Üks hästi korraldatud arhiiv ei ole “paberimajandus”, vaid oluline osa ettevõtte juhtimisest ja riskikontrollist. Pearaamatupidaja Kaide-Liis Luht KLraamatupidamine.ee-st kirjutab nii raamatupidaja kui finantsjuhi vaatest, kuidas oma dokumente kõige paremini säilitada.
Seaduse loogika on lihtne: tehingud peavad olema tõendatud, kirjendatud ja hiljem jälgitavad. Selleks seab raamistiku eelkõige Raamatupidamise seadus (RPS) ning maksustamise kontekstis Maksukorralduse seadus (MKS).
Raamatupidaja vaade: ilma dokumendita pole tehingut olemas
Raamatupidaja töö ei ole ainult arve “sisestamine”. Tema töö on teha tehingud tõendatavaks – nii, et vajadusel oleks võimalik aru saada, mis toimus, kellega, millal ja miks.
RPS kohustab raamatupidamiskohustuslast korraldama raamatupidamist ning kehtestama raamatupidamise sise-eeskirja (RPS § 11), mis kirjeldab muu hulgas dokumentide käivet ja säilitamist.
Mida see päriselus tähendab? Kui puudub arve, leping või tehingu sisu selgitav lisadokument, võib see hiljem muutuda
- kuluks, mille kohta puudub tõend (ja mille maksukäsitlus võib muutuda);
- sisendkäibemaksu vaidluseks;
- partneri või kliendiga vaidluseks (“me leppisime ju kokku…”);
- lihtsalt ajakuluks – sest info on laiali e-kirjades, telefonis ja erinevates kaustades.
Finantsjuhi vaade: dokumentide kindel struktuur ja säilitamise kord on riskijuhtimine
Finantsjuhi vaates on dokumentide säilitamine osa sisekontrollist: kas ettevõte suudab oma tehinguid tõendada, reageerida kiiresti ja hoida vaidlused ning trahviriskid kontrolli all?
MKS rõhutab, et arvestust tuleb korraldada nii, et mõistliku aja jooksul oleks võimalik saada ülevaade tehingute toimumisest, maksustamise seisukohast olulistest asjaoludest (MKS § 57 lg 3) ning elektroonilist arvestust pidav maksukohustuslane peab maksuhalduri nõudmisel mõistliku aja jooksul esitama arvestuse tulemusel loodud dokumendid elektrooniliselt (MKS § 57 lg 6).
Hästi korrastatud arhiiv annab ettevõttele praktiliselt kolm võitu:
- kiirem otsustamine ja parem ülevaade (juhtimine);
- väiksem vaidlus- ja maksurisk;
- sujuvam koostöö pangaga, audiitoriga ja partneritega.
7 aastat: millal siis arvestus täpselt algab?
Kõige tavalisem viga on arvata, et nii-öelda kohustuslik 7 aastat säilitamist, mida seadus nõuab, hakkab jooksma dokumendi enda kuupäevast. RPS ütleb täpsemalt: raamatupidamise algdokumente tuleb säilitada seitse aastat alates selle majandusaasta lõpust, mil algdokument raamatupidamises kajastati (RPS § 12 lg 1).
Näide: märtsi 2025 ostuarve kajastad 2025 raamatupidamises → säilitustähtaeg hakkab tiksuma 2025. majandusaasta lõpust.
Millised dokumendid tuleb kindlasti alles hoida?
RPS loetleb põhidokumendid, mida tuleb säilitada 7 aastat: algdokumendid, raamatupidamisregistrid, lepingud, raamatupidamise aruanded ning muud äridokumendid, mis on vajalikud majandustehingute arusaadavaks kirjeldamiseks (RPS § 12).
Praktiline “miinimum”, mis päästab kõige rohkem just kontrollis ja vaidluses, on järgmine:
- algdokumendid (arved, tšekid, aktid, saatelehed jne);
- lepingud ja kokkulepped (ka e-kirjavahetus, mis kinnitab tingimusi);
- tööde üleandmise-vastuvõtu aktid, tarne- ja teenuse tõendid;
- raamatupidamisregistrite väljavõtted (pearaamat, ostu- ja müügiregistrid jne);
- raamatupidamise sise-eeskiri (RPS § 11).
Paberarve või tšekk – kui teen telefoniga pildi, kas originaali võib ära visata?
Üldpõhimõte on lihtne: jah, võib, kui digikoopia on loetav, terviklik ja säilib. RPS rõhutab, et elektroonilisel kujul säilitatavaid algdokumente peab olema võimalik kirjalikult taasesitada (RPS § 12 lg 4).
MKS lisab, et elektroonilist arvestust pidav maksukohustuslane peab nõudmisel esitama dokumendid elektrooniliselt ja need peavad olema loetavad (MKS § 57 lg 6).
Praktiline soovitus on siiski selline, et paber viska ära alles siis, kui:
- pildilt on näha kõik oluline (müüja, kuupäev, sisu, summa, käibemaks jne);
- pilt on terav ja loetav;
- fail on salvestatud kohta, mis on varundatud ja kust selle leiab kiiresti;
- sul on ühtne nimetamise ja kaustastruktuuri reegel.
Pabertšekkide puhul tasub pilt teha kohe – kiri tuhmub kiiremini, kui arvatakse.
Millistes failivormingutes on kõige turvalisem säilitada?
Seadus ei sunni ühtegi konkreetset failivormingut kasutama, vaid nõuab loetavust kogu säilitustähtaja jooksul (RPS § 12; MKS § 57 lg 6). Praktikas on turvaline valida vormingud, mis on laialt levinud ja pika elueaga.
Soovitan väikeettevõttele järgmise töökindla komplekti:
- lepingud, arved, aruanded: PDF (võimalusel PDF/A);
- registrite väljavõtted: CSV (ja lisaks PDF, kui soovid “inimloetavat” koopiat);
- skännid: PDF (või kvaliteetne pilt, kui PDF pole võimalik).
Kõige suurem risk pole vorming, vaid see, kui dokumendid on ainult ühes kohas ja varukoopia puudub.
Hea säilitamistava: kuidas digidokumente organiseerida?
Üks suur kaust “Arved 2025” on parem kui mitte midagi, kuid hea süsteem aitab leida dokumendi minutiga ka siis, kui oled väsinud või kui sinu eest otsib keegi teine.
Lihtne ja toimiv struktuur on näiteks Aasta → Kuu → Tüüp
- 2025/01/Ostuarved
- 2025/01/Müügiarved
- 2025/01/Pank
- 2025/01/Lepingud
- 2025/01/Palk
Failinime reegel maksab ka paika panna. See võiks olla näiteks sellisel kujul:
- 2025-01-15_Tarnija_Arve123_250.00.pdf
Kas töölepingute puhul kehtivad teised reeglid?
Lühidalt – jah, töölepingud ja töötajaga seotud teave ei ole ainult raamatupidamise teema, vaid ka tööõiguse ja võimalike vaidluste teema. Töölepingu seadus sätestab, et tööandja säilitab teatud töötingimuste teavitamisega seotud andmeid töölepingu kehtivuse ajal ning kümme aastat töölepingu lõppemisest arvates (TLS § 5 lg 5).
Töötervishoiu ja tööohutuse dokumendid (riskianalüüs, tervisekontrolli korraldus, tööõnnetuse/kutsehaiguse materjalid) võivad vajada pikemat säilitamist, kuna terviseriskid võivad avalduda alles aastate pärast. Siin on mõistlik lähtuda konkreetse dokumendiliigi õigusaktidest ja ettevõtte praktikast.
Kas on veel dokumente, mille puhul 7-aastasest reeglist ei piisa?
Kuigi raamatupidamislik “baas” on RPS-is 7 aastat (RPS § 12), võib eri valdkondades olla ka pikemaid tähtaegu. Tüüpilised näited on tööõiguse ja tööohutuse dokumendid, samuti projektid/toetused, kus rahastaja või õigusakt nõuab pikemat säilitust.
Mis saab dokumentidest, kui ettevõte lõpetab tegevuse või likvideeritakse?
Säilitamiskohustus ei kao koos firmaga. Tsiviilseadustiku üldosa seadus ütleb, et lõppenud juriidilise isiku dokumendid antakse hoiule likvideerijale või kolmandale isikule ja dokumente säilitatakse kümme aastat, kui seaduses ei ole sätestatud teisiti (TsÜS § 46).
Suurimad vead, mis maksuametiga probleeme tekitavad
Raamatupidaja vaates näen kõige sagedamini selliseid probleeme:
- dokument on olemas, aga loetamatu (halb foto, poolik fail);
- arvel puudub sisuline kirjeldus (“teenus”), lisadokumendid puuduvad;
- lepingud ja kokkulepped on laiali ning hiljem ei leita neid üles;
- registrid on ainult programmis, eraldi arhiiv/eksport puudub;
- sise-eeskiri on puudu või ei vasta tegelikule töökorraldusele (RPS § 11).
Finantsjuhi vaates on suurimad riskid on aga järgmised:
- kõik failid on ühes kohas (üks arvuti / üks konto) ja varukoopiat pole;
- süsteem sõltub ühest inimesest (“tema teab, kus mis on”);
- kontrollis ei suudeta dokumente kiiresti leida (MKS § 57 lg 3 ja lg 6);
- ligipääs kaob (kontode vahetus, töötaja lahkumine, paroolid).
Kui maksuhaldur küsib dokumente: kui kiiresti peab olema valmis?
Maksuhaldur määrab menetluses tavaliselt tähtaja, kuid seaduse mõte on, et arvestus ja dokumendid peavad olema leitavad ning esitatavad mõistliku aja jooksul.
MKS ütleb otsesõnu, et arvestus tuleb korraldada nii, et mõistliku aja jooksul on võimalik saada ülevaade ning elektroonilist arvestust pidav maksukohustuslane peab nõudmisel dokumendid mõistliku aja jooksul elektrooniliselt esitama (MKS § 57 lg 3 ja lg 6).
Nipid, mis teevad dokumentide säilitamise “lihtsaks ja murevabaks”
Kõige paremini töötab põhimõte: kindel rutiin kohe, mitte suur sorteerimine ja kaos hiljem.
Minimaalne rutiin, mis töötab ka väikese tiimiga, on näiteks selline:
- dokument tekib → kohe süsteemi (sama päev);
- kord kuus 15 min: kontroll, et kõik on olemas ja loetav;
- kord kuus või kord kvartalis: registrite eksport arhiivi (CSV/PDF);
- varukoopiad: vähemalt 3-2-1 loogika (üks koopia eraldi asukohas).
Kontrollinimekiri väikeettevõtjale: kuidas dokumente säilitada?
Selleks, et kõik oleks lihtne ja arusaadav, võib oma tegevused lasta läbi sellest kontrollinimekirjast: kas kõik sai ikka parimal viisil tehtud?
Struktuur
☐ Mul on kaustad: Aasta → Kuu → (Ostuarved / Müügiarved / Pank / Lepingud / Palk).
☐ Kõik dokumendid lähevad samal päeval õigesse kohta.
Failinimed
☐ Kasutan ühte loogikat: kuupäev + partner + dok nr + summa.
☐ Näide: 2025-01-15_Tarnija_Arve123_250.00.pdf
Loetavus
☐ Pildistatud tšekid on teravad ja täielikud (kõik andmed näha).
☐ Kui pilt on kahtlane, hoian originaali alles.
Registrid
☐ Ekspordin kord kuus või kvartalis registrid (CSV ja vajadusel PDF) arhiivi.
Varukoopia
☐ Mul on vähemalt kaks asukohta (nt pilv + välisketas / teine pilv).
☐ Kontrollin aeg-ajalt, et varukoopiast saab faili päriselt kätte.
Töölepingud ja tööohutus
☐ Töölepingud ja seotud dokumendid on eraldi kaustas ja säilitan neid pikemalt.
☐ Tööohutuse ja töötervishoiu dokumendid on eraldi ja korras.
Sise-eeskiri
☐ Mul on kirjas (või raamatupidaja koostab) lühike reegel: kus hoian, kuidas nimetan, kuidas varundan (RPS § 11).
