2016. aastal nimetas Google oma pilve-kontoritarkvara ümber G Suite´iks ja hakkas seda pakkuma üsna sarnaselt Microsoft Office 365-ga. Kuigi mõlemate erinevused on aja jooksul vähenenud, on siiski üht või teist teenust valides teatud nüansse, mida arvestada.
Vaatamegi lühidalt, millised on Google´i ja Microsofti teenused väikeettevõtte jaoks.
Dokumentide, tabelite ja presentatsioonide redigeerimiseks
G Suite pakub kontoritööks vajalikke programme veebipõhiselt: Docs on dokumentide, Sheets tabelite ja Slides presentatsioonide pilves redigeerimiseks ja loomiseks. Muidugi saab seda teha koos meeskonnaliikmetega samal ajal üle võrgu, milles ongi üks pilveteenuse suurtest eelistest.
Office 365 pakub kõigile tuttavaid kontoritöö programme Word, Excel ja Powerpoint. Lisaks pilves veebipõhiselt kasutamisele saab osade pakettidega kaasa ka võimaluse omale need programmid arvutisse installida ja uuendada kogu kasutusaja jooksul alati värskeimale versioonile.
Kui tekstiredigeerimisel on nii Docs kui Word enamuse jaoks lihtsad ja võimekad, siis Exceli tõsisemale kasutajale pakub Office 365 kindlasti paremat lahendust Exceli näol. Kui aga kasutad vaid mõnda protsenti tabelarvutuse võimalustest, ajab ka Google Sheets asja ära.
Google Slides on võrreldes Microsofti Powerpointiga umbes samas seisus kui Excel ja Sheets – Microsofti tootel on oluliselt rohkem võimalusi ilusat presentatsiooni koostada kasvõi nullist, Google´i tööriist on lihtsam ja lakoonilisem, kuid ei paku nii palju mänguruumi.
Dokumentide salvestamiseks
G Suite pakub salvestamiseks ruumi GDrive´is, Office 365 aga OneDrive´is. Olenevalt paketist saab kasutajate jaoks mahtu erinevalt. Odavaimatest pakettidest GSuite Basic näiteks annab kasutaja kohta 30 GB salvestusruumi, Office 365 soodsaim pakett Business Essentials 1 TB. Office 365 Business ja G Suite Business, mis on mõlema pilveteenuse võimalusterohkemad paketid väikeettevõttele, pakuvad väikefirmale 1 TB salvestusruumi kasutaja kohta ligi 10-eurose kuutasuga ühe kasutaja eest. Üle viie kasutajaga on alates G Suite Business paketist salvestusruum piiramatu.
E-kirjadega töötamiseks
G Suite pakub veebipõhist Gmaili, millele on ka allalaetav äpp mobiilsete seadmete ja arvuti jaoks. Gmaili äpp on väga lihtne ja jagab e-kirjad vestlusteks.
Microsoftil on olemas Outlook, mis on võimas tööriist meilide, kalendri ja kontaktide haldamiseks erineval moel, lisaks saab eraldi tegeleda tööülesannetega. Outlooki veidi lakoonilisem versioon on olemas ka veebipõhises Office´is.
Ülesannete ja märkmete haldamiseks
Ülesannete haldamiseks on mõlemal pilveteenusel oma lahendused: Google´il e-posti teenuses Gmail Tasks ja eraldi äpina Keep. Ka Microsoft Office´is on ülesanded seotud e-posti programmiga: Outlook Tasks aitab tööülesannete täitmist meeles pidada Outlookis, mis tegeleb ka kalendri, kontaktide ja e-postiga. Eraldi ülesannete rakenduseks on Planner, mis sisaldab ka projektijuhtimise tööriistu.
Märkmete jaoks on aga Office 365-l hea universaalne tööriist, mis toetab väga paljusid erinevaid platvorme ja lubab salvestada mõtteid igal hetkel pea ükskõik mis kujul. OneNote´ist kirjutasime hiljuti ka Veebimajutuse blogis. G Suite´il on märkmeteks lihtne tööriist Keep.
Grupisuhtluseks
Selleks, et teiste tiimiliikmetega infot vahetada, on vajalikud suhtluskeskkonnad kas pikemaajaliseks suhtluseks (foorumid, grupisaidid) või vahetuks suhtluseks (suhtlustarkvara, konverentskõned).
Muidugi on need vahendid olemas ka pilvetöö pakettides.
Google´il on selleks Google Groups, Microsoft Office 365-l Outlook Groups, samuti saab kasutada avalikke või privaatseid Google+ „vestlusringe“ ja Office 365 rakendust Yammer. Microsoftil on veel üks suhtluskeskkond – Teams, mis võib asendada mingi konkreetse projekti puhul kitsamas ringis mitme osalejaga rääkimist suhtlustarkvaras, pakkudes võimalust tiimile omavahel asju ajada.
Otsesuhtluseks aga sobib G Suite´i kasutajatele Hangouts ja Office 365 tellinutele vana tuttav Skype – kuid mitte tavaline, vaid selle äriversioon Skype for Business, mis lubab era- ja tööasjad eraldi hoida. See on lihtne just neile kasutajatele, kes on juba harjunud Skype´is vestlemisega ja saavad nii ilma eriti palju ümber õppimata kohe töövahendit kasutama hakata.
Skype for Business teeb ka video- ja telefonikonverentse, on integreeritud Teamsiga ja töötab nii arvutist kui mobiilist. Samuti on Google Hangouts´il videokonverentsi võimalus.
Office 365 lubab videokonverentsile kuni 250, Google Hangouts aga 25, teatud tingimustel ka kuni 30 osalejat.
Tööks mobiilis
Nii G Suite kui Office 365 pakuvad äppe mobiilis kasutamiseks. Töötavad need nii Androidi kui IOS-iga nutitelefonides.
G Suite´i mobiilirakenduste nimekiri on järgmine:
- Google Docs
- Google Sheets
- Google Slides
- Gmail
- Calendar
- Keep
- Google Drive
- Hangouts
- Google+
Office 365 äppe on veidi rohkem:
- Word
- Excel
- PowerPoint
- Outlook
- OneDrive for Business
- Skype for Business
- Yammer
- OneNote
- Office 365 Admin
- Outlook Groups
- SharePoint
- Office Delve for Office 365
- Microsoft Teams
Koproratiivklientidele on Office 365-ga ühendatavad veel teisedki suuremate äriklientide jaoks mõeldud äpp´id: PowerBI, Power Apps, Connectors, Sway, Gigjam jt.
