Kuidas veebilehti tulemuslikult tellida?

Kodulehe tellimine pole turutehing “kurgid sulle, raha mulle”, vaid vajab ka inimeste vastastikust klappi ja juba ette ootamatuste arvestamist. Kuidas tellida veebilehti nii, et kõik rahule jääksid, räägib disainiettevõtte NOPE partner ning aastaid veebiprojektide juhtinud Kristel-Maria Kadajane

Millele peaks veebilehe tellija mõtlema enne kodulehe tellimist? 

“Mul on veebilehte vaja,” on üsna sageli esimese e-kirja sisuks, mis meile saadetakse. Mõnikord on lähteülesanne juba täpsemalt kirjeldatud, ning sellisel juhul läheb edasine üsna ladusalt, kuid enamasti on mitmed olulised detailid läbi mõtlemata ja suurem töö alles algab. 

Esimesed olulised küsimused on alati mitte otseselt veebi, vaid kliendi enda kohta – millega ettevõte tegeleb, kes on lehe sihtgrupid ning kuhu veebileht ettevõtte strateegias sobitub. See on ka tüüpilisi kitsaskohti, mida veebilehte tellides tehakse ehk mõeldakse vaid ühele sihtgrupile, näiteks klientidele. Tegelikkuses on paljudel vähemalt kaks sihtgruppi – kliendid ja töötajad. Iga sihtgrupi jaoks tuleks veebilehe sisustrateegia aga läbi mõelda ja vastavalt disainida. Sellest olenevad ka edasised turundustegevused. 

Lisaks on kriitilise tähtsusega see, kui palju aega ettevõttel on veebiprojekti võimalik panustada. Nii mõnedki projektid lähevad üle tähtaja, sest ei ole arvestatud töömahuga, mida veebiprojekt nõuab – vaja on anda tagasisidet disainile ja arendusele, luua sisu või testida. Tellija peab määrama konkreetse inimese enda tiimist, kes kogu projekti vältel on kontaktisikuks ning kellele on eraldatud aega teemaga tegelemiseks.

Millised on kodulehe tüüpilised eelarved? 

Eelarved sõltuvad üsna otseselt lähteülesandest ehk sellest, mida teha on vaja. Rätseplahenduste puhul on vaja veebilehe disaini ja arendust, ning olenevalt kliendist ka sisuloomet, SEO ning analüütika sisseseadmist. Eelarved kipuvad olema turul seinast seina ehk ainult hinna järgi ei soovita endale pikaajalist partnerit siiski valida. Alati ei ole kõige kallim pakkuja kõige parem ning vastupidi ka – kõige odavama pakkuja puhul võib tulla ette ootamatuseid, mis hiljem kogueelarvet kõvasti kergitavad. Seetõttu on oluline ka teha lisaks kirjavahetusele ka vähemalt üks kõne, et saada aru, kas päriselt on ka inimlikul tasandil klapp olemas. 

Soovitan anda ka juba ligikaudse eelarve. Digilahenduste puhul saab tegelikult olenevalt ajaraamist ja eelarvest mõelda erinevaid viise, kuidas samaväärse tulemuseni jõuda ning kui on ette teada mänguruum, siis teab, kuidas ülesandele läheneda. 

Tasub mainimist, et veebileht eeldab püsivaid investeeringuid. Arvestada tuleks majutuskulude, domeenitasude kui ka regulaarsete veebilehe hoolduskuuridega, et leht oleks turvaline ja ajakohane. Turg ja konkurendid muutuvad kiiresti ja seetõttu ei tasu ka veebi riiulisse seisma jätta. 

Kuidas klient veebitehnoloogiaid sügavamalt tundmata arendajale oma soove paremini arusaadavaks saaks teha?

Õnneks ei pea tellija tehnoloogiatest väga palju jagama. Kõige olulisem on tellija poolelt kirjeldada veebilehe äriline vajadus ja kriteeriumid, mille siis veebilehe arenduspartner tõlgib tehnilisse keelde. Enamasti käib see ka juba pakkumise koostamise juurde, et agentuur analüüsib vajadused ning pakub välja võimaliku lahenduse. Muidugi juhul, kui lahendus on keerukamat laadi ning nõuab sügavamat tehnilist analüüsi, võidakse see töö ka eraldi tellida. 

Milline on hea lähteülesanne kodulehe tellimiseks? 

Muidugi on iga klient ja koostöö erinev, kuid üldistades on protsess selline: 

Kõigepealt leiab klient oma tee agentuurini ning kirjutab, et vajab veebilehte. Parimal juhul on kirjaga kaasas ka juba täpsem lähteülesanne. Hästi koostatud lähteülesandes on kirjas lühidalt ettevõtte taust ning tegevused; veebiprojekti täpsem kirjeldus ehk millist veebilehte on vaja, millised on ootused veebilehe kasutajakogemusele ja tehnilisele poolele, kui võimalik siis ka funktsionaalsed nõuded. Eriti hea, kui lähteülesandes oleks kirjas ka veebilehe sisustruktuur ehk kirjeldatud, millist sisu veebilehel peaks kuvama. 

Samuti peaks olema toodud ajaraam ehk millal on projekti eeldatav valmimisaeg ja eelarve. Sellest sõltub, kas agentuuril on üldse võimalik pakkumist teha. Veebikujundusele mõeldes on oluline detail ka see, kas ettevõttel on olemas kaasajastatud brändiraamat. Kui seda pole, saab selle muidugi luua või mõelda koos välja mõni muu metoodika veebilehe disaini loomiseks.

Kuidas küsida veebilehe pakkumisi nii, et neid oleks võimalik omavahel võrrelda?

Üks lihtsamaid näitajaid, mille järgi võrrelda, on muidugi hind. Tellija saab ilmselt kallimaid ja odavamaid pakkumisi, ning numbreid on muidugi lihtne omavahel võrrelda. 

Veebilehe tegijate puhul otsitakse enamasti ikkagi pikaajalist partnerit, kes lisaks selle algsele lehe tegemisele jääb ka pärast seda hooldama ja edasiarendama. Heas koostöös pakub veebilehe arenduspartner ka ise lahendusi, kuidas veebilehte täiendada ning veel paremaks muuta. See aga eeldab head klappi ja mõnusat sümbioosi tellija ja tegija vahel. Seda üksnes numbrite ja kirjateel ei mõõda. Seetõttu soovitan alati teha ka vähemalt üks kõne, kus selle tunde kätte, kas koostööl oleks jumet või mitte. 

Muidugi on võrdluse aluseks ka see, et kõik pakkujad on saanud sama info. Selleks peab juba algselt välja saadetav lähteülesanne olema hästi kirjutatud ja kõigile saadetud. Kui keegi küsib täpsustavaid küsimusi, siis vastus tuleks edastada kõigile pakkujatele. See tagab, et erinevad tegijad hinnastavad sama tööd. 

Kui pakkumised on käes, siis tuleks pakkumises hinnata tuleks metoodikat, millega veebilehe tegija plaanib tulemuseni jõuda; vaadata, mis on üleantav osa projekti lõpus, milline on garantii ja tehniline tugi. Samuti tasub uurida, milline on varasem kogemus veebimaailmas ning milline tehnoloogia valitakse.

Kuidas hinnata töö mahtu veebi arendamisel – kui kaua võib aega minna, kui palju inimesi peaks sellega tegelema arendaja ja tellija poolelt?

Kui tellija pole just ise pikaajalise veebidisaineri või arendaja taustaga, siis soovitan töömahu hindamise jätta spetsialistile. Enamasti kiputakse töö mahtu alahindama ning see toob kaasa selle, et enda kampaaniates või tegevustes jäetakse projekti valmimiseks liiga vähe aega. See tähendab liigset kiirustamist mõlemalt poolelt, palju stressi ja võibolla ka ebakvaliteetse töö. 

Mida saab aga tellija hinnata, on see kui palju aega on tema tiimil projektile pühenduda. Kui tellijal pole reaalsuses aega ning pole kedagi, kes saaks muude tööülesannete kõrvalt tegeleda ja puudub võimalus ka palgata vastav inimene, soovitan veebilehe tellimus edasi lükata aega, kui see ajaressurss vabaneb.

Kas projekti jooksul saab ka lähteülesannet muuta? 

Hästi lihtsustatult jaguneb veebilehe tegemise protsess ettevalmistavaks faasiks ehk analüüsiks, veebilehe disainiks, veebilehe arenduseks, testimiseks ja optimeerimiseks, sisuloomeks, lansseerimiseks ja seejärel järeltoeks.

Kui tegu pole agiilse protsessiga, siis lepitakse enamasti kokku selles, et muudatusi teeme veebilehe disainifaasis ning kui disain on kinnitatud, siis läheb see edasi arendusse. Arenduse jooksul disainimuudatuste tegemine tähendab muudatusi ka eelarves ja ajaplaanis, kuna iga muudatus tähendab disaini uuesti lahtivõtmist, itereerimist ja ilmselt ka juba tehtud arenduse ümberkirjutamist. Muidugi on veebilehe tegijad võimalikult paindlikud, kuid kui ajaga on kitsas, siis peab ka projekti skoop olema üsna selgelt paigas juba algusest peale. Seetõttu on ka eriti oluline just ettevalmistavas faasis ja disainis kogu äriloogika kirjeldamine. 

Milliseid metoodikaid veebiarendusel kasutatakse? 

Metoodika võib tähendada siin paljusid erinevaid asju. Rääkides ajast ja eelarvest, on näiteks kaks võimalikku varianti. 

Enamasti on tellijatel paigas kindel kuupäev, millal veebilehte on vaja ja üsna sageli ka kindel summa, mida nad saavad veebilehte investeerida. See tähendab, et aeg ja raha on fikseeritud ning sellega koos ka suuresti lähteülesanne. Sellisel juhul pannakse täpselt paika, mis mahus tööd tehakse disaini ja arendusetappides, millised on funktsionaalsused jne. Selle lähenemise puhul on eriti oluline kirjeldada lähteülesanne nii täpselt kui võimalik juba päringut saates, sest ruumi vigadeks ning ümbertegemisteks on vähe. 

Teine viis on mõnevõrra paindlikum ehk tegu on agiilsema meetodiga. Ka sellisel juhul on paigas eesmärgid, mida on vaja saavutada, kuid kogu protsess on paindlikum ja enamasti ajaraamid ja eelarved on paindlikumad. Alustatakse olulistest ja ärikriitilistest funktsionaalsustest ja kasutajateekondadest ning vastavalt progressile ja võimalustele jätkatakse jooksvalt. See meetod sobib siis, kui mingil põhjusel pole võimalik lähteülesannet täpselt kirjutada ja tellija tahab jätta endale paindlikkust teha jooksvalt projektiplaani ja prioriteetidesse muudatusi. 

Millised on tüüpilised vead veebiarenduse mahu hindamisel?

Üks levinumaid vigasid on see, et eelarveid ja ajakulu hinnatakse liiga madalalt ning reaalsuses kulub rohkem aega nii töötundides kui ajaraamis. Kel on tegu esimese projektiga, see ei arvesta ka projektiplaani testimise, sisu loome ja sisestamisega seotud tunde, mistõttu võib tulla ootamatult see tööhulk, mis kulub veebilehe lõplikuks viimistlemiseks ja valmisseadmiseks. 

Lisaks kipub meelest minema, et oma tulu tagasi teenivad veebilehed ei ole kunagi staatilised. Kui veeb lõpuks LIVE’i saab, siis on vaja seda regulaarselt uuendada, et tagada selle turvalisus ja töökindlus. Samuti tasub aeg-ajalt üle vaadata selle vastavus turul, teha vajalikke visuaalseid ning tehnilisi täiendusi. 

Tasub alati ka veenduda, et veebilehega käib kaasas tehniline garantii ehk sisuliselt kui on lehega mured, siis saate pöörduda enda veebipartneri poole, kes aitab ja kaasa mõtleb. 

Millal on parem valida vabakutseline tegija, millal aga peaks kindlasti veebiagentuuri poole pöörduma?

Lühidalt – valida tuleks selle järgi, mis on saavutatav lõpptulemus ning edasise koostöö perspektiiv. 

Vabakutseliste seas on väga häid tegijaid. Vabakutselise boonuseks võib olla paindlikkus ning see, et neil võib olla võimalik kohe tööga pihta hakata. Mõne jaoks on ka boonus see, et vabakutselise puhul pole nö näiliselt ebavajalikku bürokraatiat – tegu on hunt kriimsilmaga, kes on ise projektijuhi, disaineri, arendaja ja tehnilise toe rollis. See võib olla aga ka üks kõige suuremaid miinuseid, kuna kui teha kõike, siis ei olda tavaliselt üheski valdkonnas tippspetsialist. 

Agentuuri kasuks räägib aga just nimelt see, et ostetakse enamasti terve tiimi kompetentsi ning garantiid, et töö saab tehtud ka siis, kui üks jääb haigeks, ei vasta enam kirjadele või lahkub töölt. Agentuuridel on igaks projekti etapiks spetsialistid – projekti takti juhib projektijuht, disainiga tegeleb eksklusiivselt disainer, arendusega tegeleb arendaja ning tehnilise toe eest hoolitseb support. Kui üks jääb hätta, tuleb teine juurde. Agentuuridel on ka võimalik anda seega paremad garantii tingimused. 

Eestis aga on minu arvates tegutsemas väga häid vabakutselisi ja agentuure, et kõik leiavad oma. Nagu eelpool öeldud, siis klapp ja usaldus peavad head olema. 

Mida teha siis, kui lõpus selgub, et tulemus pole päris see, mida oodati?

See on mõlemale poolele üsna halb olukord, kus olla. Selleks hetkeks, kui selline olukord tekib, on mitu kuud tööd tehtud mõlemalt poolelt ning esimene instinkt on nüüd süüdlast otsima hakata. 

Siin on esimene pallivise tellija käes, kes peaks väga selgelt ja arusaadavalt kirjeldama, mis on valesti ning mis on oodatud tulemus. Seejärel saab arendaja vaadata, mida annaks teha, et tulemus ootustele vastavaks viia. Tellija poolt antav täpne kirjeldus on ka kasuks siis, kui juhtub see kõige hullem – otsustatakse leida uus arenduspartner. Ka uuele partnerile on vaja täpset kirjeldust, mida muuta on vaja ning siis on juba sisend olemas. 

Hea lähteülesande meelespea

Siin on spikker hea lähteülesande koostamiseks, mida saata arendajatele veebilehe pakkumisi küsides:

  1. Milline on ettevõtte taust, tegevused, tugevused ning peamised konkurendid? 
  2. Mis on veebilehe eesmärk ehk milliseid ärilisi protsesse peab veebileht toetama? 
  3. Kes on veebilehe sihtgrupid? 
  4. Milline on veebilehe sisustruktuur? 
  5. Millised on veebilehe nõutud funktsionaalsused? 
  6. Milline on veebiprojekti eeldatav ajaraam? 
  7. Milline on veebilehe eeldatav eelarve? 
  8. Millised on üldised ootused koostööle ning tulemusele? 
Tekkis veel küsimusi? Liitu meie tasuta veebiseminariga SIIN ning saad Kristelilt vastused 

Jaga
Nõuandja