Käes on jälle viimased nädalad, millal enamus mikroettevõtjaid näeb vaeva oma majandusaasta aruande esitamisega, sest juuni lõpus kukub tähtaeg. Kuidas seda teha nii, et järgmine kord ei peaks jälle ohtralt närvirakke kulutama?
Alustame sellest, kes üldse on mikroettevõtja?
Selleks loetakse järgmistele tingimustele vastavat ettevõtjat, kelle aruandekuupäeva näitajatest kaks ei ületa järgmisi näitajaid:
- varad kokku kuni 450 000 eurot
- müügitulu kuni 900 000 eurot
- töötajate arv kuni 10 inimest.
Mikroettevõtja aastaaruanne sisaldab ainult kahte asja: bilanssi ja kasumiaruannet. See ei sisalda rahavoogude aruannet omakapitali muutuste aruannet ning tegevusaruannet.
Seega on mikroettevõtja aruanne lihtsustatud ja lühike, sest eeldatakse, et selle kasutajate ring on väike ja infovajadus piiratud.
Miks on ettevõtte majandusaasta aruanne oluline?
Tihtilugu peetakse majandusaasta aruannet tüütuks kohustuseks. Tegelikult on see hea viis vaatamaks tagasi, kuidas on möödunud aastal ettevõttel läinud.
Lisaks on aruanne ka heaks visiitkaardiks sinu (võimalikele) äripartneritele ja töötajatele. Aruanne annab täpse ja usaldusväärse ülevaate ettevõtte möödunud aasta finantsolukorrast ja majandustegevusest, mis laseb paremini hinnata ettevõtte jätkusuutlikkust, maksevõimet ja ka tulevikuväljavaateid.
Aruanne koosneb järgmistest osadest.
1. Raamatupidamise aastaaruanne
See osa sisaldab ettevõtte majandustulemusi ja finantsandmeid:
- Bilanss – ülevaade ettevõtte varadest ja kohustustest
- Kasumiaruanne – ettevõtte tulud ja kulud
- Rahavoogude aruanne (kohustuslik suurematele ettevõtetele)
- Omakapitali muutuste aruanne (vajadusel)
- Lisad – täpsustavad andmeid ning selgitavad finantsnäitajate sisu.
2. Tegevusaruanne
See on kirjeldav osa, mis annab ülevaate ettevõtte tegevusest aruandeperioodil (majandusaastal). Siin tuuakse välja põhitegevuse valdkonnad ja olulisemad sündmused ning millised on väljavaated järgmiseks aastaks.
Mikroettevõtja majandusaasta aruanne koosneb vaid bilansist ja kasumiaruandest.
Kes või millised asutused on majandusaasta aruande kasutajad?
Majandusaasta aruande peamised kasutajad on järgmised.
- Ettevõtte juhatus – saab aruandest ülevaate ettevõtte finantsseisundist ja kasumlikkusest ning teeb selle põhjal otsuseid.
- Investorid ja potentsiaalsed investorid – hindavad ettevõtte tasuvust ja riske, et otsustada investeerimise või investeeringu jätkamise üle.
- Pangad ja finantsasutused – kasutavad aruannet krediidivõimekuse ja maksevõime hindamiseks enne laenude andmist või nende tingimuste muutmist.
- Hankijad ja äripartnerid – kontrollivad koostööpartneri usaldusväärsust ja maksevõimet, eriti pikaajaliste lepingute puhul.
- Riigiasutused (nt Maksu- ja Tolliamet, statistikaamet) – kasutavad aruannet maksuarvestuse kontrolliks ning majandusstatistika kogumiseks.
- Töötajad ja ametiühingud – saavad aru ettevõtte majanduslikust seisust, mis võib mõjutada nende töötingimusi või töökoha stabiilsust.
- Audiitorid ja nõustajad – hindavad aruande kvaliteeti ja korrektsust ning annavad vajadusel järeldusotsuse (audit või ülevaatus).
Mida on vaja teada ja ette valmistada, enne kui asuda aruannet koostama?
Aastaaruande koostamise eelduseks on, et raamatupidajal oleks juurdepääs andmetele ja järgmistele keskkondadele:
- panga väljavõtted kõikide kontode kohta, ka investeerimiskontod, mida ettevõte kasutas möödunud majandusaastal, hetkel siis 2024. aasta kohta
- ligipääs müügi- ja ostudokumentidele (ostuarvete kiireks töötluseks soovitan CostPocketit)
- ligipääs raamatupidamisprogrammi, mida kasutatakse (soovitan selleks näiteks Merit Aktivat)
- ligipääs e-MTAsse, et kontrollida maksusaldosid ja vajadusel teha korrektuure
- ligipääs äriregistrile, et esitada aastaaruanne.
Kui kõik ligipääsud ja dokumendid on olemas, saab aastaaruande koostamisega alustada.
Kus teha majandusaasta aruannet ja kuidas seda esitada?
Tehniliselt on võimalik majandusaasta aruannet koostada kasvõi Excelis, aga soovitan soojalt kasutada raamatupidamisprogrammi, kui on tegemist vähegi aktiivsema ettevõttega, kus on rohkem tehinguid, mitmeid tegevusvaldkondi ja/või töötajaid.
Raamatupidamisprogrammist saad kohe näha finantsseisu, võrrelda andmeid mitme aasta lõikes, teha targemaid ja strateegilisemaid otsuseid. Programmi kasuks räägib ka see, et raamatupidamiskohustuslasel on kohustus säilitada kõiki algdokumente seitse aastat. Merit Aktivas on kogu dokumentatsioon turvaliselt arhiveeritud pilve.
Kuidas Merit Aktivas lihtsamaid asju ise teha? Selle kohta olen teinud õpiampsu Veebikooli ettevõtjatele grupis.
Kui aruanne on koostatud, siis tuleb see esitada äriregistrisse e-äriregistri kaudu: ariregister.rik.ee.
Milline on suurim mure aastaruannete koostamisel?
Viimaste kuude kogemuste põhjal näen sageli, et dokumendid on läinud kaotsi. Tihti ei mäleta me isegi, mis eelmisel nädalal ostsime, rääkimata kuue või 12 kuu tagusest ajast. Loomulikult, see toob kaasa stressi ja taaskord potentsiaalselt suurema maksukoormuse.
Juhul, kui sa nüüd majandusaasta aruannet koostades avastad, et mõni ostudokument on kaduma läinud, siis on kolm võimalust:
- Palu arve uuesti saata (arvesta, et see on sinu aeg, mida selleks kulutad).
- Kanna enda eraisiku kontolt see summa ettevõtte kontole (see on sinu rahaline kulu, sest sinu isiklikust rahast on juba maha läinud palgamaksud).
- Maksa kaotatud arve pealt tulumaksu, kuna sellist kulu loetakse ettevõtlusega mitteseotud kuluks. See on kõige kulukam variant nii ajaliselt ja rahaliselt. Lisaks tuleb esitada TSD ehk tuludeklaratsioon, mille alusel tekib riigile tasumisele kuuluv tulumaks. Siin on alati võimalus kasutada ka raamatupidaja abi.
Kui raamatupidaja teeb aruannet kord aastas, siis võib näiteks selguda, et mitme kuu jooksul on mitu dokumenti n-ö “lennus”, seega võib tekkida olukord, kus tuleks esitada TSD-sid tagasiulutavalt, mis toob omakorda lisaks tulumaksukohustusele ka maksuametile intressi tasumise kohustuse.
Hoolsus ennekõike!
Ettevõtlusega alustajale soovitan teha kohe alguses konsultatsioon raamatupidajaga, sest see tagab selle, et saab kohe algusest peale kõik korrektselt tehtud. Näiteks tasub ostudokumendid üles pildistada CostPocket’i abil ja kohe raamatupidamisprogrammi saata.
Lisaks torkab tihti silma, et ettevõtjatel on ebamõistlikult palju erinevaid kontosid erinevates pankades. Kui aruannet tegema hakatakse (üldjuhul järgmise aasta kevadel), on need kontod juba suletud ja info kättesaamine ning suhtlus pangaga koormav. Arvatakse, et kui konto on praeguseks hetkeks suletud, siis miks enam sellele vaja ligipääsu infot saada?
Ettevõtte raha kasutatakse tihti ka isiklike ostude tegemiseks. Kui isiklikud ja ärilised tehingud on segamini, on hiljem väga keeruline aru saada, millised kulud olid seotud ettevõtlusega ja millised mitte. See raskendab aruandlust ning võib tekitada probleeme maksudega. Isiklikud, ettevõtlusega mitteseotud kulutused ettevõtte raha eest tuleb deklareerida ja sellele lisanduvad erisoodustusmaksud.
Kuidas neid olukordasid vältida?
Kõige lihtsam lahendus on luua toimiv süsteem ja hoida dokumentatsioon pidevalt korras.
Kui sul on kasvõi kord kuus kasutada raamatupidaja, kes pilgu peale viskab ja süsteemi toetab, on see juba tunduvalt soodsam kui aruande esitamise tähtaja eel viimasel hetkel "tulekahju kustutamine".
Miks on oluline hoida raamatupidamisel silma peal just igakuiselt, mitte ainult kord aastas?
Kui mõtled, et igakuine raamatupidamisteenus on kulu, mida saab vältida, siis hiljem võib selguda, et tegelikkus on täpselt vastupidine – regulaarne raamatupidaja abi kasutamine aitab hoopis raha säästa ja riske vältida.
Kui sul on raamatupidaja, kes hoiab iga kuu ettevõtte numbritel silma peal, siis ta teeb enamasti järgmisi olulisi asju:
- paneb tehtud kulud õigetele kulukontodele
- teab, kui palju sul on veel ruumi maksuvabade kulude jaoks (näiteks esinduskulud, tööandja tervisekulud jms)
- annab nõu, kuidas kulusid planeerida, et maksimaalselt ettevõtte kasuks kasutada, ilma et läheksid seaduses lubatud piirmääradest üle.
- saadab sinu klientidele meeldetuletusi tasumata arvete kohta.
Kui sa piirmäärad ületad, tuleb see osa maksustada – ja see tähendab lisakulusid.
Maksuvabadest kuludest tegin ülevaatliku PDF dokumendi “Maksuvabad kulud”, mille saad endale tasuta alla laadida siit: triinparn.com/maksuvabad-kulud/.
Raamatupidajast on suur abi, kui tasud endale töötasu. Kui deklareerid ise palka ehk esitad TSD-d ja libastud, võib see selguda alles mitmeid kuid hiljem, et maksud on valesti arvestatud. Igal juhul tuleb siis esitada parandusdeklaratsioon, aga halvemal juhul lisanduvad intressid ja trahvid. Raamatupidaja jälgib siingi, et kõik oleks õigesti vormistatud ja esitatud.
Kulu asemel investeering
Raamatupidaja jaoks on raamatupidamine ja majandusaasta aruande koostamine tavaline töö, mis tähendab, et asjad saavad tehtud kiiresti. Kasulik investeering, mis toob endaga kaasa rahuliku meele, väiksemad riskid ning reaalse rahalise kokkuhoiu.
Raamatupidaja on justkui väravavaht, kes üritab igat senti kinni püüda ehk siis selle jaoks dokumente kätte saada. See on koostöö ettevõtja ja raamatupidaja vahel.
Kuidas raamatupidamise teenust kasutama hakata?
Soovitan alati enne koostööd teha videokõne.
Tänapäeval on paljud raamatupidajad aktiivsed ka sotsiaalmeedias. See tähendab, et sa saad juba enne vestlust aimu, milline inimene ta on, kuidas mõtleb ja milline on tema tööstiil. Lisaks jagavad paljud tasuta kasulikku infot – videokoolitusi, PDF-juhiseid ja nõuandeid, mis annab aimu, milline on tema tööstiil ja milline võib koostöö välja näha.
Videokõne võimaldab sul hinnata, kas teil tekib hea klapp, kui arusaadavalt oskab ta keerulisi asju selgitada, kas ta mõistab just sinu ettevõtte vajadusi.
Usaldus ja suhtlus on edu aluseks, eriti finantsasjades. Seega – enne koostööd kindlasti kohtuge kasvõi videokõnes. See väike samm annab palju kindlust juurde.
Mida oodata tehisaru ja automatiseerimise rollist raamatupidamises?
Tänapäeva raamatupidamine ei tähenda vaid arvete käsitsi sisestamist – igasugune tehnoloogia, eriti tehisaru, on muutnud selle töö oluliselt tõhusamaks ja nutikamaks.
Näiteks CostPocket võimaldab kiiresti ja mugavalt saata tšekid ja arved otse raamatupidamistarkvarasse. Programmid, mis kasutavad tehisintellekti, aitavad oluliselt raamatupidaja tööd kiirendada.
Lisaks on oluline välja tuua, et alates 2025. aasta 1. juulist jõustuv seadus sätestab kõigi raamatupidamiskohuslaste õiguse nõuda müüjalt e-arve esitamist – selleks peab end märkima äriregistris e-arvete vastuvõtjaks.
Ettevõtjale tähendab AI ja automatiseerimine seda, et on rohkem aega tulusid teenida. Tavaliselt kipub alustaval ettevõttel olema kulud suuremad kui tulud. Seega peaks panustama mitte ainult kulude vähendamisele, vaid hoopis tulude suurendamisele. Selle asemel, et iseendale raamatupidamist teha, otsida kulutšekke ja majandusaasta aruannet kokku panna, tuleks aeg suunata sinna, kus see päriselt raha toob.
Esimest korda hakkab alustav ettevõtja mõtlema raamatupidaja peale siis, kui lõpeb esimene majandusaasta ning just siis tekivadki olukorrad, millega pole varem kursis olnud. Mida rohkem sa ennast erinevate asjade vahel killustad, seda kehvem on lõpptulemus.
Esimene majandusaasta möödub linnutiivul ja siis mõtledki viimasel hetkel, et aruanne vajab koostamist, ma lähen ja loen juhendit, hakkan tegema, ilmneb asjaolu, et mõni dokument on kadunud, mis ma siis nüüd teen? Aeg aga läheb ja tegelikult oleks vaja teenida tulusid. Väärtusta hoopis enda aega, raamatupidaja saab siin olla abiks seadustega kursis olles ja tema kohalolek aitab ära hoida mõttetuid kulusid.
Eks oma kodus oleme ikka kõik peakokad, aga kui lähed päris peakoka restorani, siis mõistad, mis vahe on peakokal ja peakokal. Ja tasub meeles pidada, et parandamatuid vigu ei ole, alati leidub lahendus.
Majandusaasta lõpus ka üks minu vanema kolleegi ehk ema kalambuur. Ta ikka pärib, kas juba selle asutuse numbrid on looditud. See tähendab siis meie keeli, et kas aastaaruanne on juba koostatud.
Kui sa vajad abi raamatupidamisega, siis kirjuta triinparn.com.
