Energia jäävuse seadus ütleb, et kui kulutame osadele tegevustele rohkem energiat, siis jääb teiste jaoks vähem alles. Produktiivsus aitab meil kasutada oma aega, energiat ja tähelepanu teadlikult – teha rohkem õigeid asju õigesti ja kulutada aega vähem neile, mis pole nii olulised. Kuidas seda teha, selgitab lähemalt Produktiivsusklubi kaasasutaja Arno Lehtsaar.
Vaata ka tasuta veebiseminari "Ajaplaneerimise meistriklass - tee rohkem vähema ajaga":
Millised on tavaliselt esimesed tunnused, et oled oma ajaplaneerimisega hätta jäänud?
Kõige parem on ajaplaneerimise teemaga tegeleda enne, kui oled suuremasse hätta sattunud. Trenni on ju ka mõistlik tegema hakata ikka enne, kui tervis täitsa käest on läinud. Kahjuks näeme, et sel hetkel, kui inimesed on tõelisteks muutusteks valmis, on tihti seis juba üsna keeruline. Samas ei ole kunagi hilja teha vajalikud muutused, saada ajaplaneerimises paremaks ja seekaudu vältida potentsiaalset läbipõlemist.
Võid mõelda näiteks nendele kontrollküsimustele:
- Kas tunned tihti, et Sul pidevalt kiire, päevad mööduvad reageerides ja Sa ei jõua kõige olulisema tööni?
- Kas vahel unustad olulisi detaile?
- Kas oled liigsest tööst ülekoormatud ja tunned mõnikord ärevust?
- Kas vabal ajal mõtled ja tegeled ikka tööülesannetega, selle asemel, et päriselt puhata?
- Kas tunned, et asjad on sassis ja pole päris kindel, millega üldse parasjagu tegelema peaks?
Ajaplaneerimisega on nii, et seda saab alati paremini teha. Isegi siis, kui tunned, et selle teemaga on väga hästi, siis kindlasti on võimalusi, mis aitaksid sul ajakasutust veel tähendusrikkamaks muuta.
Kuidas oma tegevusi tähtsuse järjekorda seada, millistele rohkem aega pühendada ja millistele vähem?
See, millised tegevused on olulised, sõltub prioriteetide kõrgematest tasemetest. Sinna alla kuuluvad näiteks
- Põhiväärtused
- Missioon
- Visioon
- Strateegia
- Eesmärgid - lühiajalised ning pikaajalised
- Tegevuskava
- Jne.
Need on tihedalt üksteisest läbi põimitud tasandid ja hästi toimivad organisatsioonid on loonud protsessid, et neid teemasid järjepidevalt läbi mõelda. See tähendab, et töötajad teavad, mis on ettevõtte suund ja eesmärgid ning kuidas nende igapäevatöö sellega seotud on. Kui Sa tead hästi, mis on ettevõtte jaoks praegu oluline, siis on väga palju lihtsam teha otsuseid ka Sinu enda väiksemate ülesannete kohta.
Väga äge on see, et neid tasandeid ei pea ainult töökontekstis rakendama. Mina olen neid oma isikliku elu jaoks läbi mõtestanud ja konkreetselt sõnastanud. See aitab hoida minu tegevusi õigel kursil ja saada tehtud asjad, mis on päriselt olulised, mitte lihtsalt asjad, mis tunduvad pealtnäha tähtsad. Minu kasutatavad tasandid jaotuvad neljaks:
- Missioon - See on umbes leheküljeline kirjeldus sellest, mis on minu jaoks erinevates eluvaldkondades päriselt oluline. Kord aastas loen selle läbi ja mõtlen aastale tagasi, kas minu tegemised peegeldavad seda, mida ma tegelikult väärtustan.
- Visioon - See on inspireeriv kirjeldus sellest, milline näeb välja minu elu viie aasta pärast. See pole lihtsalt mingi tabav tsitaat või lause, vaid pikem ja spetsiifiline kirjeldus, et missugune mu elu siis välja näeb. Näiteks millistel viisidel ma veedan puhates aega? Kuidas näeb välja minu kodu? Millised on minu suhted abikaasa ja lähedastega? Visiooni vaatan ma korra kvartalis ning sellest lähtuvalt sean endale järgmiseks kvartaliks projektid.
- Projektid - Projekt on minu jaoks kindla lõpptulemusega ettevõtmine, mille tehtud saamine nõuab mitmeid samme. Eraldi eesmärke pole vaja seada, sest konkreetselt sõnastatud projektid juba täidavad selle vajaduse. Näiteks selles kvartalis on mul käsil järgmised isiklikud projektid:
- Sõnastada kodu korras hoidmise harjumused ja reeglid.
- Harjutada lapsed terve öö oma voodis magama ja võõrutada laps öistest mähkudest.
- Tegevused - Siia kuuluvad kõik tegevused ehk konkreetsed järgmised sammud, mis aitavad päriselt kõrgemates tasemetes seatud prioriteete reaalsuseks muuta. Tegevused lähtuvad üldjuhul projektidest ja nendega ma igapäevaselt toimetan.
Mida paremini ma mõtlen läbi oma kõrgemad tasandid, seda lihtsam on mul öelda, mis on tähtis tegevus ja mis ei ole. Tasandeid võib ka enda jaoks sobivaks kohandada. Produktiivsusklubis on meil lisaks näiteks veel projektide ja visiooni vahel aasta ja kvartali eesmärgid. Need aitavad suunata fookust ja otsustada, milliseid projekte hea käsile võtta oleks.
Kõrgemate tasemete läbimõtlemiseks on mitmeid õpetusi ja tööriistu, mida internetist üsna lihtsalt leiab. Aga esmalt on vaja teha otsus ja võtta aeg maha, et oma elu üle päriselt mõelda. Elu visiooni ja missiooni seadmist on natuke liiga keeruline pideva ringi tormamise ja meilide saatmise vahel ära teha.
Teine, kiiremini rakendatav lähenemine paremaks prioritiseerimiseks on see, et küsida endalt, mis meil juba nagunii töölaual on ja siis sellest lähtuvalt otsustada.
Ameerika autor ja produktiivsuse õpetaja Stephen Covey on jaotanud tegevused nelja lahtrisse:
- Kiireloomuline ja tähtis. Selle alla kuuluvad näiteks kriisid või mingid olulised projektid, mille tähtaeg kohe läheneb.
- Mitte kiireloomuline ja tähtis. Siia kuuluvad suhete arendamine, strateegiline planeerimine või ka visiooni otsimine.
- Kiireloomuline ja mitte tähtis. Siia võivad kuuluda erinevad kohtumised, e-kirjad, kolleegide abipalved ja erinevate inimeste soovidega tegelemine.
- Mitte kiireloomuline ja mitte tähtis. Nendele tegevustele ei maksa liigselt tähelepanu ja aega kulutada. Siia alla läheb näiteks juhuslik netis surfamine, mingid mõttetud telefonikõned ja sotsiaalmeedias sisu edasikerimine.
Väga tihti teevad inimesed vea, pühendades vähe tähelepanu “mitte nii kiireloomulisele ja tähtsale”, kui samas saab “kiireloomuline ja mitte tähtis” väga palju tähelepanu.
Cal Newport jaotab viimast liiki ülesanded “Shallow work” kategooriasse. Oma raamatus “Deep Work” argumenteerib ta, kui oluline on kaitsta oma igapäevast aega just selle eest, et need tegevused kogu päeva ei täidaks. Muidu võib kergesti juhtuda, et teed küll tööd, aga kõige olulisemad asjad jäävad tegemata.
Toon lihtsa näite minu enda elust.
Olen ise päevaplaani nii seadnud, et igal tööpäeval kell 9:00 - 11.30, kui mu energiatase on kõige kõrgem, alustan ma mõne varem prioriteetide järgi planeeritud olulise ja raske ülesandega. Sel ajal on mul:
- Telefon hääletu peal.
- Ühtegi mobiiliteadet ehk notification’it ei tule
- Ma ei ava kirjakasti.
- Kaastöötajad on “kõrvaldatud” ehk nendega on tehtud kokkulepe, et sel ajal keskendume sügavale tööle ja üksteist ei sega.
Vaid niimoodi saan ma tagada, et päriselt olulised asjad saavad korralikult tehtud.
Millised on head nipid kõikvõimalike häirijate ja tähelepanu hajutajate kõrvaldamiseks?
Üks hea viis on alustuseks kaardistada oma sisemised ja välised segajad. Toon mõned näited peamisest segajatest:
Välised segajad:
- nutiseadmed ja notifications’id ehk mobiiliteated
- liiga jutukad töökaaslased
- häirivad helid
- vale temperatuur.
Sisemised segajad:
- unisus ja väsimus
- ülesande ebamäärasus
- käsil oleva tegevusega mitteseotud mõtted
- nälg või liiga täis kõht
- liiga vähene vee tarbimine.
Ajaplaneerimise Meistriklassi üks osa on segajate kaardistamine ning kõige põhilisemad, mida esile tõstetakse, on nutiseadmed ja notificationsid ning jutukad töökaaslased.
Nende kõrvaldamine on järgmine etapp, mis loomulikult sõltub sellest, milline on peamine probleemkoht. Näiteks jutukate töökaaslastega aitavad üldjuhul hästi konkreetsed kokkulepped. Paljudes ettevõtetes annavad töötajad lubaduse, et kui on klapid peas või kabineti uks kinni, siis ei tohi segada.
Aga isegi kui segajate kõrvaldamine tundub algul raske, siis võime lubada, et see on tõenäoliselt üks parimaid investeeringuid, mida saad enda jaoks teha. Iga segaja kõrvaldamisega võidad tagasi enda tähelepanu, mis võimaldab Sul olulisi tegevusi teha.
Üks suurimad takistusi tänapäeval on meie nutitelefoni ja sotsiaalmeedias sõltuvus.
Miks me üldse oleme nii suured sõltlased?
Näitena: Mida rohkem Facebookis käid, seda rohkem saab Facebook sulle reklaami näidata ja selle eest reklaami pakkuja käest raha küsida. Seega on Facebooki eesmärgiks, et kulutaksid seal võimalikult palju aega. Selleks on ka maailma kõige helgemad pead palgatud, et sinust sõltlast tekitada ja sellega kasumit teenida.
Tundub, et see toimib: keskmine Facebooki kasutaja vaatab 38 korda päevas Facebooki.
Me usume, et kui tahad produktiivsuses päriselt heaks saada, siis pead õppima enda tähelepanu juhtima. Praktikas tähendab see, et kui keskendud mingile konkreetsele ülesandele, siis peaksid telefoni ja arvuti sätetest kõik teavitused kinni panema.
Tähtaegadest kinnipidamine on paljude jaoks väga keeruline ülesanne - kas on mõned head nipid, kuidas neist õnnestuks paremini kinni pidada?
Kui omad oma tegevustest ja projektidest terviklikku ülevaadet, siis on sul enda aja üle palju suurem kontroll ja tõenäosus, et asjad saavad tähtaegadeks tehtud samuti parem.
Kuidas täpsemalt luua endale head toetavat süsteemi asjade haldamiseks ja kontrolli alla saamiseks? Sellest rääkisin ma pikemalt 3. märtsil toimunud veebinaril “Ajaplaneerimissüsteemi meistriklass - tee rohkem vähema ajaga”, mida saab järgi vaadata siit.
Lisaks kollektiivselt kokku lepitud tähtaegadele tasub ka mõelda, et kui palju üldse on vaja endale määrata erinevaid tähtaegu? Need on kasulikud, aga kui kaob usaldus endale määratud tähtaegade suhtes, siis pole neist enam kasu. Ehk siis tuleb endale seada tähtaegu, millest päriselt kinni suudad pidada.
Üldiselt oleme me väga kehvad ennustajad, kui kaua miski aega võtab, sest uuringud näitavad ajakulu hinnates arvestame, et kõik sujub ilma probleemideta. Praktikas see nii ei ole.
Greg McKeown soovitab oma raamatus “Essentialism”, et mõtle läbi, kui palju aega läheb ja pane julgelt 15% otsa.
Ma tegelikult isegi nii optimistlik ei oleks ja paneks veel julgelt sinna varu juurde. Kui pidevalt prognoosida ja seejärel hinnata palju tegelikult aega läks, siis mõistame, et üldjuhul läheb alati kauem, kui algul arvasime.
Palju realistlikuma hinnangu saab siis, kui vaadata kaua eelmisel korral läks mõne sarnase ülesandega või kui kaua teistel aega on läinud, mitte mõelda, et kaua umbes kõigi projektiga seotud tegevuste tegemine aega võiks võtta.
Kui tegin taas oma kuu turundusrutiini ja vaatasin, et sellega seotud tegevused võiksid võtta umber 1h. Samas teadsin, et eelmisel kuul läks 3h. Mõtlesin, et kuna on tihedam aeg, siis proovin kahe tunniga hakkama saada. Üllatus-üllatus lõpuks jäi mul 1h puudu.
Milline plaan on mõistlikum, kas sama ajaga rohkem ära teha või võtta ette vähem, kuid jätta endale rohkem aega nendele keskendumiseks?
Igal juhul tuleb võtta korraga vähem ette ja siis keskenduda vähematele asjadele korraga ning need lõpuni viia. Siis alles tuleks asuda järgmiste tegevuste juurde, aga see on väga raske.
Üldiselt ongi tööülesannetega nii, et need on nagu gaasi molekulid, mis täidavad kogu neile antud võimaliku aja. Ehk siis enda tegevuste kindel piiritlemine aitab kaasa. Tuleb leida tasakaal.
Töö ja isiklik aeg – kuidas seada täpsed piirid, et need ei hakkaks üksteist segama?
Väga hea algus on see, kui lood tervikliku oma erinevatest tegevustest ja projektides. See on täpselt see, mida me enda Ajaplaneerimise Meistriklassi esimeses pooles aitame teha.
Teine oluline pool on enda töö ja puhkuse aja täpsem defineerimine ja paljudel juhudel kalendrisse planeerimine. Aitab kaasa ka see, kui mõtled enda jaoks läbi, millised tegevused on need, mida Sa puhkuse ajal teed ja mida mitte.
Tõenäoliselt pole mõtet otsida ideaalset töö ja eraelu tasakaalu. Elu on paratamatult muutuv ja vahel tuleb rohkem tööasjadega tegeleda, teine kord nõuab pere või isiklik elu suuremat tähelepanu. Aga kui asjad on pidevalt punases kusagil, siis on teada, et tuleb produktiivsuse teema tõsisemalt käsile võtta.
Millised on head produktiivsuse töövahendid, mida võiks kasutada?
Ajaplaneerimisest rääkides oleme tihti näinud, kuidas inimesed loodavad liiga palju tarkvarale: erinevad äpid, rakendused ja veebiplatvormid. Nad usuvad, et kui leiavad ideaalse äpi, siis ongi ajaplaneerimise probleem lahendatud.
Tulemuseks on tihti hoopis see, et katsetad korraga tervet hunnikut erinevaid rakendusi ja organiseerituse asemel valitseb segadus.
Ideaalse äpi leidmise asemel on väga palju olulisem see, et omandaksid produktiivsuse harjumused. See tähendab, et kasutad enda süsteemi igapäevaselt ja kohandad selle enda jaoks toimivaks. Sel juhul saad oma produktiivsuse süsteemi usaldada ja muutud päriselt produktiivsemaks.
Mina isiklikult kasutan oma tegevuste haldamiseks kõige suuremal määral kahte rakendust.
- Notion - Materjalid, projektid, tegevused, harjumused jne.
- Google Calendar - tegevuste ja kohtumiste päeva lõikes planeerimine.
Täpsemalt Produktiivsusklubist ja põhjalikust ajaplaneerimise koolitusest saab vaadata nende kodulehelt.
