Üks tavaline PDF-arve on küll mugav ja harjumuspärane viis arveldamiseks, kuid tegelikult tähendab selle saamine lisatööd raamatupidajale ning veel rohkem toodetud digitaalset prügi. Kas ettevõtja peaks kinni hoidma harjumuspärasest lahendusest või on aeg astuda samm edasi? Sliptree SEO-turundaja Kristjan Oro usub, et küsimus pole enam kas, vaid millal e-arved iga ettevõtte jaoks vajalikuks muutuvad.

Mis see e-arve täpselt on? Kuidas on see ettevõttele kasulik ja mismoodi üleminek käib? Siit saad selle kohta kõik teada.

Mis vahe on e-arvel ja klassikalisel PDF-arvel?

PDF-arve on sisuliselt nagu digitaalne paber - arve koostaja loob faili, saadab selle ära ja keegi (näiteks sinu raamatupidaja) peab kõik andmed käsitsi raamatupidamissüsteemi sisestama. See on üsna vanamoodne ning vigade tekkimise võimalus on samuti suur.

E-arve automatiseerib sisuliselt kogu protsessi, kuna masinloetav informatsioon liigub XML-formaadis otse süsteemide vahel.

Praktiliselt tähendab see, et koostad arve nagu PDF-vormi puhul, kuid sinu arve tarkvara genereerib selle XML-formaati ning e-maili asemel saadab selle otse vastuvõtja raamatupidamissüsteemi. Kogu arvel olev info – summa, maksetähtaeg, KMKR-number jne – on automaatselt õigesse kohta sisestatud ning arve saajal ei ole vaja rohkem sekkuda, kui lihtsalt makse pangas kinnitada.

Nii säästad aega, vähendad vigu ning veendud, et arve ei jää e-postkasti unarusse.

Kas e-arve saatmine 2025. aastal on kohustuslik?

Vastus on lihtne: sõltub sellest, kes on su kliendid.

Ilmselt ei tule üllatusena, et alates 2019. aastast aktsepteerivad kõik avaliku sektori ettevõtted vaid e-arveid. Alates 1. juulist 2025 võivad aga kõik end äriregistris e-arvete vastuvõtjaks registreeritud ettevõtted nõuda oma partneritelt samuti e-arveid.

Lisaks on valitsus käinud välja idee 2027. aastaks muuta ka ettevõtete vahelise (B2B) e-arvete saatmise kohustuslikuks.

Seega kui sinu klientide hulgas avaliku sektori ettevõtteid ei ole ja ülejäänud kliendid veel e-arveid pole küsinud, siis ei ole sul ka kohustust neid saata, kuid valmisoleks e-arvete saatmiseks peaks kindlasti juba olema.

Millise eelise annab e-arve ettevõtjale?

E-arve kasutuselevõtt pole lihtsalt uus trend, vaid tegelikult aitab see su tööelu palju lihtsamaks muuta:

Vähem käsitsi sisestamist - kõik andmed liiguvad automaatselt ühest süsteemist teise.
Vähem vigu - kui inimene andmeid ei sisesta, jäävad ka näpukad ära.
Kiiremad maksed - e-arve süsteemid saadavad automaatselt meeldetuletusi ning vähendavad tõenäosust, et arve postkastis märkamata jääb.
Väiksem ökoloogiline jalajälg - vähem e-kirjade saatmist tähendab jätkusuutliku valikut.

Lisaks suurendab e-kirjade saatmisega kaasnev digiprügi ka sinu CO₂ jalajälge. On kokku arvutatud, et keskmine e-mail toodab umbkaudu 0,2-26 grammi süsinikdioksiidi. Manusega e-kirjad (nagu PDF-arve) kuuluvad pigem sinna ülemisse ossa.

Kuidas e-arveid saata ja vastu võtta?

E-arveldamise protsess algab arve koostamisest majandustarkvaras või e-arve keskkonnas ning jätkub selle elektroonilise saatmise ja maksmisega. Vastuvõtjale (ostjale) esitatakse arve masinloetavas, EN 16931 standardile vastavas formaadis.

Eelduseks on see, et e-arve saaja on ennast äriregistris e-arve vastuvõtjaks registreerinud.

E-arve saatmine, kuidas see käib?

Saatmine on väga lihtne.

Aktiveeri e-arvete saatmine. Esimese sammuna on vaja oma ettevõte registreerida e-arvete saatjaks vastava operaatori juures. Kui kasutad e-arve saatmise tarkvara, nagu Sliptree vm, tehakse see samm automaatselt sinu eest.
Leia sobiv e-arve platvorm. Vali e-arve platvorm või raamatupidamistarkvara, mis vastab ettevõtte vajadustele ning võimaldab e-arveid saata.
Koosta arve. Arve koostamine käib samamoodi, nagu tavalist PDF-arvet koostades. Sisestada on vaja needsamad andmed, nagu tavalise arve puhul.
Saada e-arve välja. Kui ostja on e-arve vastuvõtjana registreeritud, saadab süsteem arve elektrooniliselt otse ostja tarkvarasse või panka.

Näiteks läbi Sliptree platvormi näed kohe mugavalt ära, kas sinu klient võtab e-arveid vastu ja võimalusel saad talle saata e-arve ühe hiireklõpsuga teele.

E-arve saatmise näidis läbi Sliptree.

E-arvete vastuvõtmine: kaob käsitsi sisestamine

Selleks, et saaksid e-arve vastu võtta, tee järgmist.

Registreeri oma ettevõte. Selleks, et e-arveid vastu võtta, on vaja ettevõte kõigepealt äriregistris eraldi e-arvete vastuvõtjaks registreerida või volitada selleks mõni e-arve operaator. See on tasuta ja võtab vaid mõne minuti.
Leia sobiv platvorm. Vali tarkvara või teenusepakkuja, kes võimaldab e-arveid vastu võtta. Enamik tänapäevaseid raamatupidamisprogramme toetab juba e-arveid.
Teavita partnereid. Anna oma klientidele ja tarnijatele muudatusest teada. Soovi korral võid nüüd paluda edaspidi saata kõik arved e-arvena.

Kokkuvõtteks pole e-arve lihtsalt üks järjekordne bürokraatlik uuendus, vaid nutikas tööriist, mis muudab arveldamise kiireks ja vähendab vigade tekkimise ohtu.

Kui tahad, et sinu ettevõte liiguks kaasaegses tempos ja säilitaks professionaalse kuvandi, on e-arve paratamatu valik.