsida, millises vormis ta seda ootab – nii säästad mõlema poole aega.

Miks on e-arveldus sinu ärile kasulik?

E-arved ei ole pelgalt bürokraatlik nõue, need teevad sinu elu reaalselt lihtsamaks.

• Kiirem asjaajamine: otse kliendi süsteemi jõudev arve ei kao rämpsposti ega unune postkasti põhja. Kliendi jaoks on selle menetlemine kiirem, mis võib tähendada ka kiiremat raha laekumist.
• Vähem vigu: käsitsi andmeid sisestades juhtub ikka, et komakoht läheb valesti või kontonumber sassi. Masinloetava arve puhul liiguvad andmed süsteemist süsteemi veatult.
• Keskkonnasõbralikkus ja ülevaatlikkus: failide edasi-tagasi saatmine ja printimine jääb ära ning arvete staatus on paremini jälgitav.

Kuidas e-arve teele panna?

E-arve saatmise protsess ei erine kuigivõrd tavalise arve koostamisest. Erinevus seisneb vaid selles, kuidas sa selle teele paned.

Üldine töövoog näeb välja selline.

1. Koostad arve oma tarkvaras, lisades korrektsed ostja ja müüja andmed, kuupäevad ja maksetähtaja.
2. Lisad toodete või teenuste kirjeldused, hinnad ja käibemaksuinfo.
3. Kontrollid, kas saaja on e-arvete vastuvõtjaks registreeritud (paljud programmid suudavad seda registrikoodi alusel automaatselt kontrollida).
4. Valid saatmisviisiks e-arve ning süsteem teeb ülejäänu – vormistab selle masinloetavaks ja saadab operaatori kaudu saajale.

Saatmiseks on erinevaid tööriistu. Kui arveid on palju, võib olla mõistlik kasutada eraldi e-arve operaatori teenust, mis ühendab erinevaid majandustarkvarasid. Kui saadad arveid harvem, piisab mugavast arve koostamise platvormist (näiteks e-arveldaja või Sliptree), kus e-arve saatmine on integreeritud tavalisse töövoogu.

Piiriülene äri ja salapärane PEPPOL

Mis saab siis, kui sinu klient asub Soomes või Saksamaal? Siin tuleb mängu PEPPOL (Pan-European Public Procurement Online). See on rahvusvaheline võrgustik, mis võimaldab saata ja vastu võtta standardiseeritud e-arveid üle riigipiiride.

Euroopa Liidus põhineb e-arveldus ühtsel standardil (EN 16931). Tänu PEPPOL-võrgustikule saad saata e-arve otse välismaise kliendi süsteemi, sõltumata sellest, millist tarkvara te kummaltki poolt kasutate.

Välismaale arveldades pea meeles ka maksunõudeid. Kui müüd teenust EL-i ettevõttele ja mõlemad olete käibemaksukohustuslased, kehtib sageli pöördmaksustamine. Sellisel juhul märgitakse arvele käibemaksumäär 0%, viide "käibemaksu pöördmaksustamine" (või reverse charge) ja kindlasti kliendi KMKR number.

Millised on kõige levinumad komistuskivid?

Tehnoloogia veab alt harva, enamik e-arvete tõrkeid tekib aga pisikestest inimlikest eksimustest. Välja tasub tuua neli kõige levinumat viga.

• Vale registrikood: süsteemid tuvastavad saaja registrikoodi järgi. Kirjaviga koodis tähendab, et arve ei jõua kohale.
• Puuduv pangakonto (IBAN): Eesti e-arve standard nõuab arve esitaja kontonumbrit. Kui see on puudu, lükatakse arve sageli tagasi.
• Puuduv viite- või ostutellimuse number: suuremad kliendid ja avalik sektor nõuavad arvete automaatseks sidumiseks sageli konkreetset tellimuse numbrit.
• "Aga ma ju saatsin PDF-i" suhtumine: kui klient nõuab e-arvet ja sa saadad PDF-i, võidakse paluda sul arve uuesti esitada. See võib makse teostamise aega edasi lükata.

Kuidas valida endale sobiv lahendus?

Õige tööriista valik sõltub sinu äri mahust. Väikeettevõtjana vali süsteem kasutuslihtsuse, mitte keeruliste lisafunktsioonide järgi, mida sa tegelikult ei kasuta.

Otsi keskkonda, kus saad lihtsalt ja kiiresti valida, kas saadad kliendile tavalise PDF-i või e-arve. Näiteks on eelnevalt mainitud Sliptree platvormil tasuta pakett, mis lubab saata kuni 10 arvet (sh e-arvet) aastas ilma krediitkaarti sidumata, mis on ideaalne lahendus alustavale või väikesemahulisele ärile.

E-arveldus ei ole tulevikumuusika. Masinloetavad arved hoiavad kokku sinu aega, vähendavad näpuvigade riski ja muudavad kogu arveldusprotsessi kiiremaks ja professionaalsemaks. Kui sa pole veel e-arvete saatmisega algust teinud, on praegu parim aeg oma arveldusprotsessid üle vaadata ja leida endale sobiv, lihtne tarkvara.

Kiired küsimused ja vastused (KKK)

Mis on e-arve? Masinloetav elektrooniline dokument (tavaliselt XML-formaadis), mis liigub otse ühest raamatupidamissüsteemist teise.

Kas PDF-arve on e-arve? Ei. PDF on mõeldud inimesele lugemiseks ja nõuab süsteemi sisestamist käsitööna.

Kas e-arve saatmiseks on vaja eraldi operaatori lepingut? Mitte alati. Paljudesse tänapäevastesse arvekeskkondadesse ja raamatupidamisprogrammidesse on see võimekus juba sisse ehitatud.

Kas e-arveid saab saata ka välismaale? Jah, PEPPOL-võrgustiku kaudu, eeldusel, et nii sinu tarkvara kui ka vastuvõtja seda toetavad.