Esimese arve saatmine on üks võimsamaid hetki ettevõtja teekonna alguses – see on aeg, millal sinu äriideest saab käegakatsutav reaalsus. Kuidas seda teha ja mida silmas pidada, et kõik õnnestuks nüüd ja edaspidi, selle kohta jagab vajalikke soovitusi Sliptree SEO-turundaja Kristjan Oro.
Olgu tegemist värskelt käivitatud e-poe, veebipõhise teenuse või muu ettevõtlusega, igal juhul on professionaalne arve palju enamat kui lihtsalt dokument. See on ka osa sinu brändi kuvandist, mis peegeldab selle usaldusväärsust ja professionaalsust.
Kuidas arvete saatmist kõige paremini korraldada?
Kogu võlu peitub detailides. Ilus ja sinu ettevõtte brändiga ühilduv arve näitab, et hoolid detailidest. Lisaks esteetilisele välimusele on arve ka ametlik dokument, mis tõendab tehingut ja on maksude arvestamise aluseks.
Veebipõhisele ettevõtjale on professionaalse väljanägemisega arve eriti oluline, kuna sageli on see üks väheseid füüsilisi puutepunkte kliendiga. See on kinnituseks, et sinu ettevõte on hästi organiseeritud ja usaldusväärne.
Lisaks on korrektne arvepidamine oluline osa raamatupidamisest ning aitab sul hoida selget ülevaadet oma ettevõtte rahavoogudest.
Arve rekvisiidid - mis informatsioon on arvel vajalik?
Raamatupidamise seaduse §7 määratleb täpselt, mis info peab arvel olema. Õigesti koostatud arve sisaldab järgmisi kohustuslikke rekvisiite:
- Arve kuupäev ja number - unikaalne identifitseerimistunnus iga arve jaoks
- Müüja andmed - sinu ettevõtte nimi, aadress ja registrikood
- Ostja andmed - kliendi ettevõtte nimi, aadress ja registrikood
- Kauba või teenuse kirjeldus - nimetus, kogus, ühiku hind ja summa
- Maksetähtaeg - millal arve tuleb tasuda.
Kui oled käibemaksukohustuslane, peavad arvel olema ka käibemaksukohustuslase number (KMKR), käibemaksumäär (24%, 13%, 9% või 0%) ja käibemaksu summa.
Oluline on teada, et erinevatele toodetele võivad rakenduda erinevad käibemaksumäärad. Sel juhul tuleb käibemaksumäär tuua igal arvereal eraldi välja.
Olulised detailid, mis muudavad arve professionaalsemaks
Lisaks seaduses nõutud elementidele aitab järgneva info väljatoomine arvel muuta selle palju selgemaks.
Lisaks teeb see kliendile arvete maksmise lihtsamaks:
- Sinu ettevõtte logo
- Kontaktandmed (telefon, e-post)
- Pangakonto rekvisiidid
- Juhis makse tegemiseks, näiteks: “Arve tasumisel märkida selgitusse arve number.”
- Viitenumber (hõlbustab maksete jälgimist)
- Maksetingimused ja viivise info.
Need lisaelemendid ei ole küll seadusega nõutud, kuid aitavad luua tugevat kuvandit ja vältida arusaamatusi.
Kuidas arvet saata?
Kui arve on valmis, tuleb see kuidagi kliendini toimetada. Kõige levinum viis on muidugi e-posti teel PDF-arve saatmine.
PDF-formaat tagab, et arve välimus jääb alati samaks sõltumata sellest, millises seadmes seda avatakse.
.png)
E-arve redigeerimine Sliptrees.
Jälgi seda, et meilis sisalduv tekst on korrektne ning sõbraliku tooniga. Kui koostad ja saadad arveid käsitsi (ilma mõnda arvetarkvara kasutamata), salvesta see kuskile ning kasuta alati sama teksti, et tagada professionaalsem mulje.
Kaasaegsem võimalus on saata arve elektrooniliselt. E-arve on XML-formaadis fail, mis liigub automaatselt otse sinu majandustarkvarast kliendi omasse. Täpsemalt leiab e-arvete kohta värskeimat infot siit.
Kas koostada arved ise?
Esialgu võib tunduda ahvatlev arvete käsitsi koostamine Wordi või Exceliga.
See on tõesti igati tehtav ja võib esialgu olla lihtne ning odav meetod, kuid pikas perspektiivis üsna riskantne.
Käsitsi arvete tegemine toob kaasa suurema ajakulu ning tõenäosuse arvutusvigade tekkeks. Lisaks peab ise looma süsteemi arvete säilitamiseks ning maksete haldamiseks. Nii võivad tekkida vead raamatupidamises ja tekivad väljakutsed laekumiste jälgimisel.
Lihtsam moodus: arve saatmise tarkvara
Vigade vältimiseks ning oma aja ja närvide säästmiseks on mõistlik juba algusest peale kaaluda spetsiaalset arve saatmise tarkvara. Alustavale ettevõtjale on Sliptree suurepärane valik, kuna saad tasuta saata kuni 10 arvet või e-arvet aastas.
Sliptree tagab arve professionaalse välimuse ning teeb kõik arvutused sinu eest. Lisaks saad kliendi andmed võtta automaatselt Äriregistrist. Arvete ajaloo jälgimine ning laekumata arvetele meeldetuletuste saatmine on samuti kiire ja mugav.
Parimad praktikad alustavale ettevõtjale
Määra realistlikud maksetähtajad. Tavapärane maksetähtaeg on 7-14 päeva. Suuremate summade puhul kaalu näiteks 30 päeva. Too maksetähtaeg arvel selgelt välja ning märgi sinna juurde viivis.
Loo süsteem saadetud arvete haldamiseks. Pea arvestust selle üle, millised arved on tasutud ja millised ootavad veel makset. Saada õigeaegselt sõbralikke meeldetuletusi tasutama arvete kohta - see aitab hoida rahavoogu stabiilsena.
Automatiseeri, kui võimalik. Äri kasvades muutub käsitsi arvete koostamine üha tülikamaks. Arvetarkvara võimaldab koostada professionaalseid arveid minutitega, salvestada klientide andmed järgmiseks korraks ning hoida kõik arved ühes kohas lihtsasti leitavana.
Vead arvel on suur hoop usaldusväärsusele. Kontrolli alati arvutuste õigsust. Kui koostad arveid käsitsi, tee arvutused Exceliga, et vähendada näpuvigu. Tee alati topeltkontroll andmetele nagu arve kuupäev, arve number ja kliendi info.
Arvete saatmine ei pea olema keeruline. Õigete teadmistega ja sobivate töövahenditega on see protsess lihtne ja kiire.
