Kuidas korraldada suurüritust?

Suurürituste korraldamine on suur ettevõtmine, kuid väga vajalik, kui soovid oma valdkonna inimesed - nii tegijad kui kliendid kokku tuua. Mismoodi see käib, selle telgitagustesse paotab ust sTARTUp Day festivali korraldaja Ermo Tikk. Tartu suurüritus toimub 8. detsembril. Eelmisel aastal oli festivalil kohal 2800 külalist, sada idufirmat ja 70 investorit.

Millised on Sinu kogemused suurürituste korraldamisega?

Olen ürituskorraldusega kokku puutunud juba mitmeid aastaid. Enamus kogemusest tuleb väikeürituste korraldamisest ning suurüritustel mõne konkreetse rolli täitmisest. Kokku olen tegelenud spordi- ja meelelahutusürituste ja -festivalide korraldusega (nii kohalike kui rahvusvaheliste) ning täitnud logistika, turunduse, vabatahtlike juhi ja delegatsioonijuhi rolle.

Esimese sTARTUp Day (2016) korralduses täitsin turundus- ja kommunikatsioonijuhi kohustusi ning sel aastal võtsin peakorralduse eelmiselt peakorraldajalt üle.

Mis on suurte ürituste korraldamisel kõige olulisemad asjad, mida silmas pidada?

Rahvusvahelise suurürituse juures on kriitilise tähtsusega tugev meeskond. Tiimi on vaja inimesi, keda on võimalik täielikult usaldada, kelle ürituse tervik-visioon ei ole märkimisväärselt erinev peakorraldaja omast ning kes võtavad mõne võtmetegevuse enda vastutada.

Oluline on meeskonnaga ühiselt seada selged eesmärgid ja tähtajad, mis hetkeks peab olema korraldus millises staadiumis. Näiteks ürituse programm ja esinejad peavad olema piisavalt varakult teada, et turundusmeeskond saaks võtta vajaliku informatsiooni oma tegevuses sisendiks.

Millega algajad tavaliselt eksivad?

Ürituskorraldajate seas on minu hinnangul levinuimaks probleemiks enda vähene distantseerimine teatud korraldusprotsessidest. Suurürituste puhul on tegevusvaldkondi palju ning üks inimene ei jõua süvitsi kõigega tegeleda. Seega on vajalik ülesannete delegeerimine ning vastutusalade jaotamine meeskonnas.

Teiseks probleemiks on korraldusplaani puudumine – ürituse vastutav korraldaja peaks alati omama ülevaadet, mis seisus kogu protsessiga ollakse ning mis on vaja veel ära teha. Omavahel seotud tegevuste puhul hilinenud tegevused võivad takistada sidustegevust. Samuti sõltuvad paljud protsessid välispartneritest, kellega suhtlus võtab aega. Näiteks tehnilise produktsiooni planeerimise viimasele hetkele jätmine võib tekitada keerulise olukorra, kus partneril ei pruugi olla vajaminevat tehnikat soovitud kuupäeval saadaval või ei jõua muutunud soovidele vastu tulla.

Kolmandaks, kuid mitte vähem tähtsaks võib pidada riskide maandamist. Kogenud ürituskorraldaja oskab ette näha võimalikke riske. Vähese kogemusega ei pruugi osata mõelda näiteks probleemidele, kui mõni esineja viimasel hetkel oma osaluse tühistab, kui tehnika ei tööta või tellitud inventar ei jõua õigeks ajaks kohale.

Kas ürituste korraldamist saab kuskil ka õppida ja kus?

Ürituskorralduse õppimiseks on parim variant alustada väiksemate ürituste korraldamisest, liikuda järjest suuremateni ning osaleda (suuremate) ürituste korraldusprotsessis järk-järgult kandvama rolliga. Läbi praktika ja kogemuse õpib tundma ürituse korraldamise erinevaid tegevusi ning nende võimalikke ohukohti.

Projektijuhtimist ja turismikorraldust on võimalik õppida mitmetes koolides, näiteks Tartu Ülikooli Pärnu Kolledžis. Ürituskorraldusega on tugevalt seotud ka majandus-erialad.

Oskad Sa öelda, millised on kõige paremad eeldused, et selle valdkonnaga tegelema hakata?

Sihikindlus, kohanemisvõime ja hea suhtlemisoskus.

Millised on Sinu järgmised suuremad ettevõtmised ja kuidas need praegu on kulgenud?

Hetkel on minu suurim ettevõtmine sTARTUp Day 2017 korraldamine. Olen teised projektid suures osas tahaplaanile jätnud ning igapäevaselt keskendun sellele.

Oleme meeskonnaga kenasti järje peal, programm on lukus ning tegeleme esinejate väljakuulutamise ning logistikaplaanide tegemisega. Tehnilised küsimused saavad lähinädalatel paika. Turundus ja müük tegutsevad hoogsalt kuni ürituse möödumiseni. Alla 50 päeva toimumise alguseni tähistab hetke, kus üritus on peaaegu käegakatsutav ja tegeleme detailide, mitte üldkontseptsiooniga.

Mis on lühidalt sTARTUp Day ja kes sinna tulevad?

sTARTUp Day on ärifestival, kuhu ootame nii alustavaid ettevõtjaid ja ettevõtteid kui ka kogenud ärimaailma eksperte. Meie fookuses on varajase staadiumi ettevõtlus ehk festivali sisulise poolega anname inspiratsiooni ja teadmisi ärimaailmas vigade vältimiseks ning õigete otsuste tegemiseks. Festivali nimi on mõneti petlik, me ei ole mitte ainult startuppidele (iduettevõtetele) suunatud üritus, vaid kindlasti on oodatud kõik ettevõtlikud inimesed.

Meil on kolm lava rahvusvaheliste ettekannete ja paneeldiskussioonidega, eraldi lava liftikõnede võistlusteks, suur demoala idufirmadele, korporatsioonidele ning tugistruktuuri organisatsioonidele, 12 seminari spetsiifiliste teadmiste edasiandmiseks ning mitmeid võimalusi oluliste inimestega kohtumiseks ja tutvumiseks.

Kuidas sinna välisesinejaid meelitad ja kust leiad?

Välisesinejate leidmiseks kasutame väga palju ära olemasolevaid kontakte. sTARTUp Day korraldusega on seotud kogu Tartu ettevõtlus-tugistruktuur ning meil on võimalik kasutada 9 erineva organisatsiooni kontaktvõrgustikku. Meeskonnaga ühiselt on leitud festivali fookusteemad ning kõik on pakkunud välja võtmeesinejaid.

Läbi sarnaste ürituste koostöövõrgustiku oleme välismaal käinud uusi tutvusi ja esinejaid otsimas ning teistelt üritustelt esinejaid omale värbamas.

Nii mõnegi esinejaga oleme võtnud otse kontakti ning seni on kandidaadid tundud huvi meile rääkima tulemast. Need, kel sel aastal ürituse kuupäevad ei sobi, saame panna järgmise aasta esinejakandidaatide sekka.

Kes oli kõige suurem väljakutse sTARTUp Day´le esinema saada ja miks?

Me oleme olnud piisavalt õnnelikud ning suuri väljakutseid esile pole tulnud. Esinejate leidmisel tuleb kooskõlastada nende graafikud ja logistilised plaanid ning kindlasti on keerulisem seda teha kaugemalt tulevate esinejatega. Õnneks pole kriitilisi tagasilööke olnud ning mõningate ümbermängimiste ja kohendustega komplekteerisime selleks aastaks väga põneva programmi.

Kindlasti tooksin põnevamate esinejate seast esile Rick Rasmusseni USAst, Nanci Govinderi Šveitsist, Howard Kingstoni ja David Becketti UKst, kuid neid võikski ette lugema jääda.

Kui suur on meeskond, kes sedalaadi üritusi korraldab?

Meeskonna võib jagada kaheks. Põhimeeskond, kes tegelevad üritusega aastaringselt ning täiendav meeskond, kes liitub ürituse lähenedes. Põhimeeskond koosneb umbes kümnest inimesest, kes erineva koormusega üldkontseptsiooniga varakult tegelevad. Sealhulgas on suur roll lisaks peakorraldajale programmil, turundusel ning partnerlussuhetel. Suve lõpus täieneb sTARTUp Day põhimeeskond kuni paarikümne inimeseni ning ürituse päeval koos vabatahtlikega kuni 100-150 inimeseni.

Mismoodi rollid on selle ürituse korraldustiimis jaotatud, kes mida teeb?

Peakorraldaja vastutab ürituse üldkontseptsiooni eest ning juhib ülejäänud valdkondade tööd. Lisaks tegeleb tehnilise produktsiooniga ning suhtleb tehnilise partneri ja ürituse lokatsiooniga.

Võtmevaldkondadel on eraldi juhid ja meeskonnad – nendeks on programm, turundus ja kommunikatsioon, müük, partnerlus, kõrvalüritused ning vabatahtlikud. Iga võtmevaldkonna all on tegevused omakorda jaotatud ning iga tegevuse eest vastutab konkreetne meeskonnaliige.

Millised on tehnilised väljakutsed sellel üritusel?

Tehnilised väljakutsed erinevad aasta-aastalt. Sel aastal on kõige keerulisemaks küsimuseks kahe hoone ühendamine detsembrikuu tingimustes (ilm, temperatuur). Põhitegevused toimuvad meil AHHAA teaduskeskuses ning peasaal koos järelpeoga on paigutatud kõrval asuvasse Turu spordihoonesse. Majade ühendamiseks ehitame ca 1000 m2 suuruse telgi, mis eeldab soojustust, kütet ning keerulist ehitusprotessi.

Lisaks on väljakutse viia tehniline plaan piisavalt detailidesse, et katta nii konverentsi kui järelpeo vajadused ning kommunikeerida meeskonnale ja vabatahtlikele lühikese aja jooksul tehtavad muudatused päevase ja õhtuse programmi vahel.

Kuidas üritust turundatakse ja mismoodi osalisi kutsutakse?

Ürituse turundus on suures osas keskendunud internetiturundusele. Kasutame nii erinevaid sotsiaalmeedia kanaleid, reklaampindu kui ka meiliturundust. Vähemal määral kasutame printlahendusi ning avalikke reklaampindu. Traditsioonilise reklaami kõrval on olulisel kohal sisuturundus ning otsesuhtlus. Meie üheks tugevuseks on partnervõrgustik, kelle kaudu jõuame oma kommunikatsiooni-sõnumitega klientideni.

Piletimüük toimub läbi kodulehe (www.startupday.ee).

Mis sTARTUp Day´l lähemalt toimub lisaks ettekannetele ja mida külastajatele näidatakse?

sTARTUp Day on festival, mille peamiseks eesmärgiks on inspiratsiooni ja teadmiste andmine ning koostöö soodustamine. Lisaks ettekannetele ja paneeldiskussioonidele kolmel laval on võimalik näha, kuulda ja katsuda tänase ettevõtlusmaastiku uusi ja tuttavaid näiteid.

Meil on eraldi lava liftikõnede võistlusteks, kus kogu päeva vältel väga erinevad ettevõtted ja startupid oma ideesid tutvustavad. Üle mitme saali on välja tulemas arvukalt ettevõtteid oma tooteid-teenuseid tutvustama.

Tuues kokku sedavõrd palju ettevõtlikke inimesi on olulisel kohal omavaheliste kontaktide loomise soodustamine, milleks on mitmesuguseid võimalusi – vabad alad, läbi üritusrakenduse ette lepitavad kohtumised ja järelpidu.

Neile, kes soovivad oma teadmistepagasit täiendada spetsiifilisemate teadmisega on võimalik osaleda seminarides ja töötubades. sTARTUp Day kõrval peab oma juubelit Eesti äriinglite võrgustik ning paljud neist on tulemas festivalile uute põnevate ideedega tutvuma. Ehk tegevust on nii päris alustavale kui ka kogenud ettevõtjale, nii iduettevõttele kui traditsioonilistele ettevõtetele.

Kas idufirmadele korraldatav megaüritus on teistsugune kui mõni muu ärikonverents? Mis on erinev?

Peame meie ürituse juures kindlasti silmas vaba õhkkonda. Kui vaatame moodsa ärimaailma trende, siis ettevõtluse formaat ja suhtlus on muutunud vähem formaalseks. Samas on paljud konverentsid endiselt suhteliselt formaalsed üritused. Oleme oma kontseptsioonis võtnud inspiratsiooni meelelahutuslikest festivalidest ning loome vaba õhkkonna, kus on kõigil mugav ja hea olla, tegevusi palju ning inimesed avatumad.

Klassikalistest idufirmade konverentsidest ning spetsiifilistest ärikonverentsidest erineme oma laiahaardelise programmi ja sisu poolest. Me ei korralda festivali vaid iduettevõtetetele, vaid loodame arendada ka iduettevõtete ja korporatsioonide vahelist koostööd ning suhtlust. Tänases muutuvas majanduskeskkonnas on neil üksteiselt vastastikku palju õppida.

Jaga
Nõuandja