Raamatupidamise miiniväli: 5 levinud lõksu, mis ohustavad sinu ettevõtet (ja kuidas neid vältida)

Ettevõtlusmaailmas on üheks olulisemaks asjaks korras raamatupidamine. Samas võib seal peituda justkui nähtamatu miiniväli, kus üksainus vale samm võib kaasa tuua ootamatult pahandusi – nii rahakotis kui ka firma maine juures. Siin on viis kõige levinumat komistuskivi ja muidugi ka nipid, kuidas neist mööda pääseda.

1. viga: eraisiku ja ettevõtte rahakottide segiajamine – ohtlik kokteil

Kujuta ette, et püüad valmistada peent gurmeerooga, kuid viskad kõik koostisosad – nii magusad kui soolased, nii sobivad kui sobimatud – ühte patta. Tulemuseks on mõistagi kaos.

Täpselt sama juhtub, kui alustav (ja vahel isegi ka kogenum) ettevõtja ei suuda hoida oma isiklikke ja firma rahaasju rangelt lahus.

Paljud alustavad ettevõtjad segavad ettevõtte ja isiklikke kulusid, hoiatavad raamatupidamise asjatundjad. Ostetakse ettevõtte kaardiga perele toidukaupu või makstakse isiklikult kontolt firma arveid – see kõik muudab korrektse aruandluse ja maksuarvestuse tõeliseks peavaluks.

Kui tasud ettevõtte rahaga isiklikke kulusid (näiteks puhkusereisi või kodu remonti), ei ole see lihtsalt "laenamine". Ettevõtlusega mitteseotud kulude tasumisel ettevõtte vahenditest tekib täiendav maksukohustus erisoodustusmaksu näol.

Kuidas seda vältida? Mõistagi aitab distsipliin: hoia ettevõtte ja isiklikud kulud ning raha rangelt lahus. Iga sent peab olema õiges kohas. See on esimene ja kõige olulisem samm korras raamatupidamise suunas.

2. viga: raamatupidamise edasilükkamine – kummitavad kadunud tšekid

"Küll ma homme teen..." on tüüpiline lause, mis aga võib raamatupidamises olla hukatuslik. Iga edasi lükatud tehingukajastamine, iga kuhjuv tšekivirn on samm lähemale finantskaosele.

Kui kuludokumente õigeaegselt raamatupidamises mitte kajastada, siis on suur oht, et need kaovad ära, rõhutavad spetsialistid. Paberil tšekid tuhmuvad, digitaalsed arved mattuvad e-kirjade laviini alla. Ja kui algdokument on puudu, on ka kanne raamatupidamises küsitav.

Puuduvad dokumendid tähendavad vigu kuluarvestuses, tekitavad täiendavat maksukohustust, moonutatud ülevaadet firma tegelikust seisust ja võimetust teha kiireid, andmetel põhinevaid otsuseid.

Kuidas seda vältida? Muuda raamatupidamine regulaarseks harjumuseks, mitte tüütuks kohustuseks. Võta kasutusele e-arved – need ei kao ega tuhmu. Digiteeri paberil tšekid kohe (näiteks mobiilirakendusega pildistades). Ka kaasaegne tarkvara, nagu näiteks Merit Aktiva, võimaldab seda kõike hõlpsasti teha. Korras ja ajakohane raamatupidamine on sinu ettevõtte tervise baromeeter.

3. viga: automatiseerimise ignoreerimine – ajaraiskamine ja näpuvead

Kas künnaksid tänapäeval põldu härgadega, kui traktor on olemas? Või saadaksid kirju postituviga, kui e-post on käeulatuses? Ometi kohtab raamatupidamises siiani käsitsi andmete sisestamist ja vanade meetodite külge klammerdumist.

Uute lahenduste ja automatiseerimise võimaluste eiramine raamatupidamises toob kaasa dokumentide käsitsi sisestamisel kaasnevaid vigu ja mõttetut ajakulu. Iga käsitsi toksitud number on potentsiaalne viga.

Lisaks tüütutele näpuvigadele, mis võivad viia valede maksudeklaratsioonide või finantsaruanneteni, raiskad sa väärtuslikku aega, mida võiksid kasutada äri kasvatamiseks. See on sama, nagu sõidaksid, käsipidur peal.

Kuidas seda vältida? Sukeldu tehnoloogia võlumaailma! Kaasaegsed raamatupidamistarkvarad (nagu ka Merit Aktiva) pakuvad automatiseerimisvõimalusi: pangaliidestused, mis võimaldavad mugavalt saata maksekorraldusi panka ning toovad ka tehingud automaatselt programmi, e-arvete vastuvõtmine ja saatmine, automaatsed maksudeklaratsioonid. Pane programm enda kasuks tööle, sinu aeg on raha!

4. viga: palgaarvestus Excelis – pisiasjade rägastik

Excel on võimas tööriist, kuid palgaarvestuseks on see nagu püüaksid ehitada pilvelõhkujat legoklotsidest – põhimõtteliselt võimalik, aga äärmiselt riskantne ja ebaefektiivne.

Kuigi excel on väga võimekas, siis palgaarvestuses jääb funktsionaalsusest puudu, sest see ei oska võtta arvesse kõiki palga- ja maksuarvestuse nüansse, hoiatavad asjatundjad. Maksuseadused muutuvad pidevalt, on väga palju erinevaid soodustusi (maksuvaba tulu arvestus, sotsiaalmaksu soodustused) ja erijuhtumeid (puhkused, haiguslehed, vähenenud töövõimega isikud), millega ei pruugi isegi kogenud palgaarvestaja olla kursis. 

Valesti arvestatud palgad ja maksud toovad kaasa töötajate pahameele ning nõudeid Maksu- ja Tolliametilt. Intressid ja trahvid võivad olla päris suured. Lisaks võid ilma jääda seaduslikest soodustustest – näiteks võib spetsiaalne palgaprogramm (nagu Merit Palk) automaatselt vähendada sotsiaalmaksu miinimumkohustust töötaja haigestumise korral, mida Excelis käsitsi tehes võib kergesti ära unustada.

Kuidas seda vältida? Kasuta spetsiaalset palgaarvestustarkvara! See on loodud just selleks ülesandeks, sisaldab kehtivaid seaduseid ja maksumäärasid ning teeb keerulised arvutused sinu eest ise ära. See tagab täpsuse, hoiab kokku aega ja vähendab stressi.

5. viga: teadmiste puudumine ja nõuannete vältimine – pimesi edasi tormamine

Eriti alustavate ettevõtjate seas on levinud suhtumine, et küll ma ise hakkama saan. Kuigi initsiatiiv on kiiduväärt, võib raamatupidamise alaste teadmiste puudumine viia siiski kõigi eelpoolnimetatud vigadeni ja enamgi.

Kõik eelpool toodud vead on sagedased pigem alustavate ettevõtjate hulgas, kes ei saa esialgu isegi aru, et eksivad, kuna puuduvad teadmised. Raamatupidamist saab ise teha, kuid elementaarsed algteadmised on hädavajalikud.

Vigadest tuleneb rahaline kahju (intressid valesti esitatud deklaratsioonidelt) ja sellega kaasneb juba mainekahju. Maksuvõla märge äriregistris võib peletada omakorda kliente ja koostööpartnereid.

Kuidas seda vältida? Investeeri oma teadmistesse! Loe raamatupidamisblogisid (nagu Pilvebüroo, raamatupidaja.ee) ja osale koolitustel. Ära karda küsida nõu – isegi kui teed raamatupidamist ise, lase aeg-ajalt spetsialistil oma töö üle vaadata. Ja kui äri kasvab, kaalu professionaalse raamatupidaja palkamist või teenuse sisseostmist. Tarkvara valikul kaardista oma vajadused, kasuta prooviperioode (Merit Aktiva pakub seda kuni 6 kuud tasuta, Merit Palk on kuni kahe töötajaga ettevõtetele tasuta piiramatu aja) ning veendu, et valitud tarkvara on kehtivate seadustega kooskõlas, uueneb automaatselt ja pakub kliendituge.

Kokkuvõtteks: haara rool ja purjeta vigadest mööda!

Raamatupidamine ei pea olema hirmutav koletis ega salakaval miiniväli. Hoides era- ja firmaasjad lahus, tegutsedes asju edasi lükkamata, kasutades nutikaid tehnoloogilisi lahendusi, spetsiaalset tarkvara ning täiendades pidevalt oma teadmisi (või kaasates eksperte), saad kindlustada oma ettevõtte finantsilise seljataguse. Keskendu sellele, mida sa kõige paremini oskad – oma ettevõtte edendamisele ja hoia raamatupidamine korras.